Zastaviť späť na čas strávený odosielaním a prijímaním e-mailov

Fotografia H je pre doma

E-mail môže uľahčiť komunikáciu, ale môže tiež vyčerpať váš čas. Zistite, ako spracovať prichádzajúce e-maily a napísať odchádzajúci e-mail, aby ste ušetrili čas.

Podľa prieskumu z roku 2005 odhady zamestnancov odhalili, že čas strávený na e-mailu spôsobil, že podnik s 10 000 zamestnancami stratil odhadovaných 152 miliónov dolárov miezd ročne.

E-mail má jednoznačne svoje nevýhody. Nejasné e-maily odvádzajú zamestnancov od dôležitých úloh spojených s prácou, cloudovými komunikačnými kanálmi a často vytvárajú prácu navyše. Vyhnite sa nástrahám e-mailov podľa nasledujúcich návrhov.

Ako prichádzajúci e-mail môže strácať čas

Foto od Dvortygirl

Existuje mnoho typov e-mailových správ, ktoré môžu strácať čas. Tie, ktoré:

Mohlo by byť znížené z viacerých správ a zhrnuté do komplexnej správy
Netýkajte sa priamo na vás
Vzťahujú sa na vás, ale nie na priamu cestu, čo vám neumožňuje, ako alebo v prípade, že by ste mali reagovať (a zjedzte čas)
Nesmerujte na to, aby ste podnikli nejaké kroky (čo je neproduktívne)
Odstraňujte a / alebo povzbudzujte, aby ste strácali čas na webe
Nie sú vhodné pre e-mail a dávajú väčší zmysel prostredníctvom dynamického komunikačného kanálu, akým je napríklad obchodné stretnutie alebo nejaký vhodný formát pre obsah (napríklad samostatný dokument bohatý na informácie)

Ako efektívne spracovávať prichádzajúci e - mail

Aby ste mohli efektívne čítať a spracovávať e-maily, musíte sa sústrediť na dve veci - určiť správu e-mailu (alebo nedostatok) a rozhodnúť sa, aké kroky treba podniknúť v reakcii.

Krok 1: Vyjdite správu (alebo nedostatok)

Kedykoľvek budete čítať nový e-mail, zoberte čo najmenší čas na to, aby ste zistili:

Či sa vám reproduktor priamo alebo nepriamo zaoberá
Či vám rečník povedal, čo očakávajú od vás
Či sa to deje jasne
Či je celková správa relevantná pre vás
Či sa celková správa zdá byť vhodná vzhľadom na kontext Vášho vzťahu k odosielateľovi (resp. Nedostatok, ak sa pokúšajú iniciovať obchodný vzťah napríklad)

To vám pomôže zistiť, aké je správa e-mailu a ako chcete odpovedať. To znamená, že ak chcete na prvom mieste reagovať.

Je obzvlášť dôležité uvedomiť si, či rečník robí jednu alebo viac vecí, ktoré vás môžu prilákať k plytvaniu drahocenného času, ako napríklad:

Nie je jasné, čo sa snažia povedať
Používanie jazyka mätúcim alebo eufemickým spôsobom, aby sa zabránilo konkrétnemu rozprávaniu (napr. "Myslím, že musíme mať srdce k srdcu v určitom okamihu" versus "Môžete mi volať tento týždeň, aby sme mohli hovoriť po telefóne o niečom dôležitom? ")
Rambling alebo odchádzajúce témy
Vrátane informácií, ktoré nie sú vašou podnikateľskou činnosťou, nevhodné, urážlivé alebo nesúvislé
Cc alebo bcc'ing vás na správy, ktoré nie sú pre vás relevantné
Opakovanie rovnakej správy prostredníctvom rôznych e-mailov alebo opakovanie toho, čo už bolo pokryté v predchádzajúcich komunikáciách iných ako e-mail
Písanie o niečom, čo ste už diskutovali a vyriešili - zábudlivo alebo nedbanlivo

V týchto typoch situácií buďte obzvlášť opatrní, aby ste reagovali efektívnym spôsobom, ktorý minimalizuje, koľko času strácate na komunikáciu. Pretože je jednoduché nechať vyššie uvedené nejednoznačné e-mailové scenáre vyčerpávať čas.

Krok 2: Rozhodnite sa, aké kroky treba podniknúť

Keď viete, o čom je správa, najdôležitejší spôsob odpovede. Tu sú niektoré typické odpovede:

Posun konverzácie na lepšie komunikačné médium, ako napríklad telefonické a konferenčné hovory
Reakcia na opakovanú otázku, ktorú žiadajú viacerí ľudia - nie prostredníctvom e-mailu, ale prostredníctvom média bohatého na informácie, ktoré možno zdieľať, napríklad dokladu Google
Nereaguje na správy, ktoré neumožňujú jasne vysvetliť, čo od vás očakáva rečník (aj keď je to trochu nezdvorené)
Riešenie nejasných správ s priamymi a stručnými konkrétnymi otázkami, ako napríklad: "Ak chcete, aby správa bola dokončená?" Alebo "Ako by ste chceli, aby som prispel k tomuto projektu?"
Vyzdvihnutie telefónu a volanie osoby kedykoľvek začne dochádzať k dramatickému alebo komunikačnému zlyhaniu - vytiahnutie prostredníctvom e-mailu trvá dlhšie a môže zhoršiť konflikt

Krok 3: Vráťte sa na úlohu

Najdôležitejšie je, že po odpovedi na e-mail (ktorý môže pozostávať z toho, že ste neodpovedali a namiesto toho ste vymazali správu), musíte sa vrátiť späť na úlohu. Presuňte sa na ďalší e-mail čakajúci vo vašej doručenej pošte alebo prepnite rýchlostné stupne a vráťte sa späť do práce, a nie na odpoveď na požiadavky iných osôb.

Ako odosielanie e-mailu môže strácať čas

Foto od Adikosu

Okrem toho existuje mnoho typov e-mailových správ ty posielaš čo môže strácať čas. Tie, ktoré:

Sú zbytočne zapuzdrené do niekoľkých správ, z ktorých každý si vyžaduje čas a zamyslenie sa na mieru, namiesto jedného komplexného
Nevzťahujte sa priamo na príjemcu, čo je strata úsilia z vašej strany
Nie sú dostatočne jasné a vyčerpávajú dlhé e-mailové konverzácie a / alebo nedorozumenia alebo žiadne produktívne kroky (čo znamená, že budete musieť tráviť čas začatím konverzácie neskôr)
Nepokierajte príjemcu, aby podnikol nejaké kroky, čo je neproduktívne
Odstraňujte a povzbudzujte príjemcu, aby strácal čas na webe - čo znamená, že vás povzbudzuje rovnako
Nie sú vhodné pre e-mailový formát, ale lepšie komunikujú prostredníctvom konverzácie v reálnom čase alebo prostredníctvom inštruktážneho alebo informačne bohatého dokumentu, ako je manuál, blogový článok, FAQ, firemný report alebo prezentácia programu PowerPoint

Ako efektívne posielať e - mail

Ak chcete písať e-maily, ktoré v dlhodobom horizonte nestratia svoj čas (nehovoriac o čase vášho príjemcu), musíte sa sústrediť na päť vecí: komunikovať s jasnou správou, žiadať od príjemcu kroky, skôr ako zasiahnete odoslanie a efektívne sledovať.

Krok 1: Získajte prehľad o vašej správe

Skôr ako dokončíte návrh e-mailu, musíte sa na správu dostať jasne. určenie:

Čo chcete komunikovať
Prečo chcete komunikovať
Aké kroky chcete prijať váš príjemca
Ako ich môžete najlepšie presvedčiť, aby podnikli takéto kroky

Tu sú niektoré bežné dôvody na odoslanie e-mailu:

Pripomenúť niekomu termín
Dať niekomu písomné pokyny o úlohe
Ak chcete požiadať o rýchlu otázku, na ktorú je možné odpovedať zodpovedajúcim spôsobom prostredníctvom písania
Ak chcete odpovedať na rýchlu otázku, na ktorú je možné odpovedať zodpovedajúcim spôsobom prostredníctvom písania
Odovzdávať časovo citlivé informácie
Ponúknuť dostupné dátumy na plánovanie schôdze
Pokračovať po stretnutí a ukázať ocenenie

Vo všetkých týchto príkladoch, s výnimkou posledného, chcete, aby váš príjemca vykonal nejaké kroky (aj keď vám to odpovedá).

Niekedy táto akcia nevyzerá ako akcia. Možno chcete:

Prejdite pozdĺž tipu pre svojho spolupracovníka
Nechajte svojich priateľov poznať, že ste bezpečne pristáli na vašom mieste cesty
Dajte stručnú aktualizáciu o tom, ako robíte na svojom novom mieste určenia a ako sa dá dosiahnuť v najbližších niekoľkých týždňoch

V každej z týchto situácií nehovoríte príjemcovi, aby vykonal určitú akciu. Predpokladá sa však, že od nich sa neočakáva, že budú robiť akékoľvek kroky, ak dáte e-mailom správne uzatvorenie alebo aspoň podpísaním vášho mena. Chápu, že komunikácia môže ľahko skončiť s vaším e-mailom; že nemusia reagovať.

Krok 2: Požiadajte príjemcu o prijateľné kroky

Ak chcete písať efektívne e-maily, ktoré vám ušetria čas, je potrebné, aby ste ich spustili. A musíte sa uistiť, že váš príjemca je jasný, aké kroky sa od nich očakávajú.

Ak nemáte na to záujem, ale snažíte sa vysvetliť svoj životný príbeh alebo vysvetliť, prečo sa rozhodnete pre ďalší model iPhone namiesto toho, aby ste získali ten najnovší model, môžete zabudnúť na šetrenie času, pretože pero písanie trvá veľa myšlienok a času.

Zamerajte sa na nasledujúce skutočnosti, keď je e-mail možné spustiť:

Stanovenie termínov
Definovanie pohotovostných plánov
Ponúknite potenciálne možnosti ďalšieho konania (napríklad časy, ktoré ste k dispozícii na schôdzku in-person, miesta, na ktoré sa môžete stretnúť)
Poskytnutie stanoviska na požiadanie
Vytváranie požiadavky, ktorá je vhodná na písanie a je skutočne výhodnejšia ako použitie iného spôsobu komunikácie
Poskytnutie súboru pokynov pre úlohu, ktorú váš príjemca súhlasil s vykonaním

Buďte proaktívni a presvedčiví pri navrhovaní akčných krokov. Vyhýbajte sa otázkam s otvorenou koncovkou, pokiaľ nie je iná možnosť. Vzhľadom na to, že otvorené otázky sú opakom akčného obsahu.

Tu sú niektoré príklady:

Namiesto toho, aby požiadal príjemcu, aby vám dal svoj rozvrh (a stratíte e-mail v procese) - začnite tým, že pošlete svoje dostupné časy stretnutia.
Namiesto toho, aby ste sa od svojho príjemcu opýtali, čo si myslí o určitom obchodnom rozhodnutí, načrtnite potenciálne rozhodnutie a požiadajte o vytvorenie spätnej väzby. týmto spôsobom nebudú musieť prísť s niečím samostatne a namiesto toho budú musieť pracovať

E-mailom môžete podať žalobu prostredníctvom jasných inštrukcií pre čitateľa a udržiavať obsah skôr než otvorený.

Čo je najdôležitejšie, musíte sa uistiť, že akékoľvek kroky, ktoré očakávate od svojho čitateľa, sú jasne oznámené. Nepredpokladajte, že vedia, že chcete tento týždeň zorganizovať schôdzku, len ponúknete svoje dostupné časy. Nepredpokladajte, že vedia, na ktorú pracovnú úlohu sa vzťahuje vaša sada inštrukcií. Uveďte to výslovne a láskavo im dajte vedieť, čo chcete, aby robili.

Krok 3: Vytvorte dobrú štruktúru

Jeden, ktorého správa je jasne definovaná a vy ste ju spravili, je čas zorganizovať ju takým spôsobom, ako vyjadriť túto jasnosť a vaše žalobné požiadavky.

odseky: Všeobecným pravidlom, ktoré treba dodržiavať, je dodržiavanie odsekov pod piatimi vetami. Nie je len ťažké sústrediť sa na dlhé odseky pri čítaní na webe, ale neoblomné odseky dávajú príjemcovi príležitosť stratiť pozornosť a pravdepodobne chýbať v najdôležitejších bodoch. To potom vedie k nedbalým alebo redundantným reakciám, ktoré obklopujú komunikačný kanál.

viet: Pri písaní viet používajte aktívny hlas. Udržujte vety krátke a do určitej miery. Nepoužívajte tangenty alebo zbytočne vysvetľujte svoje úvahy alebo pocity o veciach. Namiesto toho sa pridržiavajte faktov a akých krokov požadujete od príjemcu.

slová: Pokúste sa nepoužívať veľké slová alebo slang, ak neviete, že ich publikum ich bude rozumieť. Vyvarujte sa vtipov a kultúrnych odkazov, ktoré by mohli byť nesprávne pochopené, pretože všetko, čo možno ľahko interpretovať, je potenciálnou prekážkou efektívnej komunikácie.

Vyhnite sa dodatočným slovám a kvalifikačným frázam. "Vzhľadom na súčasnú situáciu, v ktorej sa to momentálne deje, myslím si, že by mohlo byť rozumné ..." je kvalifikačné tvrdenie, že nielenže odpadá slová a čas, ale odvádza od skutočného posolstva. Namiesto toho stačí uviesť svoje odporúčanie bez toho, aby ste si ho museli kvalifikovať.

Iný príklad: "Zaujímalo by ma, či by som sa vás mohol spýtať ..." Vystrihnite toto znenie a jednoducho položte otázku. Zvýši vašu dôveru, pretože nebudete podvedome žiadať o povolenie aktívne komunikovať.

Interpunkcia: Udržujte interpunkciu jednoduché. Kvalifikačné slová a frázy sú efektívne iba vtedy, keď sa používajú na vytvorenie zdvorilosti pri začatí komunikácie s niekým, s kým by ste chceli mať obchodný alebo osobný vzťah. V takýchto prípadoch nemusíte nutne chcieť byť na blížiacej sa, ale použite nejaké zdvorilé frázy, ktoré ukážu úctu k svojmu času.

Minimalizujte používanie čiar - to vám prirodzene pomáha udržať krátke vety. Vyhnite sa lenivému textovému inšpirovanému rozprávaniu, s nadmernou aplikáciou dot-dot-dot a následných čiar. Namiesto toho bodkujte svoje vety správnou angličtinou a využívajte kontrakcie, keď to dáva zmysel, pretože robia čítanie lepšie.

Navyše, zvážte interpunkčné zoznamy s bodkami a pomocou radu pomlčiek rozdelte hlavné časti (ktoré môžu obsahovať jeden alebo viac odsekov).

Odrážky a oddiely sekcií zvyšujú čitateľnosť webu a pomáhajú vám lepšie usporiadať správu.

Krok 4: Upraviť pred odoslaním

Skôr ako pošlete e-mail, vezmite si 1-2 minúty na to, aby ste si ho nahlas prečítali. To vám pomôže chytiť chyby alebo si všimnete nepríjemných častí, ktoré by ste normálne nehovorili osobne. Odstráňte tieto ďalšie slová a zjednodušte interpunkciu. Odrážajte zoznamy a oddeľte odseky.

Keď môžete odpovedať na nasledujúce otázky "áno", potom ste pripravení zasiahnuť "poslať":

Je správa jasná?
Sú očakávania účinné a jasne stanovené?
Bude môj príjemca môcť úspešne prijať svoju správu? Úspech znamená, že vedia, akú odpoveď sa od nich očakáva.
Keby boli roly zvrátené, mohli by som túto správu úspešne prijať?

Krok 5: Účinné sledovanie

Okrem toho buďte aktívny pri sledovaní svojich e-mailov. Ak niekto nereaguje na priamu žiadosť, nestrácajte čas premýšľaním o tom, čo sa stalo. Namiesto toho pošlite s nimi zdvorilý, ale priamy následný e-mail. Uplatnite zásady uvedené vyššie. A nestrácajte príliš veľa času a snažte sa získať odpoveď. ak príjemca s vami nehovorí, vedieť, kedy sa má ďalej pohybovať, alebo sa k nim priblížiť osobne.

Použite e-mail na uloženie času

E-mail vám môže ušetriť veľa času, ak viete, ako ho efektívne používať. A to platí aj pre odosielanie a prijímanie správ.

E-mail sa najlepšie používa na doručovanie správnych správ, ktoré sú adekvátne oznamované prostredníctvom písania. Ak využívate výhody e-mailu a vyhnite sa mnohým nástrahám stráveným časom, slúži ako výkonný nástroj.