Zabudnite na triky Tu je najlepší spôsob, ako usporiadať doručenú poštu do služby Gmail

E-mailové doručené kópie sa stále objavujú. Prvý Google zaviedol Prioritnú poštu a teraz používa karty kategórií. Dropbox zakúpil poštovú schránku, ktorá mení vašu doručenú poštu na zoznam úloh. Program Microsoft Outlook.com má funkciu Sweep, ktorá automaticky vyčistí vašu schránku.

To všetko sú pokusy o správu e-mailovej schránky pre vás. Tieto triky nie sú nikdy tak chytré ako vy, takže môžete urobiť svoj e-mail oveľa chytřejší tým, že budete mať aktívnejšiu úlohu.

Budeme používať službu Gmail tu, ale zásady by mali byť podobné pre každý poštový klient.

Použite klasickú doručenú poštu

Po prvé, zbavíme sa toho, čo Gmail používa dnes. Tieto priečinky doručené pošty nikdy nedosiahli správne kategórie a priority. Nútia vás, aby ste prešli celým e-mailom, aby ste si nenechali ujsť nič a povzbudili vás k tomu, aby ste stále dostali nevyžiadanú nevyžiadanú e-maily tým, že ich zametali pod koberec.

Ak chcete použiť klasickejšiu doručenú poštu v službe Gmail, kliknite na ikonu ozubeného kolieska a vyberte možnosť Nastavenia. Kliknite na kartu Doručená pošta, kliknite na pole Typ doručenej pošty a vyberte Neprečítané ako prvé. Všetky karty a prioritné možnosti zmiznú.

Odhlásiť sa od e - mailu sa vám nestará

Pri vypnutých kategóriách a prioritách s kartami sa všetky e-maily zoradia do jednej veľkej hromady. Všetky tieto zbytočné e-maily a bulletiny týkajúce sa sociálnych sietí, ktoré vám nebudú zaujímať, budú vo vašej doručenej pošte spolu s aktuálnymi dôležitými e-mailmi.

To je dobré - skôr než len zametanie e-mailov, ktoré nechcete vidieť pod koberec, mali by ste ich zabrániť, aby prišli úplne.

Zvážte typ e-mailov, ktoré nechcete vidieť. Bežné typy zbytočných e-mailov zahŕňajú upozornenia Facebooku a Google+, propagačné e-maily a bulletiny, o ktorých ste sa neúmyselne prihlásili. Vždy, keď príde e-mail, ktorý nechcete vidieť, otvorte ho a použite odkaz Odhlásiť sa z odberu - zvyčajne nájdete tieto informácie v spodnej časti e-mailu - odhlásenie od e-mailu a zabránenie príchodu do budúcnosti.

(Všimnite si, že by ste nemali používať odkaz na odhlásenie, ak je e-mail skutočne spam, pretože spammer to považuje za znamenie, že niekto číta e-mail a posiela ešte väčší počet spamov. Kliknite na tlačidlo Spam, ak je to skutočný spamový e-mail a ak je to legitímna organizácia, kliknite na položku Zrušiť odber.)

Samozrejme, skutočné odhlásenie je o niečo viac práce vopred, ale vďaka tomu je váš email oveľa viac zvládnuteľný v dlhodobom horizonte. Vždy, keď príde e-mail, o ktorý sa vám nestará, použite odkaz Odhlásiť odber a okamžite zabráňte príchodu budúcich e-mailov.

Odoslať nepotrebné e-maily, ktoré sa nedajú odhlásiť z koša

Podľa zákona USA (konkrétne zákona CAN-SPAM) je v skutočnosti nelegálne, aby spoločnosť neposkytla odkaz na odhlásenie vo svojich e-mailoch, takže sa môžete odhlásiť z budúcich e-mailov. Avšak niektoré spoločnosti buď nedostali pripomienku, alebo je to jedno. Namiesto toho, aby ste sa snažili odstrániť e-mailové zoznamy, môžete jednoducho vytvoriť filter, ktorý odošle všetky budúce e-maily z nich do koša, kde ich nemusíte vidieť.

Keď sa zaoberáte takýmto e-mailom v službe Gmail, otvorte ho, kliknite na odkaz Viac a vyberte možnosť Filtrovať takéto správy. Nalaďte svoj filter, aby ste zablokovali e-maily - napríklad ak sa vám niekto zaujíma o prijímanie iných e-mailov od tohto odosielateľa, môžete filtrovať na základe ich e-mailovej adresy. Použite filter na odoslanie všetkých takýchto e-mailov do koša.

Automaticky archivovať e-maily, ktoré nechcete vidieť

Niektoré e-maily sú dôležité, ale možno ich nechcete vidieť. Napríklad online obchody vám môžu posielať potvrdenku vždy, keď si od nich niečo zakúpite. Je dobré mať takéto príjmy len v prípade, že ich potrebujete, ale ak často nakupujete produkty a nikdy nechcete vidieť takéto e-maily, možno budete chcieť zabrániť tomu, aby sa dostali do vašej schránky na prvom mieste.

Platí to pre mnoho rôznych typov e-mailov - napríklad služba PayPal pošle vám e-mail s informáciou "Prenemujeme peniaze do banky" pri každom vyberaní peňazí. Môžete mať tento e-mail pre vaše záznamy, ale možno nebudete chcieť vidieť v doručenej pošte.

Ak automaticky archivujete takéto e-maily, ako sú tieto, môžete tento proces umiestniť na autopilotu. Stačí otvoriť takýto e-mail, kliknúť na tlačidlo Viac v službe Gmail a vybrať možnosť Filtrovať takéto správy. Nalaďte filter tak, aby zahŕňal e-maily, ktoré chcete chytiť - pravdepodobne na základe predmetu, ak je to vždy rovnaké. Povedzte Gmailu, aby automaticky archivoval e-maily a označil ich ako prečítané, aby vás neobťažovali.

Môžete tiež mať Gmail automaticky použiť štítok, napríklad "Automaticky archivovaný" alebo špecifickejšie štítok. To vám umožní rýchlo nájsť e-maily v budúcnosti, ak ich skutočne potrebujete.

Nastavenie automatických štítkov

Ak ste tento postup sledovali, mali by ste znížiť objem prichádzajúcich e-mailov. Teraz vám pomôžeme zoradiť e-maily, o ktoré sa staráte.

Táto časť je voliteľná, ale môže vám pomôcť, ak dostanete veľa e-mailov - najmä na rôzne účely. Môžete napríklad skombinovať niekoľko účtov služby Gmail do jednej doručenej pošty a získať všetky osobné a pracovné e-maily na rovnakom mieste.

Skúste vytvoriť filtre, ktoré automaticky zoradia prichádzajúci e-mail na konkrétne štítky. Napríklad, môžete mať e-maily z banky automaticky získať štítok "banka". Môžete mať osobné e-maily získať štítok "Osobné" a pracovné e-maily získať štítok "Work". Príjmy za zakúpené produkty môžu získať označenie "Príjmy". Nie je potrebné robiť túto časť ručne - stačí nastaviť Gmail, takže automaticky zoraďuje váš e-mail do kategórií pre vás.

Farebný kód všetkých týchto štítkov a môžete mať svoj e-mailový klient automaticky kategorizovať svoje e-maily a ukázať vám na prvý pohľad, odkiaľ sú. Ak chcete farebne označiť štítok v službe Gmail, kliknite na jeho farebné pole v ľavom okne a vyberte novú farbu.

S takým systémom štítkov môžete dokonca mať aplikáciu Gmail v systéme Android a oznamovatelia e-mailov na iných platformách vás oznamujú iba vtedy, keď prídu nové správy na dôležitých štítkoch, čím zabránia preťaženiu upozornení.

Ak existujú určité e-maily, ktoré chcete zdôrazniť - možno e-maily od šéfa alebo manžela - môžete nastaviť filter na automatické označovanie správ od odosielateľa pri príchode. Môžete vybrať typ doručenej pošty "Starred first" v nastaveniach doručenej pošty služby Gmail, takže také dôležité e-maily sa automaticky dostanú do hornej časti doručenej pošty. To sa stane presne podľa toho, ako konfigurujete službu Gmail - nebudete musieť bojovať s prioritným systémom doručenej pošty a pokúsite sa naučiť Gmail, čo je skutočne dôležité.

Toto nie je proces nastavenia a zabudnutia. Samozrejme, po odhlásení z e-mailu alebo pri nastavení filtra, váš e-mailový klient bude naďalej konať vo všetkých prichádzajúcich e-mailoch - vždy však budú k dispozícii nové typy e-mailov. Budete musieť podniknúť kroky na ich zrušenie a správne filtrovanie, čím zabránite opätovnému neorganizovaniu e-mailovej schránky.

E-mailové triky sa pokúšajú automatizovať tento proces - pokúšajú sa automaticky skryť e-maily, ktoré nechcete vidieť, zdôrazniť, čo je dôležité a kategorizovať svoj e-mail pre vás. Ale s o niečo viac up-front práce, môžete nastaviť svoju e-mailovú schránku pracovať presne tak, ako chcete, vylúčiť potrebu všetkých týchto trikov.