Ako vytvoriť a prispôsobiť zobrazenie priečinka v programe Outlook
Ak pracujete v kancelárii, potom je pravdepodobné, že strávite veľa času zaoberajúcich sa e-mailom, s najväčšou pravdepodobnosťou v programe Microsoft Outlook. Stojí za to chvíľu trvať, kým aplikácia Outlook zobrazí informácie, ktoré potrebujete. Pre e-mail je najlepší spôsob, ako to urobiť, je zobrazenie priečinkov. Tu je, ako fungujú.
Čo je zobrazenie priečinka?
Každé miesto, v ktorom si ponecháte svoj e-mail v aplikácii Outlook - či už je to doručená pošta, odoslané položky, archív, odstránené položky alebo akékoľvek iné miesto - je priečinok. Každá z týchto priečinkov sa v predvolenom nastavení podobá stĺpcom, ktoré obsahujú metadáta o e-mailovej správe, ako napríklad odosielateľ, predmet, dátum a čas prijatia atď. Aplikácia Outlook zoskupuje e-maily podľa dátumu (najnovšie v hornej časti), štýlu neprečítaných správ v tučnom modrom texte a zobrazuje správy, ktoré ste čítali v pravidelnom čiernom písme.
To je predvolený priečinok.
Toto zobrazenie môžete zmeniť, ak chcete. Môžete vytvoriť iný priečinok pre každý priečinok, alebo môžete vytvoriť zobrazenie priečinka, ktoré sa vám páči, a použiť ho pre každú zložku. Aplikácia Outlook má dokonca aj niektoré alternatívne zabudované zobrazenia, z ktorých môžete začať.
Ako zmeniť iný vstavaný pohľad
Ak chcete začať, prejdite na jeden z ďalších vstavaných zobrazení kliknutím na položku Zobraziť> Zmeniť zobrazenie.
Zobrazenie Kompaktné je predvolené zobrazenie, ktoré používa každý priečinok, ale môžete zmeniť na niektorý z nasledujúcich dvoch:
- single: Tým sa odstráni zoskupenie podľa dátumu a všetky vaše správy sa zobrazia v jednoduchom zozname.
- Náhľad: Toto (čiastočne intuitívne) odstráni panel Ukážka.
Ako prispôsobiť existujúci pohľad
Aktuálny priečinok môžete upraviť kliknutím na položku Zobraziť> Nastavenia zobrazenia.
Otvorí sa okno Rozšírené nastavenia zobrazenia, kde môžete zmeniť zobrazenie všetkých vecí.
Ako príklad zmeníme zobrazené stĺpce a nastavenia triedenia. Kliknutím na položku "Stĺpce" otvoríte okno Zobraziť stĺpce.
V pravom stĺpci zvoľte "Zmienka", kliknite na tlačidlo "Odstrániť" a potom kliknite na tlačidlo "OK".
Vráťte sa do okna Rozšírené nastavenia zobrazenia kliknutím na tlačidlo "Zoradiť", čím otvoríte okno Usporiadanie.
V rozbaľovacej ponuke "Zoradiť položky podľa" zvoľte možnosť "Od" a potom kliknite na tlačidlo "OK".
Teraz kliknite na tlačidlo "OK" v časti Rozšírené nastavenia zobrazenia. Zobrazenie priečinka sa zmenilo tak, že stĺpec "Zmienka" je skrytý a priečinok je zoradený podľa osoby, ktorá poslala poštu.
Toto sú len dva rýchle príklady toho, čo môžete urobiť. Môžete pridať alebo odstrániť veľa rôznych stĺpcov, zoskupovať a triediť správy rôznymi spôsobmi a dokonca meniť písma a štýly používané na zobrazovanie správ. Zahrajte si s rôznymi možnosťami a zistite, čo vám najlepšie vyhovuje.
Použiť zobrazenie na iné priečinky
Po prispôsobení vášho zobrazenia môžete použiť rovnaký pohľad na akýkoľvek iný priečinok bez toho, aby ste si museli každý prispôsobiť. Kliknite na položku Zobraziť> Nastavenia zobrazenia a tentokrát kliknite na príkaz "Použiť aktuálny pohľad na iné priečinky".
Vyberte priečinky, na ktoré chcete zobrazenie použiť, a potom kliknite na tlačidlo "OK".
Môžete vybrať toľko priečinkov (alebo podpriečinkov), ako chcete.
Uložiť zobrazenie prispôsobených priečinkov
Môžete tiež prispôsobiť zobrazenie ako šablónu, aby ste ju mohli v budúcnosti použiť aj pre iné zložky. Kliknite znovu na položku Zobraziť> Nastavenia zobrazenia a vyberte príkaz "Uložiť aktuálne zobrazenie ako nový pohľad".
Otvorí sa okno Zobrazenie kopírovania, v ktorom môžete zobraziť názov a vybrať, kto môže vidieť zobrazenie. Keď nastavíte všetko, kliknite na tlačidlo "OK".
Ak kliknete na tlačidlo Zobraziť> Nastavenia prehliadania znova, program Outlook zobrazí váš nový pohľad ako dostupnú voľbu. Ak chcete zobraziť všetky zobrazenia, ku ktorým máte prístup, kliknite na položku Spravovať zobrazenia.
Okno Spravovať všetky zobrazenia vám umožňuje pridať, upraviť a odstrániť zobrazenia a tiež zobraziť nastavenia, ktoré sa uplatňujú pri každom zobrazení.
Vytvorte si pohľad od začiatku
Ak chcete vytvoriť úplne nové zobrazenie, kliknite na tlačidlo "Nové" v okne Spravovať všetky zobrazenia. Otvorí sa okno Vytvoriť nový pohľad.
Vyberte typ základného zobrazenia, ktorý chcete začať, a kliknite na tlačidlo "OK". Otvorí sa okno Rozšírené nastavenia zobrazenia a prispôsobenie vášho zobrazenia môžete tak, ako chcete. Keď skončíte, kliknite na tlačidlo OK, kým sa nevrátite do okna Spravovať všetky zobrazenia a potom kliknite na tlačidlo "Použiť zobrazenie", aby sa zobrazenie použilo v aktuálnom priečinku.
Po vytvorení nového zobrazenia sa môžete pridať k inému priečinku, upraviť ho ďalej alebo použiť ako základ pre iný nový pohľad.
Odstrániť prispôsobenia z zobrazenia
Ak ste vykonali niektoré prispôsobenia vášho existujúceho pohľadu, môžete sa ľahko vrátiť späť k existujúcemu zobrazeniu. To je dobrý spôsob, ako vyskúšať veci bez toho, aby ste sa museli obávať, že ich zrušíte, ak zmeny pre vás nefungujú. Ak chcete odstrániť neuložené prispôsobenia z aktuálneho priečinka, kliknite na položku Zobraziť> Obnoviť zobrazenie.
Pomocou týchto nástrojov na prezeranie si môžete vytvoriť, aby vaše priečinky fungovali presne tak, ako chcete a začali sa skrývať, že preplývajúci zoznam správ.
