Ako vytvoriť a odoslať e-mail v programe Outlook 2013
Aplikácia Outlook je pomerne synonymom e-mailu. Preto, okrem všetkých ostatných funkcií, chcete sa uistiť, že viete, ako ju používať s e-mailom čo najefektívnejšie.
Zaoberáme sa už niekoľko rokov používaním aspektov aplikácie Outlook a starší používatelia Office už budú vedieť všetky tieto veci, ale noví používatelia, podobne ako tí, ktorí potrebujú vedieť, ako používať program Outlook v kancelárskom prostredí, môžu vedieť, ako používať program Outlook denne. To znamená, že je to mnohostranná a vyspelá e-mailová aplikácia, ktorú by používatelia Windows mali mať vo svojom paneli nástrojov.
Keďže sa máme veľa naučiť, máme len málo času na prehru, takže začneme hneď s tým, ako zostavovať a odosielať správy, rovnako ako rozdelenie všetkých možností, ktoré môžete upraviť, aby sa Outlook stal užitočným a príjemným zážitkom.
Rýchlo zostavovanie a odosielanie správ
Ak chcete alebo potrebujete porozumieť základným východiskám aplikácie Outlook, napísali sme na ňom šikovný sprievodca pre začiatočníkov. Odporúčame vám, aby ste si ju prečítali, ak je program Outlook úplne nový.
V opačnom prípade z priečinka Doručená pošta programu Outlook môžete kliknúť na tlačidlo "Nový e-mail" alebo použiť klávesovú skratku "CTRL + N".
Výsledné nové okno správy by malo byť dosť jednoduché. Ak ste niekedy používali program Microsoft Word alebo podobný program na úpravu textu, základné funkcie pre vás budú nepochybne vyznávať.
V tomto okamihu by ste určili, komu posielate svoju správu, aby ste si zložili správu a kliknite na tlačidlo Odoslať. To je všetko dobré a dobré, ak ste práve zložili jednorazovú správu a potom ste s tým hotoví, ale na to je viac.
Aktualizácia kontaktov
Keď vytvoríte nový e-mail, prvá vec, ktorú pravdepodobne budete robiť, je zadanie príjemcu alebo príjemcu. Môžete to urobiť jednoduchým zadaním e-mailovej adresy alebo môžete kliknúť na "To ..." a vybrať si mená z adresára.
Pamätajte si, že ak chcete rýchlo vybrať dve alebo viac adries súčasne, podržte klávesovú skratku CTRL a kliknite na každé meno, ktoré chcete vybrať, a potom zvoľte možnosti adresovania: Do a Cc (alebo Bcc). Keď ste vybrali všetkých svojich príjemcov, kliknite na tlačidlo "OK".
Ak už nemáte telefónny adresár, získali sme vás. Svoje kontakty môžete importovať do programu Outlook z Gmailu alebo podobnej e-mailovej služby.
Zmena adresy Reply-To
Povedzme, že máte viac ako jeden e-mailový účet priradený k programu Outlook. Ako posielate e-maily z vašich ostatných účtov?
Všimnete si, že na tlačidle "Od" je malá šípka. Kliknite na toto tlačidlo a v rozbaľovacom zozname sa zobrazia ostatné účty, aby ste si vybrali ďalší e-mailový účet.
Prípadne môžete použiť e-mailový účet, ktorý nie je priradený k programu Outlook, napríklad ak používate počítač niekoho iného, alebo používate počítač v práci a chcete odovzdať odpovede na váš osobný účet.
Ak to urobíte, pamätajte na pár vecí. Po prvé, akákoľvek správa, ktorú odošlete, sa skopíruje do priečinka Odoslaná pošta, takže neposielajte nič osobne, pokiaľ nemáte v úmysle ho odstrániť a vyprázdniť koš. Ak pošlete správu z práce, pravdepodobne ju uložíte na poštový server.
Podpisy a stacionárne
Možno ste už oboznámení s konceptom podpisov, alebo ich môžete sami používať. V podstate sú podpisy špeciálne vopred zložené kúsky textu, ktoré môžete pripojiť ku každej správe. Môžu to byť vaše kontaktné údaje, dôležité informácie o produkte alebo udalosti, ktoré propagujete, alebo len hlboký citát, ktorý sa vám naozaj páči.
V tomto príklade budeme pripájať podpis s podrobnosťami o budúcich plánoch dovolenky. Pripojíme tento podpis k všetkým e-mailom, ktoré pochádzajú z nášho pracovného účtu, ale nebudú odpovedať ani postupovať ďalej.
Odtiaľto, kým neodstránite podpis pomocou týchto nastavení, zobrazí sa varovné upozornenie pri každom zložení novej e-mailovej správy.
stacionárne?
Podpisy sú dostatočne jednoduché na to, aby ste zistili, ale čo stacionárne? Pokiaľ je to tam správne, poďme sa o tom a prerokujeme. Ako napríklad s podpismi, pravdepodobne ste videli e-mail stacionárny v nejakej forme alebo inej, ale v zásade to funguje takto: od odosielania e-mailov ako HTML, stacionárny vám umožňuje priradiť pozadie, rôzne štýly písma a farbu správy.
Tu vidíte, ako to funguje. Zo zoznamu sme vybrali tému "Medvede", čo nám dáva pozadie s medvedími zdobmi.
Samozrejme, ak ste v práci, možno budete chcieť zdržať správy s plyšovými medveďmi a podobne, ale ak chcete, aby vaše správy naozaj vyčnievať, potom môžete použiť stacionárne funkcie vytvoriť niektoré naozaj atraktívne výsledky.
Odpovedanie na správy a presmerovanie správ
Odpoveď na správy a presmerovanie správ je jednoduchá a pravdepodobne ste si už všimli nástroje na odpoveď na páse kariet.
Vidíte odpoveď, všetko odpovedať (používajte opatrne) a možnosti dopredu, ktoré sú dosť jasné, ale aké sú ďalšie možnosti?
Ak kliknete na "Schôdzka", môžete požiadať o schôdzku, keď odpoviete. pozrite sa na všetky možnosti, ktoré získate, keď to urobíte.
Viac sa budeme venovať schôdzam v nadchádzajúcom článku, kde budeme diskutovať o kalendárnych schopnostiach programu Outlook.
Nastavenie možností odpovede a dopredu
Poďme otvoriť odpoveď a presmeruje možnosti pre rýchly vzhľad. Existuje niekoľko spôsobov, ako môžete zmeniť spôsob, akým vyzerajú originálne správy, keď odpovedáte alebo preposielate, alebo či sú uvedené ako príloha alebo vôbec.
Môžete tiež nastaviť spôsob otvárania odpovedí a dopredu a či sú vaše komentáre predbežné s vaším menom.
Ostatné možnosti e-mailu programu Outlook
V možnostiach Mail sa deje veľa ďalších vecí, takže ešte predtým, než vás opustíme dnes, chceme chvíľu hovoriť o nich.
Tu sú niektoré základné veci, ako sú možnosti editora na zmenu spôsobu zostavovania správ, pravopisu a automatických opráv a podpisových a stacionárnych možností, na ktoré sme sa už dotkli.
Mnohé z týchto možností sa otvárajú na čiastkové možnosti. Ak napríklad kliknete na možnosť Možnosti editora, objavíte celý rad ďalších políčok (rozdelených do dvoch kategórií, Proofing a Advanced).
Pri posúvaní nadol existujú možnosti príjmu správ, aby ste si vybrali, ako vás služba Outlook upozorní, keď prídu správy do vašej doručenej pošty.
Rovnako ako spôsob, akým Outlook označuje položky ako prečítané pri použití čítacieho okna.
Môžete sa rozhodnúť, ako často sú správy automaticky ukladané, kde sú uložené, atď.
Keď posielate správy, čo sa stane? S možnosťami "Odoslať správy" vyberte predvolené úrovne dôležitosti a citlivosti, automatickú kontrolu mena a niekoľko ďalších drobných, ale odlišných vylepšení, ktoré môžete urobiť pre používateľov.
Ak máte záujem o sledovanie správ, existujú aj spôsoby, ako to urobiť. Napríklad tu môžete zapnúť potvrdenia o čítaní, ktoré vám posielajú upozornenie vždy, keď niekto číta váš e-mail.
Na záver nájdeme niekoľko možností na zmenu formátu správ, ktoré pravdepodobne nikdy nepoužívate.
Ďalšie možnosti majú niekoľko užitočných funkcií, ako napríklad zobrazenie možností vloženia (prípadne nepríjemné) a či sa budú zobrazovať ďalšie a predchádzajúce odkazy v hlavičkách správ pri prečítaní viacerých správ v doručenej pošte (pravdepodobne užitočné).
Existujú aj možnosti konfigurácie spôsobu, akým program vykonáva vyčistenie konverzácie, ale budeme pokrývať tento a ďalšie aspekty správy pošty programu Outlook v nadchádzajúcom článku.
E-mail je taká neoddeliteľná súčasť programu Outlook, nie je divu, že existuje veľa spôsobov, ako ho nakonfigurovať. Netreba dodávať, že keď sa naučíte používať program Outlook, zistíte, že sa vrátite k možnostiam príležitostne, aby ste zmenili určité aspekty, ako je e-mail formátovaný a správa sa.
Nie sme robili skúmanie programu Outlook, stále máme veľa na vás, ako napríklad spôsoby, ktorými budete pracovať s odosielaním a prijímaním príloh, kalendára, úloh a mnohých, oveľa viac. Zatiaľ by sme však chceli počuť viac od vás, preto prosím chvíľku upozornite na naše diskusné fórum.
