Ako získať upozornenia programu Outlook len pre dôležité e - maily

Spoločnosť Microsoft si myslela, že sú užitočné, keď nastavia upozornenia na nové e-maily. Konštantné zablokovanie upozornení však môže tiež narušiť vašu myšlienku. Môžete vypnúť upozornenia úplne, alebo - ešte lepšie - môžete nastaviť program Outlook, aby vás upozornil len na dôležité e-maily.

Ako vytvoriť jednoduché pravidlo

Ak potrebujete reagovať na určitých ľudí, napríklad klientov, šéf alebo členov vašej rodiny, môžete použiť Pravidlá v programe Outlook, aby ste dostali upozornenia len na určité správy. Tu je postup, ako nastaviť pravidlo, ktoré zobrazuje iba e-mailové upozornenia od určitého odosielateľa.

Najjednoduchším spôsobom nastavenia tohto pravidla je nájsť e-mail od tejto osoby. V tomto príklade si nastavím pravidlo, ktoré mi oznámi, keď dostanem e-mail od môjho šéfa, pretože e-maily od vášho šéfa sú vždy dôležité, že? Takže som klikol pravým tlačidlom na e-mail od šéfredaktora How-To Geek Whitsona Gordona a z rozbaľovacej ponuky vyberte "Pravidlá" a potom "Vytvoriť pravidlo".

V dialógovom okne Vytvoriť pravidlo vyberte podmienky, v ktorých chcete dostávať upozornenia na nové e-maily. Chcem dostávať okamžité upozornenia na e-maily, ktoré dostávam od spoločnosti Whitson, preto začiarkam prvé začiarkavacie políčko.

Taktiež začiarkam políčko Odoslané a ubezpečujem sa, že moje meno je vybraté z rozbaľovacieho zoznamu, takže dostanem upozornenia na e-maily odoslané z Whitson priamo pre mňa. Ak nechcete dostávať upozornenia na e-maily, v ktorých ste CC alebo jeden z viacerých príjemcov, z rozbaľovacieho zoznamu Odoslané vyberte možnosť "Iba". Kliknite na tlačidlo "OK", akonáhle ste urobili svoje voľby.

Zobrazí sa dialógové okno Úspech s možnosťou "Spustiť toto pravidlo teraz na správach, ktoré sú už v aktuálnom priečinku". Kliknite na tlačidlo "OK". Chcem zistiť, aké e-maily sú v mojej schránke zo služby Whitson, preto začiarkam políčko.

Zobrazí sa dialógové okno "Nové upozornenia pošty" s požiadavkou okamžitého konania. V súčasnej dobe ma iba jednu e-mailovú adresu od spoločnosti Whitson v doručenej pošte, takže je to jediné, ktoré je uvedené v tomto dialógovom okne. Avšak, ak by bolo viac e-mailov od Whitson, všetci by tu boli uvedené. Ak chcete zobraziť e-mail priamo z tohto dialógového okna, vyberte e-mail, ktorý chcete zobraziť, a kliknite na položku "Otvoriť položku". Kliknutím na tlačidlo Zavrieť zatvorte dialógové okno.

Dialogové okno "Nové upozornenia pošty" zostane otvorené, kým nekliknete na tlačidlo Zavrieť, aj keď otvoríte e-mailovú správu z dialógového okna a potom zatvoríte správu.

Ako vytvoriť pokročilejšie pravidlá

Pri vytváraní pravidiel si môžete vybrať z ďalších, konkrétnejších možností, ako sú dostupné v hlavnom dialógovom okne Vytvoriť pravidlo. Ak to chcete urobiť, otvorte dialógové okno Vytvoriť pravidlo, ako je popísané vyššie v tomto článku. Potom kliknite na "Rozšírené možnosti".

Prvá obrazovka v dialógovom okne Sprievodca pravidla zobrazuje zoznam podrobných podmienok na kontrolu. Začiarknite políčka pre podmienky, ktoré chcete skontrolovať pre e-mailové upozornenia. Chcem dostávať upozornenia, keď dostanem e-maily od spoločnosti Whitson poslané iba mne, a preto si tieto podmienky vyberiem.

Modrý podčiarknutý text sú odkazy, na ktoré kliknete, aby ste určili hodnoty, ktoré chcete v tejto podmienke skontrolovať. Po výbere tejto podmienky kliknite na modrý odkaz na túto podmienku v poli "Krok 2" a upravte hodnoty.

Po výbere podmienok, ktoré chcete skontrolovať, kliknite na tlačidlo "Ďalej".

Teraz vyberte možnosti, ktoré vám ukážu, čo sa má robiť so správou, ktorú dostanete a ktorá zodpovedá vybraným podmienkam. Môžete robiť napríklad posunúť správu do konkrétnej zložky, poslať ju jednému alebo viacerým ľuďom, odpovedať šablónou alebo ju označiť ako čítanú. Chcem dostávať upozornenie na pracovnú plochu, keď dostanem e-mailovú správu od spoločnosti Whitson, preto si vyberiem poslednú možnosť v zozname "zobraziť upozornenie na pracovnej ploche". Po zvolení toho, čo chcete so správou urobiť, kliknite na tlačidlo "Ďalej".

Nasledujúca obrazovka poskytuje možnosti na nastavenie výnimiek z pravidla, napríklad ak nechcete dostávať upozornenie, ak ide o pozvánku na stretnutie alebo o aktualizáciu. Vyberte všetky výnimky, ktoré chcete použiť pre svoje pravidlo, a kliknite na tlačidlo "Ďalej". Nechcem žiadne výnimky, takže jednoducho kliknite na tlačidlo "Next", aby ste preskočili túto obrazovku.

Posledná obrazovka vám umožňuje určiť názov pravidla a nastaviť niektoré možnosti pravidiel, vrátane jedného na "Zapnúť toto pravidlo" okamžite. Ak chcete okamžite spustiť pravidlo pre správy už v doručenej pošte, vyberte možnosť Spustiť toto pravidlo teraz na správach, ktoré sú už v priečinku Doručená pošta..

Pozrite si popis pravidiel pod "Krok 3" a po dokončení kliknite na tlačidlo "Dokončiť".

Teraz, keď dostanem e-mail od spoločnosti Whitson, na pracovnej ploche systému Windows sa zobrazí upozornenie na pracovnej ploche. Všimnite si, že je to odlišné od dialógového okna "New Mail Alerts" - namiesto toho je to nativné upozornenie Windows. Ak dávate prednosť tomuto štýlu upozornenia, budete musieť pre každé pravidlo, ktoré vytvoríte, prejsť "Pokročilé možnosti".

Ako upraviť svoje pravidlá

Úprava, odstránenie alebo dokonca dočasné vypnutie pravidiel je jednoduché. Chcem zmeniť svoje pravidlo, aby sa zobrazilo dialógové okno "Nové upozornenia pošty" namiesto upozornenia "Desktop Alert". Ak to chcete urobiť, kliknem na kartu Domov.

Kliknite na tlačidlo "Pravidlá" v časti "Presunúť" a z rozbaľovacej ponuky vyberte položku "Správa pravidiel a upozornení".

Zobrazí sa dialógové okno "Pravidlá a upozornenia". Na karte Pravidlá elektronickej pošty kliknite na položku Zmeniť pravidlo a v rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť Upraviť nastavenia pravidiel.

Ako už bolo spomenuté, na prvej obrazovke sprievodcu "Pravidlá" sa zobrazuje zoznam podmienok, ktoré môžete skontrolovať na prichádzajúce e-mailové správy. Výbery, ktoré som urobil pri prvom nastavení zobrazenia pravidiel v hornej časti zoznamu, a opis s aktuálnymi nastaveniami sa zobrazia v poli pod "Krok 2". Nechcem zmeniť podmienky, takže kliknem na tlačidlo "Ďalej". Ak chcete zmeniť podmienky pravidla, vykonajte zmeny a kliknite na tlačidlo "Ďalej".

Na obrazovke so zoznamom akcií, ktoré sa týkajú prijatia prichádzajúcich e-mailových správ (v závislosti od podmienok), zakážem možnosť "zobraziť upozornenie na pracovnú plochu", ktorá sa zobrazí v hornej časti zoznamu a potom kliknite na tlačidlo "Ďalej".

Povedzme, že chcete zobraziť dialógové okno "Upozornenia na novú poštu" vo Vašom obraze. Prejdite do dolnej časti zoznamu akcií a začiarknite políčko "zobraziť konkrétnu správu v okne Nový upozornenie na položku". Ak chcete prispôsobiť správu zobrazenú v dialógovom okne Nové upozornenia pošty, kliknite na odkaz "špecifická správa" v poli "Krok 2".

V dialógovom okne "Výstražná správa" zadajte správu, ktorá sa zobrazí v dialógovom okne "Nové upozornenia pošty" a kliknite na tlačidlo "OK".

Ak chcete pridať alebo odstrániť akékoľvek výnimky, kliknite na tlačidlo "Ďalej", čím získate prístup k zoznamu výnimiek a vykonajte zmeny. Ak chcete zmeniť názov pravidla alebo zmeniť iné možnosti na poslednej obrazovke "Sprievodcu pravidlami", na obrazovke výnimiek kliknite opäť na tlačidlo "Ďalej". Nechcem nič meniť, takže na obrazovke akcií kliknem na tlačidlo Dokončiť, ak chcete prijať zmeny a zavrieť "Sprievodcu pravidlami".

Ste vrátení do dialógového okna "Pravidlá a upozornenia". Kliknutím na tlačidlo "OK" ho zatvoríte. Ak chcete okamžite spustiť pravidlo, kliknite na tlačidlo "Spustiť pravidlá teraz" v hornej časti karty "Pravidlá e-mailu".

V dialógovom okne Spustiť pravidlá teraz v poli Vybrať pravidlá na spustenie začiarknite políčko pre pravidlo, ktoré chcete spustiť, a kliknite na tlačidlo Spustiť teraz.

POZNÁMKA: Po spustení pravidiel sa dialógové okno Spustiť pravidlá teraz automaticky nezavrie. Ak ho chcete zatvoriť, musíte kliknúť na tlačidlo Zavrieť. Dialogové okno "Pravidlá a upozornenia" sa tiež automaticky nezatvára, preto ho zatvorte kliknutím na tlačidlo "OK".

Dialogové okno "Nové upozornenia pošty" sa zobrazí s vašou vlastnou správou v hornej časti.

Funkcia Pravidlá v programe Outlook poskytuje veľa možností na automatické spracovanie vašich e-mailových správ. Môžete presunúť konkrétne správy do konkrétnych priečinkov, vykonávať akcie na e-mailových správach s určitým textom v riadku predmetu alebo dokonca automaticky odstrániť správy podľa určitých podmienok. Pravidlá aplikácie Outlook sa môžu na prvý pohľad zdajú byť ohromujúce, pretože sú k dispozícii všetky dostupné možnosti. Ak však viete, ako chcete spravovať určité e-mailové správy, nie je také ťažké vytvoriť a spravovať vlastné pravidlá.