Ako filtrovať to, čo položky Outlook stiahne zo služby Exchange

Ak máte obmedzený priestor na disku alebo pomalé pripojenie k internetu, možno budete chcieť obmedziť to, čo aplikácie Outlook stiahne. Ukázali sme vás, ako môžete ovládať položky, ktoré program Outlook sťahuje na základe vekových kategórií, ale to nie je príliš flexibilné. Tiež funguje iba na e-mailoch vo vašej poštovej schránke (a pre Outlook 2016 a neskôr delegovať poštové schránky), takže ak máte prístup k verejným alebo zdieľaným zložkám alebo máte veľa kalendárnych udalostí a úloh, potrebujete inou možnosťou. Krok vpred synchronizácia priečinkov, ktorý vám umožňuje filtrovať veci, ktoré sa preberajú v aplikácii Outlook na základe priečinka.

Poznámka: Synchronizácia priečinkov pracuje so všetkými podporovanými verziami klienta programu Outlook, keď ste pripojení k serveru Microsoft Exchange Server vrátane služby Hotmail alebo Outlook.com. Ak sa pripájate k inej službe, ako je Gmail alebo osobný poštový server, môžete nakonfigurovať tieto možnosti, ale program Outlook ich môže ignorovať.

Možnosti synchronizácie pre priečinok môžete získať kliknutím na položku Priečinok> Vlastnosti priečinka.

Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom na priečinok v navigačnom paneli a potom kliknúť na príkaz "Vlastnosti".

V okne vlastností priečinka prejdite na kartu Synchronizácia.

Dobrou správou je, že na tejto karte je potrebné urobiť iba jednu vec: vytvorte filter. Kliknutím na tlačidlo Filtrovať otvoríte okno Filter a začnete.

Okno Filtrovať vám umožňuje vybrať podmienku (alebo podmienky), ktorú má správa spĺňať pre program Outlook, aby ste ju prevzali do tohto priečinka. Akýkoľvek e-mail, ktorý nespĺňa tieto podmienky, stále existuje na serveri a prístup k týmto e-mailom prostredníctvom webovej aplikácie Outlook alebo Outlook online.

Každá zložka môže mať rôzne synchronizačné filtre, takže ak vytvoríte filter v priečinku Doručená pošta, nebude to mať vplyv na inú zložku. Musíte vytvoriť samostatný filter pre každú zložku, takže je to naozaj zmysel používať na priečinky s množstvom položiek.

Momentálne je moje schránka plná e-mailov, kde som bol CC'ed na veci, ktoré nie sú také dôležité, takže budeme vytvárať filter, ktorý iba synchronizuje poštu poslanú ku mne a kde som jediná osoba na " Na riadok.

Ak to chcete urobiť, pridajte do poľa "Odoslané do" názov, začiarknite políčko "Kde som" a potom z rozbaľovacej ponuky doprava vyberte položku "Jedna osoba na riadku Do".

Kliknite na tlačidlo "OK" a zobrazí sa varovná správa.

Táto správa znamená, že všetky e-maily zodpovedajúce vášmu filtru budú stiahnuté do priečinka a všetky e-maily, ktoré nezodpovedajú vášmu filtrovaniu, budú odstránené z lokálnej zložky. E-maily, ktoré sa nezhodujú, nebudú odstránené - budú stále k dispozícii v webovej aplikácii Outlook a ak zmeníte alebo odstráňte filter, aplikácia Outlook ich môže znova stiahnuť.

V správe kliknite na tlačidlo "OK" a potom v okne vlastností "OK". Reštartujte aplikáciu Outlook a filter by mal byť aplikovaný okamžite, hoci v priečinkoch s tisíckami e-mailov by to mohlo chvíľu trvať, kým sa znovu synchronizuje. Po synchronizácii filtrovania pošty môžete kompaktovať poštovú schránku, aby ste maximalizovali priestorový zisk.

Ak chcete filter odstrániť, vráťte sa do okna Filter a kliknite na tlačidlo Vymazať všetko. Zatvorte otvorené okná a reštartujte aplikáciu Outlook na vykonanie zmien.

Tento nástroj na synchronizáciu je skvelý pre zdieľané poštové schránky, kde chcete zobraziť len e-mail, ktorý vám alebo vášmu tímu poslal. Môžete ho použiť aj na zastavenie zobrazovania e-mailov alebo udalostí kalendára, ktoré sú staršie ako určitý vek, odfiltrovať veľké prílohy, zastaviť synchronizáciu e-mailov z konkrétnych adries a oveľa viac. Filtrovanie kritérií je veľa a rôznorodé, takže ak chcete filtrovať konkrétne e-maily, mali by ste byť schopní nájsť kombináciu kritérií filtrov, ktoré vám to umožnia.