Začiatočník Ako vytvoriť a spravovať úlohy v programe Outlook 2013

Ak ste jedným z tých ľudí, ktorí majú tabuľu alebo poznámkový blok s neustále sa vyvíjajúcim zoznamom úloh, alebo je váš stôl a monitory vyzdobené Post-it® pripomínajúc vám dôležité udalosti, potom tento článok pre vás.

Aplikácia Outlook vám umožní vytvárať zoznamy úloh, ktoré pozostávajú z úloh, ktoré môžete vykonávať rôznymi vecami, ako je nastavenie dátumov splatnosti, pripomienky, kategórie a ďalšie. Celý bod je vytvoriť aktívnejší zoznam úloh, s ktorými môžete komunikovať a bude vás čestný.

Práca v zobrazení úloh

Diskutovali sme o rôznych komplikáciách programu Outlook 2013 nedávno, takže ak ste noví, odporúčame vám prečítať si úvod.

V opačnom prípade otvorte aplikáciu Outlook až po zobrazenie úloh a pozrite sa. Na prvý pohľad si všimnete, že je to dosť prázdne a neplodné. Je to preto, že sme ho ešte museli naplniť množstvom vecí, ktoré potrebujeme robiť, a chceme, aby sme bežali.

Poďme sa prejsť a ukázať vám, ako používať úlohy ako pro a ďalej usporiadať svoj život s Outlookom. S malým časom a prácou budete mať komplexný súbor úloh, ktoré môžete nastaviť, aby vám pripomenuli, kedy majú byť, alebo ich môžete dokonca priradiť inej osobe!

Pridávanie úloh

Ak chcete začať, budete chcieť pridávať úlohy. Všimnete si, že pod ľavou stranou je známy tabuľka priečinkov. Do tohto zobrazenia môžete pridať nové priečinky a efektívne potom organizovať svoje úlohy do kategórií. Môžete dokonca vytvoriť novú skupinu priečinkov, aby ste mohli v prípade potreby opäť rozdeliť svoje úlohy medzi váš profesionálny a osobný život.

Ak chcete začať, všimnete si, že existuje jedna skupina priečinkov s volaním Moje úlohy a dve podadresárové úlohy: zoznam úloh a úlohy. Ak klikneme pravým tlačidlom myši na najvyššiu zložku, môžeme vytvoriť "skupinu nových zložiek", ktorú budeme nazývať Pracovné úlohy.

Môžete pridať rýchlu úlohu kliknutím na tlačidlo "Kliknutím sem pridajte novú úlohu" alebo kliknutím na položku "Nová úloha" na domovskej páske. Pozrite sa na nasledujúcu úlohu bez názvu, na ktorú môžete použiť viacero možností, ukázať Úlohu, jej detaily a spravovať ju.

Vyplňte nám niekoľko základných detailov a kliknite na tlačidlo Uložiť a zatvoriť. Môžete si vybrať dátum začiatku, dátum ukončenia (ak je to vhodné), stav, prioritu a percento dokončenia. Môžete tiež skontrolovať políčko "Pripomenutie" a nechať program Outlook spoznať, kedy má byť vaša úloha splnená.

Zobrazovanie, úprava a aktualizácia úloh

Po vytvorení niekoľkých úloh ich môžeme vidieť v zozname úloh. Môžete tu spraviť nejaké základné tinkering, ako je zmena dátumu splatnosti alebo priradenie kategórie, ale ak naozaj chcete zobraziť a upraviť, musíte ho poklepaním otvoriť.

Tu je náš úloha ešte raz. Môžeme vykonať zmeny, ako napríklad stav alebo prioritu, alebo môžeme kliknúť na tlačidlo "Podrobnosti".

Ak sú s touto úlohou spojené ďalšie podrobnosti, môžete ich vyplniť tu. Aj keď to nemusí byť pre väčšinu ľudí relevantné, ak sa zaoberáte nezávislými dodávateľmi alebo konzultantmi, potom je to skvelé miesto na sledovanie toho, koľko vás približne stojí.

Existuje niekoľko ďalších vecí, ktoré môžeme spomenúť, než prejdeme na rekurencie. Zatiaľ čo ste sa naučili v rozhraní úloh, chvíľku si všimnite, že môžete odstrániť alebo presmerovať úlohu, ak sa rozhodnete, že nestojí za to, aby ste ju sledovali, alebo potrebujete vstup od niekoho iného.

Túto úlohu môžete spravovať, ako je označenie dokončené, jej priradenie a odoslanie správy o stave. Viac o tom čoskoro rozprávame. Zatiaľ sa pozrieme krátko na to, ako nastaviť opakujúce sa úlohy.

Práca s opakovanými úlohami

Vytvorenie opakujúcej sa úlohy je rovnaké ako vytváranie opakujúcej sa schôdzky alebo opakujúcej sa schôdzky. Dialog zobrazený po kliknutí na tlačidlo "Opakovanie" bude pravdepodobne vyzerať veľmi dobre.

Takže tu je naša úloha "hovoriť o práci", ktorá sa opakuje každý týždeň v stredu bez konca. Upozorňujeme tiež, že aj keď nedokončíte úlohu v čase, kedy sa úloha vráti, bude ešte vygenerovaná ďalšia.

Môžete to prepísať výberom možnosti "obnoviť novú úlohu", ktorá namiesto automatického opakovania na x deň nebude obnovovať úlohu, kým aktuálna nie je označená ako úplná.

Priradenie úlohy inému

Máme naše "hovoriť o práci veci!" Úlohu všetko nastaviť, teraz musíme len zastaviť to na niekoho iného! Kliknite na tlačidlo Priradiť úlohu v sekcii Spravovať úlohu pásu kariet.

Táto úloha sa otvorí ako e-mail, ktorý môžete potom adresovať ostatným. V tomto prípade budeme práve poveriť úlohou, aby hovorili niekomu inému o prácach, takže im pošleme e-mailom.

Ak chcete do poľa "Do" napísať adresu, môžete alebo môžete vytrhnúť šťastie z adresára. Nemáte nastavený adresár? Prečítajte si, ako vytvoriť a spravovať kontakty vrátane informácií o tom, ako importovať kontakty z Gmailu priamo do programu Outlook.

Ten príjemca dostane e-mail s možnosťou "Akceptovať" alebo "Odmietnuť". Nechceme, aby bol šéf rozrušený, a tak budeme pokračovať a prijať túto úlohu. Okrem toho, hovoriť o práci nie je nikdy zlý nápad!

A napokon, ak si tieto právomoci chcú poznať pokrok (alebo jeho nedostatok) v aktuálne priradenej úlohe. Môžete im poslať správu o stave.

Celkovo je priemerná domáca používateľka aplikácie Outlook s väčšou pravdepodobnosťou využívať úlohy ako prostriedok na vykonanie práce alebo ticho práce doma, ale je užitočné poznať celý rozsah vašich schopností vytvárať úlohy. Presuňme sa teraz na zvyšok domovskej pásky a rozprávajte sa o tom, čo môžete spraviť, aby ste tam mohli spravovať úlohu.

Spravovanie úloh a triedenie podľa zobrazenia

Počas vášho týždňa sa niektoré úlohy vykonajú a niektoré z nich nebudú. Tie, ktoré dokončíte, môžete označiť za úplné a zabudnúť. Ale tie, s ktorými sa nedostanete, sa budú musieť spravovať nejakým spôsobom alebo len budete mať stále rastúci zoznam fúkaných úloh.

Existuje niekoľko spôsobov, ako ich spravovať. Pozrime sa na túto oblasť pásky a ukážeme vám, ako čo najlepšie využiť tieto nástroje.

Kliknutím na tlačidlo Odstrániť zo zoznamu ho označíte ako úplné a odstránite ho zo zoznamu. Ak program Outlook narazí na problém, napríklad ak je úloha opakovaná alebo je neúplná, opýta sa vás, čo chcete urobiť.

Môžete tiež pracovať priamo s úlohami, ktoré vidíte v zozname úloh. Viac podrobností si pozrite na nasledujúcej snímke obrazovky. Vidíte, že môžete jednoducho kliknúť na ikonu príznaku a označiť ho za dokončenú, alebo kliknutím pravým tlačidlom myši zobrazíte ďalšie možnosti.

Tu vidíte na ďalšej snímke obrazovky, že naša úloha "sedieť okolo sledovať futbal s nohami hore", je zajtra zajtra, ale tiež sme ju označili za sledovanie budúceho týždňa rovnako. Vytvorenie následnej úlohy v podstate zdvojnásobuje čas, ktorý vám najviac vyhovuje, aby ste ju dokončili. V tomto prípade by sme mohli označiť zajtrajšiu úlohu za kompletnú alebo ju odstrániť, ale táto duplicitná úloha by mala byť naplánovaná na budúci týždeň.

Všimnite si, že môžete sledovať úlohy z jedného z piatich predvolených intervalov alebo môžete vytvoriť vlastné sledovanie.

Na záver, zmena vášho pohľadu môže pomôcť rozrezanie veľkého množstva úloh. Ak sa na páse nezobrazí, môžete kliknúť na tlačidlo "Zmeniť zobrazenie" a uvidíte tieto možnosti.

Tu môže vyzerať jednoduchý zoznam. Pohľad nerozlišuje medzi stavmi dokončenia alebo kategóriami, alebo čokoľvek iné. Predstavuje všetky vaše minulé, súčasné a budúce úlohy v jednom jednoduchom pohľade.

Na druhej strane, ak zoradíme náš pohľad aktívnymi úlohami, vidíme, že sa veci pre nás veľmi zúžia.

Nezabudnite zmeniť zobrazenie úloh tak, aby ste ich rýchlo prebrali alebo skryli pre maximálny potenciál produktivity!

Možnosti úloh

Nakoniec sa oboznámime s novými úlohami alebo sa s nimi oboznámime. Možnosti úlohy vám umožnia zmeniť nastavenia a zmeniť ich správanie a vzhľad. Môžete sa k nim dostať z ponuky Súbor kliknutím na položku Možnosti -> Úlohy.

Môžete nastaviť možnosti pripomenutí na úlohy s termínmi splatnosti, oneskorenými a ukončenými farbami úloh, pracovným časom a ďalšími jednoduchými vylepšeniami. Takže teraz, ak chcete, aby boli splatné úlohy jasne modré alebo chcete predvolené pripomienky na konci dňa namiesto začiatku, môžete vykonať zmeny tu.

Ako môžete povedať, Outlook sa ukazuje, že je veľmi dobre zaokrúhlená aplikácia a ešte sme ešte nehovorili o kalendári a poznámkach ešte! Dúfame, že budete môcť použiť úlohy, aby ste zlepšili svoje organizačné zručnosti v niekoľkých zárezoch. Sú veľmi jednoduché nastaviť a priradiť, a je pekné mať tieto pripomienky a pozerať sa na všetky veci na vašom zozname pomaly dostať začiarknuté.

Zatiaľ máme záujem o vypočutie od vás. Máte otázku alebo pripomienku, ktorú by ste chceli odísť u nás? Nastúpte do nášho diskusného fóra a odskočte.