Ako rýchlo vkladať bloky textu do aplikácie Microsoft Word s automatickým textom

Všetci máme niekoľko veľkých kúskov textu, ktoré musíme písať pravidelne - napríklad vaša adresa, dlhé mená alebo frázy, alebo dokonca tabuľky a obrázky, ktoré často používate. Funkcia automatického textu v programe Word umožňuje ukladať tieto kúsky textu a rýchlo ich vkladať niekoľkými stlačeniami klávesov, takže môžete zbytočne menej času písať.

Funkcia automatického textu je už dlhší čas súčasťou balíka Office, ale teraz je súčasťou Quick Parts, ktorá bola pridaná do balíka Office 2007. Okrem položiek funkcie Automatický text umožňuje funkcia rýchlych častí vkladať vlastnosti dokumentu (napríklad názov a autor ) a polia (napríklad dátumy a čísla stránok). Záznamy rýchlych častí a automatického textu sú tiež známe ako "stavebné bloky" a Word je dodávané s mnohými preddefinovanými stavebnými blokmi. Môžete tiež pridať toľko vlastných stavebných blokov, ako chcete.

POZNÁMKA: Už sme písali o tom, ako odkazovať na text z iných dokumentov v programe Word, aby ste mohli vložiť opakovane použiteľný obsah do iných dokumentov, ktoré sa automaticky aktualizujú. Trik diskutovaný v tomto článku je podobný použitiu položky automatického textu. Po vložení obsahu pomocou položky automatického textu sa však tento obsah nebude automaticky aktualizovať pri zmene položky Automatický text.

Tam je iný softvér tam, rovnako ako voľný PhraseExpress pre Windows, ktorý vykonáva podobnú úlohu celého systému. Je to skvelé, pretože funguje v každej aplikácii, nie iba v programe Word, ale AutoText má niekoľko vlastných výhod - konkrétne má viac formátovacích možností (najmä Word-špecifické) ako PhraseExpress a je k dispozícii všade tam, kde je Word. Takže ak nemáte povolené nainštalovať programy tretích strán na pracovný počítač, napríklad môžete stále používať funkciu automatického textu.

Položky automatického textu môžete uložiť iba v šablónach, nie v samotných dokumentoch. Štandardne sú nové položky automatického textu uložené v šablóne Normal.dotm. Toto obmedzuje dostupnosť položiek automatického textu iba na vašom počítači, ak zdieľate svoju šablónu Normal.dotm s inými zariadeniami. Položky automatického textu môžete pridať do vlastných šablón, ale s tým súvisia aj obmedzenia, o ktorých budeme diskutovať neskôr v tomto článku.

Ako vytvoriť nový názov automatického textu

Ak chcete začať, vytvorte nový dokument programu Word a zadajte obsah (text, obrázky, tabuľky atď.), Ktoré chcete pridať ako položku automatického textu. Potom zvýraznite obsah a kliknite na kartu "Vložiť".

Ak chcete, aby bol váš text automatického textu uložený s formátovaním odseku pre všetky odstavce v položke, vrátane posledného odseku, uistite sa, že značka odseku na konci posledného odseku je súčasťou vášho výberu. Značka odseku uloží formátovanie pre odsek. Ak nevyberiete značku odseku na konci odseku, tento odsek pri vkladaní zaujme štýl odseku okolitého textu. Ak nevidíte značku odseku na konci každého odstavca, môžete si vybrať, či sa má zobraziť v možnostiach. Akékoľvek formátovanie znakov, ktoré ste použili na obsah Automatického textu, sa automaticky uloží do položky Automatický text.

V sekcii "Text" kliknite na tlačidlo "Preskúmať rýchle diely" a presuňte myš nad "AutoText" v rozbaľovacej ponuke. Potom z vedľajšej ponuky vyberte "Uložiť výber do galérie automatického textu".

POZNÁMKA: Možno si všimnete voľbu "Save Selection to Quick Gallery", ktorá je k dispozícii priamo v ponuke "Quick Parts". Táto voľba pridáva vybraný text ako položku "Rýchle časti" a nie položku "Automatický text". Položky "Quick Parts" a "AutoText" sú obidve stavebné prvky. Položku môžete pridať takto, ale budeme diskutovať o jej pridaní ako položku automatického textu.

Zobrazí sa dialógové okno "Vytvoriť nový stavebný blok". Zadajte názov položky automatického textu do poľa "Názov".

Odporúčame, aby sa názvy vašich položiek Automatického textu dostatočne odlišovali, takže musíte zadávať iba niekoľko znakov názvu a vložiť každú položku do dokumentu. Ak má viacero položiek automatického textu názvy, ktoré sú veľmi podobné, musíte zadať dostatok mena, aby program Word vedel, ktorý vstup chcete vložiť.

Môžete tiež zmeniť kategóriu pre túto položku. Rozbaľovací zoznam Kategória poskytuje možnosť Vytvoriť novú kategóriu, ktorá vám umožňuje pridať túto položku automatického textu do vlastnej kategórie. Môžete tiež zmeniť "Galériu", v ktorej je položka vytvorená.

Rozbaľovací zoznam Možnosti vám umožňuje určiť, ako sa položka vkladá do dokumentu. Ak vkladáte malý text, napríklad názov spoločnosti, zvoľte možnosť "Vložiť iba obsah", ktorý vkladá obsah položky do riadku kurzorom. Môžete tiež vložiť obsah ako svoj vlastný odsek alebo na jeho vlastnú stránku (ideálne pre vytvorenie štandardných titulných stránok).

Prijať predvolené nastavenie pre rolovací zoznam "Uložiť do". Tým sa uloží položka automatického textu do šablóny Normal.

Keď nastavíte novú položku automatického textu, kliknite na tlačidlo "OK".

Po zatvorení posledného dokumentu programu Word, ktorý ste otvorili, sa môže zobraziť nasledujúce dialógové okno s otázkou, či chcete uložiť zmeny vykonané do šablóny Normal.dotm, ak ste zapli možnosť, ktorá bude vyzvaná na uloženie šablóny Normal. Ak chcete uložiť položku automatického textu do šablóny "Normal.dotm", kliknite na "Uložiť".

Ako vložiť položku automatického textu do dokumentu

Teraz, keď sme vytvorili novú položku Automatického textu, vložme ju do dokumentu. Vytvorte nový dokument programu Word alebo otvorte existujúci dokument. Kliknite znovu na kartu "Vložiť" a v rozbaľovacej ponuke presuňte kurzor myši na položku "AutoText". Všimnete si, že zadaná položka Automatický text je dostupná priamo v submenu "Automatický text". Vyberte ju na vloženie obsahu do tejto položky.

Položku automatického textu môžete vložiť jednoducho tak, že začnete zadávať názov položky Automatický text. Zobrazí sa malý vyskakovací okienok s názvom zodpovedajúceho záznamu v automatickom texte a inštrukciami, ktoré vám povedia, že stlačíte klávesu "Enter". Stlačením tlačidla "Enter" vložte celú položku AutoText do dokumentu. Môžete tiež stlačiť "F3".

Obsah položky AutoText sú vložené spolu s pôvodnými prestávkami a formátovaním.

Ak chcete rýchlejšie a jednoduchšie vložiť položky automatického textu, môžete pridať tlačidlo "AutoText" na panel nástrojov Rýchly prístup.

Ako zapnúť možnosť "Zobraziť návrhy automatického dokončovania"

Ak sa pri zadávaní názvu položky automatického textu nezobrazuje návrh automatického dokončovania, možno budete musieť zapnúť možnosť "Zobraziť návrhy automatického dokončovania".

Ak chcete zapnúť možnosť "Zobraziť návrhy na automatické dokončovanie", otvorte existujúci dokument programu Word alebo vytvorte nový a kliknite na kartu "Súbor".

Na obrazovke zákulisia kliknite na položku Možnosti v zozname možností na ľavej strane.

Kliknite na položku Rozšírené v zozname položiek na ľavej strane dialógového okna "Možnosti programu Word".

V sekcii "Možnosti úpravy" kliknite na zaškrtávacie políčko "Zobraziť návrhy automatického dokončovania", takže v poli je začiarknuté políčko.

Teraz budete môcť stlačiť "Enter" po zadaní časti názvu položky automatického textu a vložiť ju.

Ako upraviť obsah existujúceho položky automatického textu

Povedzme, že ste sa presťahovali do nového domova a musíte zmeniť svoju adresu v položke Automatický text. To je jednoduché. Jednoducho zadajte požadovanú položku do nového dokumentu programu Word, vyberte ho a potom prejdite do podmenu "AutoText", ako sme už predtým diskutovali. V podponuke pod ľubovoľnými existujúcimi položkami automatického textu vyberte možnosť "Uložiť výber do galérie AutoText".

Zadajte rovnaký názov ako existujúcu položku automatického textu do poľa "Názov" a kliknite na tlačidlo "OK".

Zobrazí sa dialógové okno s potvrdením. Kliknutím na tlačidlo Áno nahradíte predchádzajúci záznam automatického textu novým.

Teraz môžete vložiť aktualizovanú položku AutoText do akéhokoľvek nového alebo existujúceho dokumentu programu Word ako predtým.

POZNÁMKA: Nezabudnite, že zmena položky automatického textu nemení obsah tejto položky v žiadnych existujúcich dokumentoch, kde ste ju už vložili. Upravený obsah položky Automatický text sa používa iba pri vkladaní záznamu kedykoľvek po jeho zmene.

Ako upraviť vlastnosti existujúceho položky automatického textu

Okrem úpravy obsahu položky automatického textu môžete tiež zmeniť vlastnosti položky, napríklad šablónu, v ktorej sú uložené, kategóriu atď..

Ak chcete urobiť, vytvorte nový dokument programu Word alebo otvorte existujúci dokument. Kliknite na kartu "Vložiť" a potom kliknite na tlačidlo "Preskúmať rýchle diely" v sekcii "Text". V rozbaľovacej ponuke vyberte položku "Organizátor blokov budov".

Zobrazí sa dialógové okno "Building Blocks Organizer". Zobrazí sa zoznam všetkých "Stavebných blokov", ktoré zobrazujú "Meno" každého z nich a "Galéria", "Kategória" a "Šablóna", v ktorých sa nachádzajú. Podľa galérie sú uvedené v abecednom poradí. Naša nová adresa "Adresa" je uvedená hore, pretože je v galérii "Automatický text". Kliknutím na položku ho vyberte. Na pravej strane dialógového okna sa zobrazí náhľad položky.

Po výbere položky "Adresa" kliknite na položku "Upraviť vlastnosti" pod zoznamom "Stavebné bloky".

Rovnaké dialógové okno sa zobrazí ako pri vytvorení položky Automatický text; Teraz sa však nazýva Modifikácia stavebného bloku. Zmeníme možnosť "Možnosť" na možnosť "Vložiť obsah do vlastného odseku, takže adresa je vždy vložená začínajúc na samostatnom riadku, aj keď je kurzor na konci iného riadku. Po vykonaní zmeny kliknite na tlačidlo "OK".

Zobrazí sa opäť potvrdzovacie dialógové okno s potvrdením, že chcete nahradiť položku Automatický text s revidovaným. Kliknite na "Áno".

Ako odstrániť položku Automatický text

Ak zistíte, že už nepotrebujete položku Automatický text, môžete ju odstrániť zo zbierky stavebných blokov. Ak chcete odstrániť položku automatického textu, otvorte dialógové okno "Organizátor blokov budov", ako je popísané v poslednej časti. Zvoľte položku automatického textu, ktorú chcete odstrániť, a kliknite na tlačidlo "Odstrániť" pod zoznamom "Stavebné bloky".

V dialógovom okne s potvrdením sa zobrazí otázka, či si istý, že chcete vymazať vybratý stavebný blok, v tomto prípade položka Automatický text. Ak chcete záznam odstrániť, kliknite na tlačidlo "Áno". Vrátite sa do dialógového okna "Organizátor blokov budov". Kliknutím na tlačidlo Zavrieť ho zatvoríte a vrátite sa k dokumentu.

Funkcia automatického textu má pri používaní vlastnej šablóny jediný rozdiel. Testovali sme pridávanie položiek automatického textu do vlastnej šablóny, ale keď sme vytvorili nový dokument založený na tejto šablóne, položka Automatický text nebol k dispozícii. Keď sme však vytvorili nový dokument založený na normálnej šablóne a potom pripojili vlastnú šablónu k tomuto dokumentu, položka Automatický text bol k dispozícii. Ak chcete uložiť položky Automatického textu vo vlastnej šablóne, nezabudnite do nich pripojiť šablónu po jej vytvorení, inak nebude k dispozícii položka Automatický text. Ak zistíte inak, informujte nás v komentároch.

Staršie verzie programu Word (v roku 2003 a predchádzajúcich) vám umožnili kopírovať položky automatického textu z jednej šablóny na inú. Od aplikácie Word 2007 bola táto funkcia odstránená.