Sprievodca rýchlymi krokmi v programe Microsoft Outlook

Aplikácia Outlook obsahuje funkciu rýchlych krokov, ktorá vám umožňuje jednoducho aplikovať viac správ na správu s jedným kliknutím. Aplikácia Outlook obsahuje niekoľko predvolených rýchlych krokov, ale môžete tiež vytvoriť vlastné (a vymažte predvolené, ak ich nepotrebujete). Ak pravidelne vykonávate rovnakú sadu akcií, vytváranie rýchleho kroku a priradenie klávesovej skratky vám môže ušetriť veľa času. Tu je, ako fungujú.

Predvolené funkcie QuickSteps

Rýchle kroky nájdete na karte Domovská stránka programu Outlook. Pri prvom spustení sa v ňom zobrazia predvolené rýchle kroky. Môžete kliknúť na ľubovoľný z nich, ak chcete aplikovať zahrnuté akcie na vybranú správu.

Predvolené rýchle kroky zahŕňajú:

1. Presunúť do ?: Otvorí okno, v ktorom si môžete vybrať priečinok, do ktorého chcete správu posunúť.
2. Správcovi: Vytvorí preposlanú kópiu aktuálne vybranej správy s adresou správcu v ňom.
3. Tím e-mailu: Vytvorí prázdnu správu adresovanú členom vášho tímu. (Ak váš e-mail spravuje váš zamestnávateľ, potom v závislosti od toho, ako vaši správcovia systému Exchange nakonfigurovali vašu poštovú schránku, môže program Outlook už vedieť, kto je váš manažér a členovia tímu. Ak nie, musíte ich vyplniť pri prvom použití rýchle kroky.)
4. Hotový: Označí správu ako čítanú a kompletnú a potom ju pošle do určeného priečinka. Pri prvom použití tohto súboru budete musieť zadať priečinok, ale odvtedy bude program Outlook pamätať vašu voľbu a pošle ho do tohto priečinka pri každom použití rýchleho kroku.
5. Replay & Delete: Otvorí odpoveď na aktuálne vybranú správu a po odoslaní odpovede vymaže aktuálne vybranú správu.

Program Outlook zobrazuje len dostupné rýchle kroky. Ak ste napríklad nemali vybranú správu, zobrazí sa iba rýchly krok "Tímový e-mail", pretože ostatné predvolené nastavenia fungujú na existujúcej správe.

Ako vytvoriť rýchly krok

Ak chcete pridať nový Quick Step, kliknite na možnosť "Vytvoriť nový" v poli Rýchle kroky.

Otvorí sa nové okno, v ktorom môžete pomenovať rýchly krok a vybrať akcie, ktoré chcete vykonať.

Po kliknutí na rozbaľovaciu ponuku "Vybrať akciu" získate zoznam možných akcií, z ktorých každá vám môže poskytnúť ďalšie možnosti výberu.

Pridáme dve akcie: jednu na presunutie správy do priečinka a jednu na označenie ako prečítané.

Vyberte akciu "Presunúť do priečinka" a vyberte priečinok, do ktorého chcete presunúť správy.

Ak chcete pridať druhú akciu, kliknite na tlačidlo "Pridať akciu".

V rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť Označiť ako prečítané.

Voliteľne si môžete vybrať jeden z vstavaných klávesových skratiek a pridať text, ktorý sa zobrazí, keď ukážete kurzorom myši nad kurzorom Quick Step (stručný opis pripomínajúci vaše kroky, ktoré uľahčuje Quick Step).

Kliknite na tlačidlo Dokončiť a nový rýchly krok sa zobrazí v poli Rýchle kroky v programe Outlook. Ak umiestnite kurzor myši na položku Rýchly krok, uvidíte klávesovú skratku, ktorú ste si vybrali, a text, ktorý ste zadali.

Teraz stačí, aby ste si vybrali svoje správy a kliknite na nový QuickStep (alebo stlačte kombináciu klávesovej skratky), aby ste mohli uplatniť svoje akcie.

Ako upraviť alebo odstrániť QuickStep

Ak chcete upraviť alebo odstrániť rýchly krok, kliknite na malú šípku v pravej dolnej časti skupiny rýchlych krokov na páse kariet.

Otvorí sa okno "Správa rýchlych krokov".

Tu máte možnosť upraviť, duplikovať (čo vytvára presnú kópiu vybraného rýchleho kroku, ak chcete podobnú, ale s malou variáciou), alebo odstrániť rýchly krok.

Môžete tiež zmeniť poradie, v ktorom sa vaše Rýchle kroky zobrazia na páse kariet alebo vytvoriť nový Quick Step.

Nakoniec existuje možnosť "Obnoviť predvolené hodnoty".

Výberom možnosti "Obnoviť predvolené hodnoty" sa odstránia všetky vytvorené rýchle kroky, ktoré obnovia všetky predvolené rýchle kroky, ktoré ste mohli odstrániť. Odstraňuje tiež všetky zmeny, ktoré ste vykonali na štandardných rýchlych krokoch. Keďže nemôžete túto akciu vrátiť späť, zobrazí sa vám upozornenie. Kliknutím na tlačidlo Áno vykonáte reset.

Môžete tiež obísť okno "Spravovať rýchle kroky" pre jednotlivé akcie Quick Step kliknutím pravým tlačidlom myši na rýchly krok v páse. Toto vyvolá kontextové menu, v ktorom môžete upraviť, duplikovať alebo odstrániť rýchly krok.

A to sú rýchle kroky. Neboli sme prešli všetkými možnými krokmi, ktoré môžete pridať ku kroku Quick Step, pretože je ich veľa a je to docela intuitívne rozhranie, keď viete, ako to funguje. Ak chcete, aby sa vaša aplikácia Outlook stala efektívnejšou a časovo náročnejšou, rýchle kroky sú skvelým miestom na spustenie.