10 tipov a trikov pre Dokumenty Google
Dokumenty Google neobsahujú preplnenú stuhu plnú funkcií, ktoré nájdete v aplikácii Microsoft Office, ale má na svojom obale pomerne málo užitočných trikov. Tieto funkcie sa nikdy nenachádzajú, ak ich nehľadáte.
Webová kancelárska sada spoločnosti Google sa v priebehu rokov zrel a teraz ponúka všetko od prístupu offline k doplnkovej podpore tretích strán. Je to stále jednoducho použiteľná kancelárska sada, ktorá funguje všade s vynikajúcimi funkciami spolupráce v reálnom čase.
Povoliť prístup offline
Dokumenty Google môžu pracovať offline. Umožňuje vám vytvárať nové dokumenty, pokračovať v práci na aktuálnych dokumentoch a dokonca aj zobrazovať dokumenty bez pripojenia na Internet. Keď sa znovu pripojíte na Internet, vaše zmeny budú synchronizované online.
Táto funkcia vyžaduje prehliadač Google Chrome, takže funguje na systémoch Windows, Linux, Mac OS X a Chromebookoch. Ak to chcete nastaviť, otvorte web služby Disk Google, kliknite na ozubené tlačidlo v pravom hornom rohu stránky a kliknite na položku Nastavenia. Na paneli Všeobecné začiarknite políčko Synchronizovať prácu s týmto počítačom tak, aby ste mohli editovať možnosť offline a kliknite na Hotovo. Ak chcete používať službu Dokumenty Google v režime offline, vráťte sa na webovú stránku služby Disk Google v prehliadači Chrome, keď nemáte pripojenie k internetu.
Spolupracujte v reálnom čase
Dokumenty Google majú lepšie funkcie spolupráce ako verzia pre stolné počítače balíka Microsoft Office. Môžete spolupracovať v reálnom čase a všetci, ktorí majú prístup k dokumentu, budú môcť okamžite ich upraviť. Uvidíte v dokumente kurzory iných ľudí a môžete ich sledovať v reálnom čase.
Kliknutím na položku Súbor> Zdieľať spustite zdieľanie dokumentu. Môžete pozvať individuálnych ľudí na ich e-mailové adresy alebo povoliť každému, kto má osobitný odkaz na dokument, aby ho mohol upraviť.
Zdieľanie nie je len úprava - funkcia Zdieľať vám umožňuje zdieľať dokument s jedným alebo viacerými ľuďmi, aby si ho mohli prezerať. Budú mať vždy najnovšiu kópiu, takže to môže byť pohodlnejšie ako odoslanie súboru. Môžete tiež dať ľuďom možnosť ponechať poznámky na dokumente, aby ste mohli získať ich vstup bez toho, aby im umožnili upraviť váš dokument.
Publikujte dokument
Dokumenty Google vám umožňujú rýchlo publikovať dokument online. Stačí kliknúť na položku Súbor> Publikovať na web a kliknúť na tlačidlo Spustiť publikovanie. Dostanete verejný odkaz na dokument v publikovanej podobe, takže ho môžete zdieľať s inými ľuďmi a oni ho môžu zobraziť. Nemusíte hostiť dokument na vlastných serveroch niekde.
Táto funkcia je oddelená od funkcie zdieľania. Po uverejnení dokumentu môže ktokoľvek s odkazom ho zobraziť. Keď je zdieľaný, môže byť zdieľaný iba s niekoľkými ľuďmi. Keď ľudia pristupujú k zdieľanému dokumentu, uvidia editor služby Dokumenty Google. Keď pristupujú k publikovanému dokumentu, uvidia dokument ako typickú webovú stránku.
Prejdite na Next Typo / Previous Typo
Ak chcete rýchlo opraviť chyby, použite klávesovú skratku Ctrl + a prejdite na ďalšie zadanie v aktuálnom dokumente a Ctrl +; prejsť na predchádzajúcu typografiu. To vám umožní rýchlo opraviť nápisy bez prechádzania aktuálnym dokumentom a hľadaním tých červených podčiarkov.
Dokumenty Google tiež nedávno získali funkciu Kontrola pravopisu, ktorá vám umožní rýchlo vyriešiť problémy v aktuálnom dokumente, funkcii, ktorú chýbala dlho - stačí kliknúť na položku Nástroje> Kontrola pravopisu a použiť ju.
Vyhľadávanie a vloženie odkazov
Dokumenty Google obsahujú silu vyhľadávania Google, ktoré vám pomôže ľahko vložiť odkazy do aktuálneho dokumentu. Namiesto otvorenia novej karty prehľadávača a vyhľadávania stránky, ktorú chcete prepojiť, môžete vyhľadávať priamo z dialógu odkazov. Ak to chcete urobiť, kliknite na možnosť Vložiť> Odkaz. Do vyhľadávacieho dialógového okna zadajte vyhľadávanie a spoločnosť Google zobrazí stránky, ktoré zodpovedajú vášmu vyhľadávaniu - kliknutím naň vytvoríte odkaz na vybratú adresu.
Konfigurujte svoje textové štýly
Namiesto toho, aby ste manuálne formátovali každý text v dokumente, mali by ste namiesto toho formátovať text pomocou štýlov. To znamená, že namiesto nastavenia všetkých titulkov na určitú veľkosť písma a tučného textu by ste mali jednoducho kliknúť na pole štýlu a nastaviť ich na "Nadpis 1."
Môžete tiež jednoducho upraviť nastavenia písma používané pre rôzne štýly. Najskôr zformátujte text, aby ste použili typ formátovania, ktorý chcete použiť pre štýl. Vyberte tento text, kliknite na pole štýlu v hornej časti obrazovky a kliknite na šípku napravo od štýlu, ktorý chcete upraviť. Kliknite na možnosť Aktualizovať názov štýlu "na zápas" a tento štýl bude teraz používať typ vybratého formátovania.
Ak chcete uložiť tieto prispôsobené štýly a použiť ich v iných dokumentoch, kliknite sem v ponuke Možnosti v spodnej časti zoznamu a vyberte možnosť Uložiť ako moje predvolené štýly.
Spravujte svoj osobný slovník
Ak Dokumenty Google považujú slovo za preklep, ale viete, že je to správne, môžete pravým tlačidlom myši kliknúť na podčiarknuté slovo a vybrať položku Pridať do osobného slovníka. Potom môžete kliknúť na položku Nástroje> Osobný slovník a upraviť zoznam slov v osobnom slovníku. Ak ste omylom pridali do tohto zoznamu nesprávne napísané slovo, musíte ho odstrániť, skôr než vás Google o tom znova upozorní.
Táto možnosť je pomerne nedávna funkcia - predtým vám Dokumenty Google neumožňujú odstrániť slová, ktoré ste pridali do tohto zoznamu. Možno budete chcieť zoznam pozrieť a zaistiť, aby ste v minulosti nesprávne pridali do zoznamu nesprávne slová.
Kopírovať a prilepiť pomocou schránky na webe
Dokumenty Google majú funkciu webovej schránky, ktorú zdieľa v dokumentoch, tabuľkách a prezentáciách Google. Táto schránka je priradená k vášmu účtu Google, takže vás bude sledovať vo všetkých počítačoch, ktoré používate. Na rozdiel od štandardnej schránky operačného systému môže webová schránka obsahovať viac položiek. Schránka podporuje text, obrázky, kresby a ďalšie bity údajov z dokumentov Google.
Ak chcete použiť túto funkciu, vyberte niektorý text, kliknite na položku Upraviť a použite ponuku Web schránky. Toto je najlepší spôsob kopírovania niektorých typov údajov, napríklad výkresov, medzi rôzne typy dokumentov Google. Položky, ktoré uložíte do webovej schránky, budú vymazané po 30 dňoch, ak s nimi nebudete komunikovať.
Použite Výskumný nástroj
Dokumenty Google obsahujú bočný panel určený na skúmanie - otvorte ho kliknutím na položku Nástroje> Výskum. Tento bočný panel umožňuje vyhľadávať obrázky, cenové ponuky a webové výsledky, takže ich môžete ľahko vložiť do dokumentu. Tiež umožňuje jednoduché vyhľadávanie akademických štúdií a rýchle vloženie príslušných poznámok pod čiarou alebo citácií pre formáty MLA, APA alebo Chicago citácie. Môžete tiež rýchlo vkladať citácie do webových výsledkov - môže to byť jednoduchý spôsob, ako vytvoriť bibliografiu pre školský papier.
Nainštalujte doplnky
Doplnky sú pomerne nová funkcia. Sú to bity tretích strán softvéru so skriptom Google Apps Script. Môžete ich nainštalovať kliknutím na položku Nástroje> Spravovať doplnky. Môžu sa potom použiť z ponuky doplnkov.
Môžete napríklad nainštalovať doplnok Tezaurus, ktorý vám umožní vybrať ľubovoľné slovo a kliknutím na položku Doplnky> Tezaurus> Nájsť synonymá pre vybrané slovo zobrazíte synonymá pri písaní dokumentu. Medzi ďalšie doplnky patrí jednoduchý tvorca bibliografie, diagramový nástroj a generátor obsahu.
Dokumenty Google majú navyše viac trikov. Súbor File> Download as je obzvlášť užitočný, čo umožňuje prevziať dokument v mnohých rôznych formátoch. Môžete si ho prevziať ako dokument PDF alebo Microsoft Office, ak potrebujete dokument odoslať alebo zaslať v konkrétnom formáte.
