Zvýšte svoju produktivitu pri písaní e - mailov pomocou
Hromadná korešpondencia programu Microsoft Word je vynikajúci nástroj na zvýšenie produktivity. Vedieť, ako vytvoriť prispôsobené riadky predmetov a prílohy, ktoré základná funkcia programu Word nie je podporovaná, môže byť šetričom života, keď budete musieť hromadne písať e-maily.
V dnešnom článku sa dozviete, ako používať Sprievodcu hromadnej korešpondencie Word 2010, napísať personalizované e-mailové predmety a nastaviť rôzne prílohy pre každého príjemcu e-mailu.
Obrázok M! R
Vytvorenie distribučného zoznamu
Hromadná korešpondencia programu Word nám ukladá nudné zadanie ručného zadávania e-mailovej adresy každého príjemcu tým, že nám dovoľuje importovať e-mailové adresy z kontaktov programu Outlook, Excel alebo Access databázových súborov alebo súborov Word.
Kontakt s aplikáciou Outlook je tou najlepšou voľbou medzi tromi a ak ste ho nepoužili, teraz bude vhodný čas na aktualizáciu adresára programu Outlook a my vám ukážeme, ako to urobiť. Môžete preskočiť ďalšiu časť a začať písať hromadnú korešpondenciu, ak už viete, ako nastaviť kontakt Outlook, inak nasledujúce dve sekcie vám poskytnú niekoľko základných informácií o tom, ako nastaviť kontakt v programe Outlook importovaním zoznamu kontaktov na webe.
Nastavte si svoj e-mailový profil
Nastavenie kontaktu v programe Outlook sa začína vytváraním profilu pošty, ktorý ukladá e-mailovú adresu, heslo, informácie o serveri a odkazy na iné údaje, ako sú e-mailové správy a adresy.
Môžete vytvoriť niektoré profily, každý prispôsobený konkrétnemu e-mailovému účtu.
Správny názov profilu vám umožňuje identifikovať e-mailový účet, ktorý ste priradili k vášmu poštovému profilu.
Máte možnosť konfigurovať váš poštový profil pomocou e-mailovej adresy, ktorú ste dostali od poskytovateľa internetových služieb alebo vlastného e-mailového účtu, výberom tretej možnosti.
Ak chcete používať poskytovateľa elektronickej pošty, ktorý poskytuje službu POP - napríklad službu GMail, vyberte položku "Internetový e-mail".
Každý poskytovateľ internetového e-mailu má inú konfiguráciu POP, uistite sa, že si prečítajte ich používateľskú príručku, aby ste si prečítali nastavenie POP.
Blahoželáme! Ak sa vám zobrazí táto obrazovka, ste úspešne nastavili svoj profil. Teraz sme pripravení na nastavenie nášho kontaktného priečinka programu Outlook.
Zloženie adresára kontaktov
Rozdeľovací zoznam môžete zadať manuálne do programu Outlook alebo importovať ďalšie webové adresáre - napríklad adresár GMail, Yahoo alebo Hotmail. Väčšina poskytovateľov elektronickej pošty nám umožňuje exportovať náš adresár do zdroja údajov kompatibilného s programom Outlook. Napríklad služba Gmail nám umožňuje exportovať naše kontakty do súboru CSV kompatibilného s aplikáciou Outlook.
Funkcia importu programu Outlook podporuje rôzne typy súborov: csv, vcard, RSS, iCalendar a mnoho ďalších, čo je skvelý nástroj na vytvorenie zoznamu distribúcie hromadnej korešpondencie.
Súbor CSV patrí do kategórie "Iný program alebo súbor" v programe Outlook.
Súbory ACT, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, súbory PST, sú niektoré z programových súborov, ktoré podporuje Outlook - pre nás sme zvolili typ súboru s oddelenými čiarami (Windows).
Teraz vyhľadajte súbor CSV, ktorý sme práve exportovali z adresára Gmail.
Zo všetkých týchto priečinkov je kontaktná zložka najlepšou voľbou pre náš účel hromadnej korešpondencie.
Aplikácia Outlook potrebuje niekoľko minút na import vášho kontaktu v závislosti od počtu importovaných e-mailových adries.
Mali by sme byť schopní používať tento kontaktný priečinok po ukončení importu všetkých kontaktov pre hromadnú korešpondenciu.
Sprievodca zlúčením pošty
Začnite s prázdnym dokumentom a otvorte pásku "Pošty" a začnite našu hromadnú korešpondenciu.
Sprievodca je najlepší spôsob, ako začať začať s prvým cvičením hromadnej korešpondencie.
Výber príjemcov správy
Sprievodca nás požiada o výber typu dokumentu pre našu hromadnú korešpondenciu, e-mailové správy sú vhodným typom dokumentu pre dnešné hromadné spracovanie pošty.
Môžeme začať písať našu e-mailovú správu z prázdneho dokumentu, šablóny alebo existujúceho dokumentu.
Zvoľte priečinok s kontaktmi programu Outlook ako náš zoznam distribúcie hromadnej korešpondencie v kroku 3.
Máme možnosť použiť ktorýkoľvek z poštových profilov, ktoré nastavujeme v našom systéme.
Počet kontaktov by mal byť viac ako nula, ak program Outlook importoval vašu adresu služby Gmail úspešne.
Vyberte osoby, ktoré chcete zahrnúť do distribúcie e-mailu začiarknutím príslušných políčok.
Zostavenie e-mailovej správy
Začnite písať svoju e-mailovú správu a vložte hromadné polia, kam chcete umiestniť prispôsobené správy - napríklad názov alebo priezvisko na príslušnom mieste dokumentu.
Každé pole zlúčenia bude uzavreté vo vnútri dvojitého švu; po dokončení sprievodcu hromadnou korešpondenciou sa nahradia informácie o vašej kontaktnej karte.
Zobrazte si ukážku svojej e-mailovej správy a zistite, ako Word spracováva polia zlúčenia kliknutím na prepojenie "Ďalšie: ukážte e-mailové správy".
Ak ste s ukážkou spokojní, kliknite na prepojenie "Ďalšie: dokončenie zlúčenia" a aplikácia Word odošle zlúčený e-mail všetkým príjemcom so spoločným predmetom.
Prispôsobenie riadku predmetu
Sprievodca rozdelí proces hromadnej korešpondencie na tieto kroky: výberom správneho typu dokumentu a šablóny, vytvorením distribučného zoznamu, vyhodnotením náhľadu hromadnej korešpondencie a odosielaním e-mailov všetkým príjemcom.
V tomto okamihu si môžete všimnúť dve spoločné aktivity na písanie e-mailov, ktoré sprievodca nepodporuje, písanie prispôsobených predmetov a nastavenie rôznych príloh. Musíme použiť makro, aby sme ich urobili v hromadnej korešpondencii, najlepšie pred dokončením sprievodcu.
S otvoreným listom stlačte "Alt + F11" a dvakrát kliknite na "ThisDocument" v pracovnom okne programu Word, otvorte editor makra.
Vložte tento kód makra napísaný expertným makro kodérom hutchinsfairy do prázdneho podokna a uložte ho.
Dim WithEvents wdapp Ako aplikácia
Dim EMAIL_SUBJECT ako reťazec
Dim FIRST_RECORD Ako booleanSúkromné pod Dokument_Open ()
Nastavte wdapp = Aplikácia
ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1End Sub
Private Sub Document_Close ()
Nastavte wdapp = Nič
End Sub
Súkromné Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal Doc As Document, Zrušiť ako Boolean)
Dim i ako celé čísloS nástrojom ActiveDocument.MailMerge
Ak FIRST_RECORD = True potom
EMAIL_SUBJECT = .MailSubject
FIRST_RECORD = False
Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Koniec Aki = .DataSource.DataFields.Count
Do I> 0
.MailSubject = Nahradiť (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare)
i = i - 1
slučkaKoniec s
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc ako dokument, ByVal StartRecord ako dlho, ByVal EndRecord ako dlho, Zrušiť ako Boolean)
FIRST_RECORD = True
End Sub
Private Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc ako dokument, ByVal DocResult ako dokument)
ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub
Vráťte sa späť do dokumentu a kliknutím na odkaz "Ďalej: dokončite zlúčenie" odošlite svoj e-mail.
Kliknutím na odkaz "Elektronická pošta ..." odošlite svoju správu.
Do riadku predmetu umiestnite vhodné zlúčovacie polia, obklopené vresom.
Makro analyzuje zlúčené pole a nahradí ho priezviskom jeho priezvisko, keď program Word posiela e-mailom.
Pripojenie rôznych položiek k vášmu e-mailu
Doteraz sme sa naučili ako používať sprievodcu hromadnou korešpondenciou a ako prispôsobiť polia predmetov - a dokončiť dnešný výukový program, ukážeme vám doplnok tretej strany, ktorý nám umožní priložiť k jednotlivým e-mailom iný súbor.
Stiahnite si doplnok, rozbaľte ho a zistíte, že doplnok prichádza ako šablóny Word Document. Použite "CreateEMailData Word 2007 Ver02", ak používate slovo 2007 alebo 2010 a "CreateEMailData Word 2003 Ver02", ak používate program Word 2003.
Skopírujte príslušnú šablónu dokumentu do priečinka "% appdata% \ Microsoft \ Word \ STARTUP", kde je priečinok "% appdata%" vašou spúšťacou zložkou Microsoft - v našom prípade je to "C: \ Users \ zainul \ AppData \.
Reštartujte svoj program Word po skopírovaní súboru do spúšťacej zložky spoločnosti Microsoft a mali by ste vidieť dva nové doplnky: Vytvoriť súbor s údajmi a zlúčiť do e-mailu v ponuke "Posielanie".
Pripravte si dátový súbor s tabuľkou s dvoma stĺpcami - e-mailovou adresou príjemcu v ľavom stĺpci a úplnou cestou k súboru s prílohami v pravom stĺpci a potom ho uložte pod rovnaký priečinok ako dokument hromadnej korešpondencie ako "MergeAttachmentsData". Musíme zdôrazniť, že musíte súbor uložiť ako "MergeAttachmentsData", inak doplnok nemôže nájsť súbor na vyhľadávanie príloh.
Vráťte sa do dokumentu hromadnej korešpondencie a rozdeľte dokumenty na jednotlivé súbory.
Zobrazí sa okno s novým slovným dokumentom a kliknite na tlačidlo doplnku "Zlúčiť na e-mail". Jednoducho kliknite na tlačidlo "Ok" v žltom dialógu, pretože sme už pripravili dátový súbor.
Vložte správny predmet e-mailu, kliknite na tlačidlo OK a aplikácia Outlook pošle váš e-mail s prílohou, ktorú zadáte v dátovom súbore.
Slovo s mnohými užitočnými funkciami je naozaj skvelým nástrojom na zvýšenie produktivity. Tešíme sa na napísanie ďalších článkov programu Word pre našich čitateľov. Zatiaľ sa pozrite na ďalšie články článkov na našich stránkach.
Dúfame, že ste sa naučili, ako používať hromadnú korešpondenciu pošty z dnešného článku. Neváhajte diskutovať o iných tipoch na hromadnú korešpondenciu s ostatnými kolegami čitateľmi v sekcii komentárov.
