Sprievodca online spoluprácou Užitočné tipy, nástroje a aplikácie

Umenie online spolupráce sa pomaly doladilo počas niekoľkých desaťročí. Dalo by sa tvrdiť, že digitálna sieť začína s popularitou mobilných mobilných telefónov. Ale World Wide Web sa rozšírila tak, aby vytvorila stretnutie, kde sa myšlienky môžu rozvíjať na niečo veľmi reálne a hmatateľné. Práca s tímom akejkoľvek veľkosti bude vyžadovať určitý kompromis. Pomocou správnych nástrojov a ideológií je možné vybudovať niektoré z budúcich technologických pokrokov.

Zdá sa, že je to oveľa jednoduchšie to urobiť písomne, než keď potrebujete uviesť svoje myšlienky do pohybu. Musíte všetci premýšľať na tej istej stránke a efektívne komunikovať svoje myšlienky. To si vyžaduje silné vedenie a správnu platformu na začatie kreatívneho úsilia. V tomto článku chcem zdieľať niektoré z mojich ukazovateľov na to, aby váš tím spolupracoval online.

Zorganizovanie tímu

Za veľa pokusov a omylov som dospel k záveru, že organizácia je číslo jeden poradenstvo, ktoré by ste mali dodržiavať. Ak odoberiete niečo od tohto článku, malo by to byť spôsob, ako zorganizovať svoj tím.

(Image Source: applec2400)

Každý projekt môže potrebovať iný štýl organizácie. Musíte mať čistú metódu na zdieľanie nápadov a zoskupovanie súvisiacich tém dohromady. E-mail je samozrejmá voľba, pretože môžete nastaviť kategórie a značky pre archivované diskusie. Ale nie je to tak skvelé pre zdieľanie v reálnom čase medzi viacerými ľuďmi.

Súkromné ​​fóra

Aplikácie na rozhovor sú ďalším riešením, no nie je to také skvelé pri ukladaní starších textových konverzácií. To znamená, že je mimoriadne zložité zorganizovať informácie alebo dokonca pristupovať k nim neskôr.

Verím, že súkromná diskusná tabuľa môže byť ideálnym miestom na zdieľanie týchto myšlienok. Každý z vašich členov tímu môže vytvoriť nové vlákna a odpovedať na komentáre v reálnom čase. Nezáleží na tom, kto je online, pretože všetky staršie príspevky sú lineárne navlečené. Môžete ich tiež zoskupiť do kategórií a podkategórií na domovskej stránke fóra.

Bežne väčšina webových hostiteľov bude predvolene PHP / MySQL serverové prostredie. Pri riešeniach s otvoreným zdrojom odporúčam phpBB alebo jednoduché stroje. Každý z nich má vlastnú sadu webových šablón, ktoré sú ideálne pre spoluprácu malých tímov. Oba skripty sú stále v aktívnom vývoji a neprejavujú žiadne známky brzdenia.

Delegovanie úloh

Ďalšou veľkou cestou, ktorou sa váš tím stretne, je organizovanie úloh. Tie môžu zahŕňať všetko od marketingu, vývoja obsahu, dizajnu / grafiky a kódovania frontend alebo backend webovej stránky a zvážte ďalšie dôležité úlohy, ktoré musíte urobiť.

Pokiaľ ide o riadenie úloh, je potrebné zvážiť viac ako dosť platených riešení. Flow je krásne navrhnutý systém správy úloh postavený pre malé a veľké tímy. Úlohy môžu byť zoskupené vo formáte zoznamu alebo zobrazené v mesačnom kalendári. Okrem toho môžete organizovať úlohy do kategórií a značiek a pripevniť ich na konkrétneho používateľa. Spoločnosť dokonca vyvinula Flow aplikácie pre zariadenia iPhone a Android. Bohužiaľ, ich systém riadenia bude stáť až 100 USD / rok a to nie je spoľahlivé pre mnohé malé podniky.

(Image Source: Dhaval Motghare)

Pre bezplatné riešenie odporúčam Wunderlist. To musí byť jeden z najlepších bezplatných systémov správy úloh, ktoré nájdete online. Ich webová aplikácia je veľmi intuitívna a umožňuje zdieľať s ostatnými priateľmi vo vašej sieti. To znamená, že môžete vytvoriť pracovný priestor projektu a všetky nové úlohy, ktoré vytvoríte, sa automaticky synchronizujú do svojich účtov! Wunderlist podporuje platformy Mac OSX a Windows a mobilné aplikácie pre iPhone, iPad a Android.

Cloud-ové úložisko

Ukladanie súborov do cloudu sa takmer stalo nevyhnutným moderným riešením na ukladanie súborov a zdieľanie súborov. Existuje toľko aplikácií, ktoré nájdete v ukladacom systéme v cloude pre všetky súbory projektov vášho tímu.

Účelom je nastaviť jednotnú oblasť, kde každý môže pristupovať k dôležitým súborom kedykoľvek počas dňa. Toto je podstatné, ak ste pracovali s ľuďmi z rôznych častí sveta a žijete v úplne inej časovej zóne. Bolo by ťažké vždy zostať v synchronizácii. Úložisko v cloude dramaticky zmenilo situáciu k lepšiemu.

CloudApp je pravdepodobne prvý nápad, ktorý vám príde na myseľ. Ich pro účty sú veľmi cenovo dostupné a nemáte takmer žiadne obmedzenia na celkovom počte súborov, ktoré môžete nahrať. Bezplatní používatelia nikdy neuvidia svoj účet vyprší, takže všetky ich súbory sú bezpečne uložené v CloudApp tak dlho, ako je potrebné.

Ďalším riešením je Droplr, ktorý je novšia aplikácia na scéne Cloud Hosting. Majú tiež softvér postavený pre operačné systémy Windows a Mac, čo znamená, že môžete úplne vynechať webové rozhranie. Jediný rozdiel medzi týmito dvoma aplikáciami je ich dizajn a cenové grafy používateľského rozhrania. Pozrite sa na obidva a uvidíte, či by ste uprednostnili jeden nad druhým.

Aplikácie Google Web Apps

Pri diskusii o spolupráci v Cloud nemôžeme zabúdať na Google. Ich priekopnícke produkty presadzovali hranice v oblasti internetových technológií a umiestnili bezplatné nástroje do rúk podnikateľov. Môj obľúbený príklad musí byť Dokumenty Google, kde si môžete vytvoriť neobmedzený počet slovných dokumentov, tabuliek a prezentácií. Všetko, čo potrebujete, je účet Google a ich obrovská sieť serverových fariem bude vaše súbory bezpečne uložené.

Najlepšou súčasťou je ich jedinečný systém zdieľania a ľahko použiteľné rozhranie. Po vložení do dokumentu môžete upraviť nastavenia ochrany osobných údajov kliknutím na “zdieľam” v pravom hornom rohu. Zobrazia sa možnosti, v ktorých môžete dokument otvoriť verejnosti alebo obmedziť na vybraný počet ľudí. Tieto sú spravované e-mailovými adresami, takže aj keď členovia tímu nemajú účet Google, môžu sa prihlásiť a upravovať.

Práca s mobilom

Nie všetci uskutočnili prechod z desktopu na mobilné platformy. Udelené je stále veľká potreba používať stolové počítače, ktoré ponúkajú veľa obrazovky nehnuteľností, nehovoriac o podporu pre tisíce aplikácií. Ale mobilné telefóny so systémom iOS alebo Android sa rýchlo stávajú normou v populárnej kultúre.

Dokonca si všimneme aj malé deti, ktoré si stiahnu svoje nové aplikácie na svoj iPhone alebo iPod Touch. Je ťažké ignorovať mobilný trh, pokiaľ ide o online spoluprácu. Existuje toľko produktov, ale len tie najznámejšie boli schopné uvoľniť aplikácie pre mobilné zariadenia.

Dva skvelé príklady zahŕňajú Basecamp 37signals a Socialcast. Basecamp je viac tradičným nástrojom spolupráce, kde môžete vytvárať pracovné priestory pre projekty a delegovať úlohy pre rôznych používateľov. To je ideálne pre menšie projektové tímy, ktoré z nich robia malý zisk. Spoločnosť Socialcast je na druhej strane oveľa dôkladnejším produktom. Ponúkajú bezplatný plán, ktorý je skvelý na testovanie stránky. Ak sa pozriete na stránku s informáciami o produkte, všimnete si všetky malé detaily vložené do tohto produktu. Ich mobilná podpora je bezchybná a umožňuje prístup k najvýznamnejším funkciám. Niektoré z nich zahŕňajú údaje o webovej analýze návštevnosti, priradenie úloh, e-mailové správy v programe Outlook a dokonca aj miniaplikácie (aktualizácie stavu, komentáre, otázky a pod.)..

Viac populárnych webových aplikácií

Spolu s uvedeným som dal dohromady malú zbierku veľmi populárnych webových aplikácií pre online spoluprácu. Synchronizácia úloh a budovanie nového projektu nikdy nebolo jednoduchšie s týmito výkonnými nástrojmi.

Odporúčam vám skúsiť každý produkt, aby ste zistili, ako to funguje pre vás. Ak sa nejaká aplikácia cíti neohrabaná alebo zbytočná, nebojte sa ju pustiť a prejsť na ďalšiu. Váš čas nie je nič zbytočný, a keď nájdete správnu aplikáciu, ktorú poznáte!

Dropbox

Toto je ďalší skvelý štart, ktorý ma ešte musel odstrániť. Profesionáli v technickom priemysle vedia, že slovo z úst je obrovským dielom marketingu. A Dropbox sa ukázal ako neuveriteľný pri tejto technike pri rozširovaní limitov uploadu používateľov prostredníctvom sprostredkovaných affiliaterov.

Hlavná stránka má odkazy, kde si môžete stiahnuť softvér pre Mac, Windows, Linux alebo dokonca pre mobilné zariadenia. Ich tím je neuveriteľný a aplikácia naozaj robí “zjednodušiť svoj život”. Základný voľný plán obmedzuje ukladací priestor na nahrávanie na 2 GB, ale pro účty a tímy sa môžu zvýšiť na 1 terabajt alebo viac!

Wunderkit

Wunderkit môže byť moja obľúbená voľba zo všetkých online nástrojov pre spoluprácu na internete. Toto je vyvinuté tým istými ľuďmi, ktorí vytvorili Wunderlist okrem toho, že majú oveľa viac funkcií. Aplikácia má sociálne pripojenie, kde má každý používateľ vlastný sieťový profil. Zobrazujú sa ich aktuálne pracovné priestory, úlohy, fotografie používateľov, bio a ďalšie osobné informácie. Ale najlepšia časť je, že Wunderkit umožňuje segmentovať verejnosť a súkromné ​​pracovné priestory.

Tým je veľmi jednoduché spolupracovať s mnohými rôznymi ľuďmi prostredníctvom jedinej aplikácie. A ešte lepšie, majú podporu pre aplikácie v OSX a iOS App Stores.

Sync.in

Je to malá a ešte pozoruhodná aplikácia, ktorá sa ponúka ako online nástroj collab. Snyc.in vytvorí verejné poznámky, ktoré sú definované jedinečnými ID kľúčov. Môžete pridať ľubovoľný text, ako sú adresy URL odkazov, body odrážok, označenie HTML - akákoľvek forma zadávania textu.

Potom kopírovaním adresy URL poznámky môžete zdieľať rovnaký text so všetkými partnermi tímu. Majú možnosť upraviť to, čo ste už vytvorili, alebo dokonca pridávať vlastné poznámky do mixu. Môžete tiež definovať nastavenia, v ktorých budú jednotlivé úpravy autora zvýraznené inou farbou a kategorizované časovou pečiatkou.

Je pravda, že aplikácia nie je taká užitočná pri archivovaní vašich predchádzajúcich úprav. Ale ak potrebujete živý textový súbor založený na cloudovom disku pre zdieľanie jednoduchých poznámok, Sync.in je dokonalý.

Zoho Projekty

Zoho je veľmi podobný Basecamp, okrem ich bezplatnej verzie je navždy rozšírená. Každý bezplatný účet je obmedzený na 1 projektový priestor s neobmedzeným počtom používateľov. Tiež ste obmedzený na nahrávanie súborov, ale wiki a ďalšie nástroje sú vynikajúce.

Ak ste nikdy nepočuli o projektoch Zoho, predtým, ako veľmi odporúčam, aby ste prehliadku rýchlo. To zahŕňa niekoľko snímok obrazovky, aby ste sa oboznámili s administrátorským panelom a mnohými základnými funkciami. Ich ceny môžu byť veľmi nákladné v porovnaní s ostatnými možnosťami, ktoré som poskytol. Ak však môžete spravovať pomocou bezplatného účtu, Zoho ponúka skvelé riešenie ako dočasný projektový pracovný priestor.

súvisiace: 15 skvelých bezplatných alternatív na zdieľanie súborov online

záver

Vytváranie sietí a spolupráca je vždy šedá oblasť pre nových spoluhráčov. Môže byť ťažké definovať, kto sú vedúci projektu a aké úlohy sú pridelené každému členovi. Našťastie máme prístup k mnohým aplikáciám obsadeným v tomto príspevku, aby sme tento proces trochu uľahčili.

Dúfam, že táto príručka objasnila niektoré vnútorné mechaniky potrebné pre prácu online. Každý tím bude potrebovať pohodlné zdieľanie nápadov a vzájomné rešpektovanie. Kreatívne typy milujú budovať nové veci - je to v našej povahe. A jediné, čo je lepšie ako budovanie kreatívnych nápadov, je budovať s inými ľuďmi.