Ako archivovať e-mailové správy v programe Outlook 2013

Vždy nám bolo povedané, že zálohovanie našich údajov je dobrý nápad. No, ten istý koncept sa môže rozšíriť aj na e-mail. Možno budete chcieť archivovať svoj e-mail tak často, napríklad mesačne, štvrťročne alebo dokonca ročne.

Ukážeme vám, ako archivovať e-maily v programe Outlook 2013 a ľahko ich sprístupniť v programe. Váš e-mail je uložený v súbore .pst. Ak chcete archivovať e-maily, posunieme e-mail na archív .pst.

POZNÁMKA: Keď archivujete svoj e-mail do iného súboru .pst, všetky e-maily, ktoré ste zvolili na archiváciu, sa presunú do archívneho súboru a už nie sú k dispozícii v hlavnom súbore PST..

Ak chcete začať archivovať svoj e-mail, kliknite na kartu "Súbor" na karte.

Na obrazovke Údaje o účte kliknite na tlačidlo "Vyčistiť nástroj" vedľa položky "Vyčistenie pošty."

V rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť "Archivovať ...".

Zobrazí sa dialógové okno Archív. Vyberte možnosť "Archivovať tento priečinok a všetky podpriečinky" a vybrať priečinok, ktorý chcete archivovať. Ak chcete archivovať všetky svoje e-maily, vyberte uzol s vašou e-mailovou adresou v hornej časti.

Kliknutím na rozbaľovací zoznam "Archivovať položky staršie ako" vyberte najnovší dátum pre položky, ktoré sa majú archivovať. Objaví sa kalendár. Vyberte dátum v aktuálnom mesiaci kliknutím na dátum alebo prejdite na iný mesiac a vyberte dátum. Všetky položky staršie ako vybratý dátum budú archivované.

Ak chcete archivovať položky, ktoré nie sú nastavené na automatické archivovanie pomocou funkcie AutoArchive, začiarknite políčko "Zahrnúť položky s" Začiarknuté políčko "Automatické archivovanie" začiarknuté.

Poznámka: AutoArchive v programe Outlook 2013 funguje rovnakým spôsobom ako v programe Outlook 2010.

Kliknite na tlačidlo "Prehľadávať", ak chcete zmeniť miesto, kde sa uloží archívny súbor a názov archívneho súboru. Po vykonaní výberu kliknite na tlačidlo OK.

Archivovaný súbor .pst sa uloží na zvolené miesto.

Všimnite si, že všetky e-mailové správy, ktoré ste vybrali na archiváciu, už nie sú k dispozícii v hlavnom súbore PST. Archivovaný súbor .pst by mal byť k dispozícii automaticky v programe Outlook. Ak sa tak nestane, kliknite na kartu Súbor.

V modrom paneli na ľavej strane obrazovky Informácie o účte kliknite na položku "Otvoriť a exportovať".

Na obrazovke "Otvoriť" kliknite na položku "Otvoriť súbor údajov programu Outlook".

Otvorí sa dialógové okno Otvoriť súbor údajov programu Outlook. Prejdite na miesto, kde ste archivovali súbor .pst, vyberte ho a kliknite na tlačidlo OK.

V ľavej časti hlavného okna pošty programu Outlook sa zobrazí sekcia s názvom "Archívy" a archivované e-maily sú k dispozícii.

Archivácia e-mailu vám môže pomôcť udržiavať e-maily organizované, uľahčovať vyhľadávanie starších e-mailov a udržiavať priečinky doručenej pošty a priečinkov neporušené.