Ako získať upozornenia len na e-maily, o ktoré vám záleží, v službe Gmail

E-mail je výkonný nástroj, ktorý všetci používame, ale môže to byť aj veľmi nepríjemné, ak dostávame upozornenia pre každú správu, ktorá zasiahne vašu doručenú poštu. V službe Gmail však existuje niekoľko spôsobov, ako zabrániť tichosti, a pritom ihneď vedieť o správach, ktoré sú pre vás dôležité.

Dve hlavné typy poštových schránok služby Gmail, ktoré môžete použiť

Predtým, ako sa dostaneme do mäsa a zemiakov, musíme najskôr hovoriť o rôznych typoch doručených v službe Gmail. Po prvé, existuje "Predvolená" doručená pošta - používa sa rozhranie s kartami služby Gmail, ktoré automaticky triedi správy a umiestňuje ich do správnej kategórie: Primárne, Sociálne, Propagácie, Aktualizácie a Fóra. Takto je Gmail nakonfigurovaný mimo rámčeku (aj keď v predvolenom nastavení je možnosť "Fóra" zakázaná) a používatelia môžu prispôsobiť štítky, prepínať ich individuálne, uložiť do poľa Primary.

Prípadne môžete nakonfigurovať službu Gmail tak, aby používala doručenú poštu "Priorita". Toto je viac podobné staršiemu tradičnému rozhraniu služby Gmail - v hornej časti nie sú žiadne karty, aj keď sú vaše správy zoradené do niekoľkých kategórií najvyššej úrovne. Služba Prioritná pošta dáva správy, ktoré považuje za "dôležité" na začiatku (podľa toho, kto odoslal e-mail okrem iných faktorov), aby ste ich vždy videli ako prvý. Učí sa časom (a s vašou pomocou), ktoré e-maily sú dôležité a ktoré nie. Odtiaľ môžu používatelia ďalej prispôsobiť spôsob zobrazenia svojej doručenej pošty, čo je pre nich dôležité v nasledujúcich častiach. Mnohí používatelia sa rozhodnú použiť predvolenú doručenú poštu pre svoju osobnú e-mailovú adresu, kde Priorita dáva väčší zmysel pre svoju pracovnú poštu.

Napokon, existuje niekoľko ďalších možností: Dôležité je prvý, prvý neprečítaný a prvý označený hviezdičkou. To všetko je celkom samo vysvetľujúce a pre účely tohto tutoriálu funguje rovnako ako Prioritná schránka.

Spôsob, akým nakonfigurujete upozornenia, sa bude líšiť podľa toho, akú doručenku používate. Rozhodnite sa, ktorý z nich je pre vás najvýhodnejší (pre každý účet môžete použiť iné) a začnime.

Jednoduchá cesta: Nastaviť upozornenia pre predvolenú doručenú poštu

Ak používate predvolené priečinky doručenej pošty v službe Gmail, nastavenie upozornení na správy, ktoré si chcete prečítať, je dosť jednoduché - aj to vám dáva najmenšiu kontrolu. Ak je jemné doladenie upozornení, postupujte podľa nasledujúcich sekcií. Tieto metódy vyžadujú trochu väčšieho úsilia na nastavenie, ale poskytujú vám väčšiu kontrolu.

Prvý krok: Zapnite predvolenú doručenú poštu

Ak ste nikdy nezmeníte nastavenia doručenej pošty, je pravdepodobné, že už ste predvolenou doručenou poštou. Ak si však nie ste istí, nikdy neubližuje kontrole, a tak sa pozrime na to, kde nájsť toto nastavenie (a vylepšite ho, ak by ste chceli). Poznámka: toto nastavenie v systéme iOS neexistuje, ale ak ho zmeníte na webe, bude sa synchronizovať s aplikáciou Gmail v systéme iOS. Nebude sa synchronizovať so systémom Android, takže používatelia Andoridu budú musieť ho zmeniť na webe aj v mobilnej aplikácii.

Na webe: Najskôr kliknite na ikonu ozubenia v pravom hornom rohu a potom na položku Nastavenia. Na nasledujúcej stránke kliknite na kartu Doručená pošta. V hornej časti sa zobrazí typ doručenej pošty, ktorú práve používate - ak ju chcete zmeniť, stačí kliknúť na rozbaľovaciu ponuku a vybrať ten, ktorý chcete použiť.

V systéme Android: Otvorte ponuku na ľavej strane a potom prejdite nadol na položku Nastavenia. Odtiaľ vyberte svoju e-mailovú adresu a potom klepnite na položku "Typ doručenej pošty". Ak ešte nie je vybratá, zvoľte "Predvolené"..

Jednoduché, nie? Teraz je čas prispôsobiť upozornenia.

Druhý krok: Zapnite hlásenia pre hlavnú kartu

Teraz, keď používate predvolenú doručenú poštu, môžete si vybrať, ktoré karty spôsobujú upozornenia. Pretože je predvolená doručená pošta veľmi dobré pri triedení chmýří a dávať veci tam, kde patria (podľa každej karty), budeme jednoducho zapnúť upozornenia pre pole "Primárne". Tá pozostáva v podstate z niečoho, čo nie je nejakou formou newsletteru, sociálneho oznámenia alebo kupónu / promo - v podstate to sú pravidelné e-maily od skutočných ľudí. (Ak chcete dostávať upozornenia z iných polí, napríklad aktualizácie alebo propagačné akcie, môžete tieto pokyny upraviť tak, aby vyhovovali vašim potrebám.)

V prehliadači Chrome: Ak chcete dostávať upozornenia vo svojom počítači, otvorte službu Gmail a kliknite na odkaz Zabezpečený vo všeobecnom poli prehliadača Chrome. Prejdite nadol na položku Upozornenia a vyberte možnosť Vždy povoliť na týchto stránkach.

V systéme Android: V službe Gmail otvorte posuvnú ponuku a prejdite na položku Nastavenia. Vyberte svoju e-mailovú adresu, klepnite na položku Správa štítkov a potom na položku Primárna (ktorá by mala byť najvyššou možnosťou). Je tu pravdepodobné, že v predvolenom nastavení budú povolené upozornenia pre toto pole, ale ak chcete získať počuteľné upozornenie pre každý e-mail, začiarknite políčko "Oznámte pre každú správu".

V systéme iOS: V aplikácii Gmail posuňte ponuku doľava a potom prejdite nadol na položku Nastavenia. Klepnite na svoju e-mailovú adresu a potom v časti Upozornenia zaškrtnite možnosť Iba primárne. Nemohlo by to byť jednoduchšie.

Odteraz by ste mali dostávať iba upozornenia na správy vo vašej primárnej doručenej pošte. Pekný!

Tretí krok: Vytvorte svoju predvolenú doručenú poštu

Nie ste celkom dokončený. Služba Gmail nie je dokonalá, čo znamená, že niektoré veci sa môžu príležitostne roztriediť do nesprávneho poľa - a neposielajú upozornenie, keď by mali. Takže dlhodobo, budete chcieť sledovať vaše ďalšie krabice. Ak sa na karte "Aktualizácie" objaví niečo, na ktoré by ste chceli dostávať upozornenia, musíte Gmailovi nechať, aby vám poslal podobné správy ako primárne.

Na webe: V prehliadači jednoducho pretiahnite e-mail na príslušnú kartu. Gmail si to bude pamätať nabudúce.

V systémoch Android a iOS: Najskôr buď klepnite na ikonu správy (naľavo od správy) alebo dlho stlačte správu, kým sa nezmení. Potom kliknite na ponuku pretekania troch tlačidiel v pravom hornom rohu a zvoľte "Presunúť do". Zvoľte "Primárne." Od tohto bodu dopredu budú e-maily od tohto odosielateľa vždy prechádzajú do primárneho poľa.

Kvôli povahe rozhrania s kartami Predvolená priečinka Doručená pošta to môže chvíľu trvať, kým ju nastavíte presne tak, ako chcete - keďže sa musíte pozerať na všetky svoje správy, je ľahké si tu a tam jednoducho nechať ujsť. Ale čím viac ju používate (a presúvať e-maily na správnu kartu), tým múdrejší to dostane.

Menej prispôsobiteľný spôsob: Nastavenie upozornení pre prioritnú poštu

Ak ste používateľom Prioritnej pošty (alebo máte v pláne urobiť prepínač), je tu dobrá správa: nastavenie upozornení pre vašu doručenú poštu je dosť jednoduché - hoci môže vyžadovať trochu viac tréningu ako predvolená doručená pošta.

Prvý krok: Zapnite prioritnú poštu

Najskôr najprv: vytvoríme novú doručenú poštu. Ak používate Prioritnú poštu, preskočte na druhý krok. Ak si nie ste istý, postupujte podľa pokynov a zistite, ktoré doručené súbory momentálne používate. Poznámka: toto nastavenie v systéme iOS neexistuje, ale ak ho zmeníte na webe, bude sa synchronizovať s aplikáciou Gmail v systéme iOS. Nebude sa synchronizovať so systémom Android, takže používatelia Andoridu budú musieť ho zmeniť na webe aj v mobilnej aplikácii.

Na webe: Prejdite do služby Gmail na pracovnej ploche, kliknite na ozubenie v pravom rohu a potom vyberte možnosť Nastavenia. Odtiaľ kliknite na kartu Doručená pošta a skontrolujte typ doručenej pošty. Zobrazí sa to, čo v poli, ktoré práve používate - ak nie je priorita a chcete prepínač vytvoriť, vyberte ho z rozbaľovacej ponuky.

V systéme Android: Otvorte ponuku vľavo a potom prejdite nadol na položku Nastavenia. Odtiaľ vyberte svoju e-mailovú adresu a klepnite na položku "Typ doručenej pošty". Ak ešte nie je vybratá, zvoľte možnosť "Prioritná pošta".

Teraz, keď používate prioritnú poštu vo všetkých svojich zariadeniach, je čas nastaviť upozornenia.

Druhý krok: Zapnite upozornenia na dôležité správy

Prioritná doručená pošta a predvolená doručená pošta pracujú podobne navzájom: Gmail vyberá dôležité veci a potom zoradí ostatné. Robí to s kategóriami a kartami v predvolenej doručenej pošte, ale priorita je o niečo jednoduchšia - dôležité veci idú hore a všetko ostatné nižšie. To vám prináša trochu viac prispôsobenia a jednoduchšie rozhranie. Ak chcete zapnúť upozornenia:

Na webe: Ak chcete zapnúť webové upozornenia, otvorte službu Gmail, kliknite na odkaz Zabezpečenie v hlavnom poli prehliadača Chrome, prejdite nadol na položku Upozornenia a zvoľte možnosť Vždy povoliť tento web.

V systéme Android: V aplikácii Gmail posuňte z ľavej strany ponuku, prejdite nadol na položku "Nastavenia", vyberte svoju e-mailovú adresu a skontrolujte, či je začiarknuté políčko "Upozornenia". Ak chcete dostávať upozornenia pre každú "dôležitú" správu, klepnite na "Priorita zvukovej a vibračnej schránky" a potom začiarknite políčko "Notify for every message".

V systéme iOS: Otvorte aplikáciu Gmail, otvorte ponuku na ľavej strane a potom zvoľte "Nastavenia". Vyberte svoju e-mailovú adresu a uistite sa, že v sekcii Oznámenia je vybratá možnosť "Len dôležité".

Tretí krok: Výcvik vašej prioritnej pošty

Služba Prioritná pošta spravuje svoju prácu sledovaním toho, čo robíte vo svojom e-mailu: správy od odosielateľov, ktoré často čítate, budú označené ako dôležité, pretože pravdepodobne sú pre vás dôležité. Ale to nie je že inteligentný sám o sebe - niekedy to zmätkuje a buď označuje nedôležitú správu ako dôležitú, alebo naopak. Môžete to urobiť oveľa šikovnejšie, ak to opravíte, keď sa dostane niečo zle. O niekoľko dní alebo týždňov neskôr bude celkom dobré, keby ste mali všetko v poriadku.

Na webe: Ak chcete označiť správu za dôležitú (alebo nedôležitú), stačí kliknúť na malú ikonu so šípkou naľavo od odosielateľa správy. Žltá znamená, že správa je dôležitá, neoznačená znamená, že správa nie je dôležitá. Zistiť prečo správa bola označená ako dôležitá, na niekoľko sekúnd prejdite kurzorom myši na šípku.

V systémoch Android a iOS: Najskôr buď klepnite na ikonu odosielateľa (vľavo od správy), alebo jednoducho stlačte dlho správu. Potom klepnite na ponuku pretekania troch tlačidiel v pravom hornom rohu a vyberte "Označiť dôležité" (alebo "Označiť nie je dôležité", ak sa to práve snažíte urobiť).

Rovnako ako predvolená doručená pošta môže chvíľu trvať, kým bude funkcia Prioritná schránka pracovať presne tak, ako chcete. Dobrou správou je, že čím viac ju používate, tým lepšie to dostane. Takže pokračujte v podnikaní, nechajte Gmail vedieť, ktoré správy sú pre vás dôležité, a za chvíľu dostanete iba upozornenia na správy, ktoré ste v skutočnosti chcieť vedieť o.

Granulovaný spôsob: Upravte svoje upozornenia pomocou filtrov a štítkov

Ak to všetko nestačí, máte ešte jednu možnosť: môžete si vytvoriť vlastné vlastné filtre, ktoré vás upozornia len na e-maily s určitými vlastnosťami. Ak chcete začať, budete musieť prvýkrát spustiť službu Gmail vo svojom počítači. Filtre na nastavenie nie je možné použiť v aplikácii Gmail pre mobilné zariadenia (nie v skutočnosti, že by ste chceli, aby to bolo).

Prvý krok: Nastavenie vlastných filtrov

Najskôr najprv: v pravej hornej časti kliknite na ikonu ozubenia a potom kliknite na položku Nastavenia.

Odtiaľ prejdite na kartu Filtre a blokované adresy.

V strede tejto sekcie je možnosť, ktorá prečíta "Vytvoriť nový filter".

Zobrazí sa nové pole s niekoľkými možnosťami. V závislosti od toho, čo sa pokúšate urobiť, vyplníte tu príslušné informácie - napríklad ak chcete dostávať upozornenia od konkrétneho odosielateľa, zadajte ich e-mailovú adresu do položky "Do". Ak chcete získať upozornenie na konkrétne kľúčové slová, použite možnosti "Predmet" alebo "Má slová". Bude to špecifické tvoj nastavenia upozornení, takže vám nemôžem presne povedať, čo sem chcete zadať, ale pozrite si našu príručku pre filtre služby Gmail, kde nájdete tipy na všetky užitočné informácie, ktoré môžete urobiť tu.

Po vyplnení filtra pre filter kliknite na odkaz "vytvoriť filter s týmto vyhľadávaním" vpravo dole.

V ďalšom okne budete môcť nastaviť niekoľko konkrétnych možností, ako napríklad možnosť automaticky pridať štítok do správy. Pokračujte a začiarknite políčko "Použiť označenie" a potom kliknite na rozbaľovaciu ponuku Vybrať menovku. Tu vytvoríte nový štítok, preto vyberte "Nový štítok".

Dajte svojmu novému štítku meno - niečo, čo sa vzťahuje na to, čo robí, má najväčší zmysel, ale môžete urobiť všetko, čo chcete tu. Len si to pamätajte neskôr. Po dokončení kliknite na tlačidlo "Vytvoriť".

Nakoniec môžete tento filter spätne aplikovať na všetky existujúce konverzácie, ak chcete - stačí začiarknuť políčko "Použiť aj filter na XX zodpovedajúce konverzácie". To vám uľahčí vidieť všetko pre nový filter na jednom mieste: pod novým štítkom, ktorý ste vytvorili. Akonáhle máte všetko nastavené, stačí kliknúť na možnosť "Vytvoriť filter".

Boom, filter bol hotový.

Druhý krok: Konfigurovať upozornenia pre filter

Bohužiaľ, neexistuje žiadny spôsob, ako granulárne kontrolovať upozornenia na webe alebo v systéme iOS, takže táto jedna sekcia je určená výlučne používateľom Android. Ľutujeme, všetci ostatní.

Najskôr otvorte aplikáciu Gmail a potom posuňte ponuku otvorenú z ľavej strany, prejdite úplne nadol a zvoľte "Nastavenia".

Ak máte vo svojom telefóne prihlásených viac e-mailových adries, vyberte ten, kde ste práve vytvorili nový filter a štítok.

Prejdite nadol na položku Správa štítkov a potom ju vyberte. Na ďalšej obrazovke klepnite na prvé možnosti (ktoré sú všeobecne pomenované podľa typu doručenej pošty, ktorú používate).

Ak ty iba Ak chcete dostávať upozornenia pre konkrétne e-maily, budete chcieť zakázať upozornenia na všetko ostatné. Zvoľte tu možnosť Označenia upozornení. Uistite sa, že tu ponecháte voľby "Synchronizácia".

Vráťte sa späť na obrazovku "Manage Labels" a potom vyhľadajte štítok, ktorý ste vytvorili v počítači v predchádzajúcich krokoch. Pravdepodobne to bude posledná možnosť.

Na tejto stránke klepnite na možnosť Synchronizovať správy - nakoniec musíte odoslať správy do telefónu predtým, než vás o nich bude môcť oznámiť, že? Ak chcete začať synchronizovať tento štítok s telefónom, vyberte možnosť Synchronizovať: Posledné 30 dní.

Späť na obrazovke štítku (ktorá sa zobrazí hneď po výbere nastavenia synchronizácie v predchádzajúcom kroku) klepnite na možnosť Označenia upozornení. Upozorní vás, že upozornenie je vypnuté a opýtajte sa, či ich chcete zapnúť. Klepnite na tlačidlo "OK".

Týmto sa zapnú notifikácie, ale keďže tu chcete dostávať upozornenia pre každú správu, začiarknite políčko "Notify for every message". V opačnom prípade vás bude informovať o prvej správe, ale bude zobrazovať iba tiché upozornenia pre všetky nasledujúce správy.

A to je ono! Dokončili ste.

Ak máte záujem o upozornenia na doručené e-maily pre všetky nové e-maily, ale nechcete dostávať upozornenia na určité nedôležité e-maily, môžete tiež vytvoriť filter, ktorý tieto e-maily povie "Preskočiť priečinok doručenej pošty" pri príchode. Ak ich kategorizujete aj pod označením, môžete ich neskôr skontrolovať výberom menovky. Budú označené ako neprečítané, ale pri príchode nedostanú štandardné upozornenie, pretože sa nezobrazia vo vašej doručenej pošte.