Začiatočník Ako zachovať, archivovať a zálohovať vaše dáta v programe Outlook 2013

Dnes pokryjeme "nudné" veci programu Outlook. Údržba a zabezpečenie, ako napríklad údržba a zabezpečenie dátového súboru programu Outlook 2013 - plného všetkých vašich dôležitých údajov - zálohovaním a archivovaním.

Odvtedy, ak ste používali program Outlook na písanie a odosielanie e-mailov, vy ste si venovali čas na import vašich kontaktov Gmail do svojho adresára alebo skutočnosť, že ste dokonca používali Outlook adresár, znamená, že máte veľa údajov, ktoré potrebujú ochranu.

Podobne ste pravdepodobne strávili veľa času a prácu pri vytváraní kalendárov, pri pridávaní úloh a zozbieraní zoznamov, a možno dokonca aj veľa poznámok, ktoré chcete uložiť.

To všetko sa zhoršuje, aby ste sa uistili, že aspoň príležitostne zálohujete dátový súbor, pretože ako každý z nás dokáže potvrdiť, je to dosť frustrujúce a deprimujúce, ak stratíte všetky údaje a musíte začať.

Ovládací panel pošty

Ak chcete začať, pozrite sa na ovládací panel Mail v systéme Windows.

Ako ukazuje obrázok, máte prístup do troch kľúčových oblastí nastavenia programu Outlook. To znamená, že po kliknutí na tlačidlá "E-mailové účty ..." alebo "Datové súbory ..." sa otvoria rovnaké okno na príslušných kartách.

Na nasledujúcej snímke sa zobrazuje karta E-mail, ktorá vám umožní vykonať akcie na vašom e-mailovom účte, napríklad opravu alebo zmenu. Môžete tiež zistiť, kde sú údaje uložené pre každý účet.

Ak chcete tieto dátové súbory ovplyvniť priamo, musíte kliknúť na kartu "Dátové súbory". Je tu niekoľko užitočných vecí, ktoré môžete urobiť tu.

Môžete napríklad kliknúť na tlačidlo Otvoriť umiestnenie súboru a zistiť, kde sa nachádzajú vaše dátové súbory. Je to užitočné, pretože budete chcieť vedieť, kde sa nachádzajú v prípade, že ich budete niekedy potrebovať skenovať a opraviť (diskutuje v ďalšej časti).

Je tu aj ďalšia funkcia, ktorú môžete použiť v okne Nastavenia účtu. Ak sa vaše dátové súbory dostali na obrovské množstvo a zaberajú veľa miesta na disku (niektorí ľudia zhromažďujú gigabajty na gigabajty starých e-mailov), potom ich môžete komprimovať.

Kliknite na tlačidlo "Nastavenia" na karte Dátové súbory a potom kliknite na tlačidlo "Kompaktný teraz", čím zmenšíte veľkosť dátového súboru programu Outlook.

Ovládací panel Mail je spoľahlivý spôsob, ako zachovať vaše dátové súbory a profily, ale nie je to jediná cesta a aplikácia Outlook vám tiež umožní spravovať vaše poštové schránky. Tieto ovládacie prvky vám ukážeme hneď, ako preukážeme, ako opraviť vaše dátové súbory.

Spustenie nástroja na údržbu PST

Ak ste si ešte nevšimli, sú údaje programu Outlook uložené v súbore .PST alebo .OST a väčšinu času s tým nie je nič zlé.

Bohužiaľ, niekedy sa vaše dáta poškodia, čo nie je to isté ako to, že je to zlé alebo beznádejne nad rámec obnovy, stačí spustiť zahrnutý nástroj na opravu doručenej pošty. Nástroj na opravu doručenej pošty alebo nástroj ScanPST skenuje a opraví váš súbor osobných priečinkov, potvrdzuje a opravuje chyby pri zálohovaní vášho poškodeného súboru .PST alebo .OST len v prípade, že sa počas obnovy niečo pokazí.

Nástroj ScanPST sa nachádza vo vašom inštalačnom priečinku v programe Outlook, obvykle C: \ Program Files \ Microsoft Office \ Office15. Keď ho nájdete, dvakrát kliknite na nástroj ScanPST, aby ste ho spustili.

Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je vyhľadať miesto, kde sa nachádzajú súbory .PST alebo .OST. Na nasledujúcej snímke obrazovky uvidíte, kde sa nachádzajú v našom počítači. Vyberieme jedno a klikneme na tlačidlo "Otvoriť".

Ak nástroj ScanPST nájde nejaké chyby, informuje vás toľko a ponúkne opravu. Kliknutím na tlačidlo s vhodným názvom spustite uvedenú opravu.

Po dokončení nástroja ScanPST sa dozviete, že váš súbor programu Outlook bol úspešne opravený.

Nástroj môžete zavrieť alebo podľa potreby opakovať proces na akýchkoľvek iných dátových súboroch.

Automatická archivácia údajov

Poďme sa naučiť s niektorými dôležitými informáciami o tom, ako najlepšie archivovať a zálohovať vaše dáta. Prvá vec, ktorú chceme prediskutovať, sú vaše možnosti AutoArchive. Ak chcete začať, kliknite na kartu Súbor na páse, aby ste zobrazili nasledujúcu obrazovku.

Bezprostredne si môžete pozrieť, aký účet sa chcete zúčastniť (ak je to vhodné) kliknutím na rozbaľovaciu ponuku umiestnenú nad tlačidlom Pridať účet.

Klikneme na tlačidlo "Vyčistiť nástroje" a potom zvoľte možnosť "Vyčistenie poštovej schránky". Nižšie sú uvedené možnosti, ktoré uvidíte. Všetko tu je venované orezávaniu tuku z doručenej pošty a archivácii starých správ.

Kliknutím na tlačidlo "Automatické archivovanie" sa v programe Outlook automaticky archivujú všetky poštové priečinky, ktoré boli nakonfigurované ako také. Ak chcete nastaviť možnosti automatického archivovania, musíte kliknúť pravým tlačidlom myši na priečinok pošty a vybrať kartu "AutoArchive".

Tu vidíme typické okno priečinka Vlastnosti priečinka. Karta AutoArchive vám umožní upraviť spôsob autarchizácie priečinka. Upozorňujeme, že na tejto snímke máme priečinok nakonfigurovaný pre AutoArchive podľa vlastného plánu a akcií.

Môžete tiež priradiť priečinok na automatické archivovanie podľa celkových predvolených nastavení automatického archivovania programu Outlook. Ak nastavíte priečinok na predvolené nastavenia a potom kliknete na "Predvolené nastavenia archívu ..." uvidíte nasledujúci dialóg (pretože sú "predvolené", všetky zmeny, ktoré tu nastavíte, sa budú vzťahovať na každú zložku nakonfigurovanú na predvolenú automatickú archiváciu).

Nezabudnite, tieto nastavenia nájdete aj tak, že otvoríte položku Možnosti a kliknete na nadpis "Pokročilé".

Presuňme sa teraz na ručné archivovanie údajov.

Ručné archivovanie údajov

Jednoducho, ak nechcete používať automatické archivovanie, alebo chcete samo o sebe uľahčiť archivačnú procedúru, vráťte sa do nástrojov Cleanup Tools, ktoré nájdete na obrazovke Informácie o účte, a kliknite na "Archív" a otvorte nasledujúci dialóg.

Stačí jednoducho vybrať priečinok, ktorý chcete archivovať, vybrať dátum pre položky archívu a potom vyberte priečinok, kam chcete archív uložiť. To je to, skončili ste!

Zálohovanie a obnova dátového súboru programu Outlook

Zálohovanie dátových súborov v programe Outlook je rovnako jednoduché ako kopírovanie súborov .OST alebo .PST na iný pevný disk, cloudový server, palec alebo iné pamäťové médium. Pamätáte si, ako nájsť svoje dátové súbory?

Otvorte ovládací panel Mail a kliknite na tlačidlo "Datové súbory". Kliknite na položku Otvoriť umiestnenie súboru ... a potom môžete zálohovať svoje dátové súbory.

Na bočnej novej poznámke môžete natrvalo presunúť svoje dátové súbory na miesto v cloude, napríklad do priečinka OneDrive alebo Dropbox, čím sa zabezpečí, že vaše dáta programu Outlook budú vždy technicky zálohované.

Ak chcete obnoviť zálohovaný dátový súbor, vráťme sa na kartu Súbor a zvoľte "Otvoriť súbor údajov programu Outlook".

Na nasledujúcej obrazovke sa aplikácia File Explorer automaticky otvorí do nášho archívu, ale môžete vidieť, kdekoľvek sa nachádzajú vaše dátové súbory.

Vyberte požadovaný súbor a kliknite na tlačidlo "Otvoriť", aby ste mali prístup k údajom uloženým v súbore. Po obnovení budete môcť prehliadať a zobrazovať položky tak, ako by ste normálne.

Ak už nemusíte pristupovať k súboru s údajmi zálohovania, stačí kliknúť pravým tlačidlom myši na najvyššiu zložku a vybrať možnosť zatvárania.

Zálohovanie a obnovovanie dátových súborov je z veľkej časti ručná činnosť, ale ak nastavíte vaše priečinky, aby sa často archivovali a boli archivované na miesto, ako je priečinok v oblakoch, máte v nich nejaký malý stupeň bezpečnosti.

Najlepším spôsobom, ako zabezpečiť, aby ste nestratili žiadne údaje, je bežne zálohovať vaše dátové súbory veľkoobchodné. Máte všetko, čo by ste chceli pridať? Dajte nám vedieť v našom diskusnom fóre. Ako vždy, tešíme sa na vašu spätnú väzbu.