Ako zaznamenávať makrá a automatizovať náročné úlohy v programe Microsoft Word

Makrá sú základné kúsky programovania, ktoré vám umožnia rýchlo stlačiť klávesovú skratku alebo klávesovú skratku, aby ste spustili vopred zaznamenanú akciu. Tu je postup, ako urobiť ľahké v programe Word.

Čo je to makro?

Makro je naozaj len záznamom série tlačidiel, kliknutí a písania. Pri nahrávaní makra stačí záznam zaznamenať, vykonať kroky, ktoré chcete automatizovať, zastaviť nahrávanie, umožniť aplikácii Word vytvoriť programovanie pre vás a potom priradiť makro tlačidlu alebo klávesovej skratke. Kedykoľvek chcete v budúcnosti vykonávať túto sériu akcií, aktivujete makro.

Môžete použiť makrá pre všetky druhy vecí. Úprimne povedané, možnosti sú do značnej miery neobmedzené. Môžete napríklad nastaviť makro, ktoré vytvorí nový päty s informáciami o vašej spoločnosti, formátuje text, ktorý sa vám páči, a dokonca vloží čísla stránok. Takže prečo nie len to urobiť pomocou šablóny s nejakým textom? No, môžete. Ale čo sa stane, keď máte existujúci dokument, do ktorého chcete tieto veci pridať?

Mali by ste tiež vytvoriť makrá na vkladanie už formátovaných tabuliek určitej veľkosti, vyhľadávanie špecifického štýlu odseku alebo len vloženie textu.

Použijeme veľmi základný príklad vloženia nejakého textu, ktorý vás prevedie spôsobom, ako zaznamenať makro. Ale použite svoju predstavivosť a experiment. Budete prekvapení, koľko môžete s nimi urobiť.

Ako nahrať makro

Najskôr vytvorte nový prázdny dokument programu Word, ktorý budete pracovať. Môžete uložiť makrá do databázy v celom systéme, takže nemusíte vytvárať nové dokumenty pre každý dokument, na ktorom pracujete. V prázdnom dokumente prepnite na kartu "Zobraziť" na páse kariet, kliknite na rozbaľovaciu ponuku "Makrá" a potom kliknite na príkaz "Záznam makra".

Ďalej uveďte príslušné meno makra a zadajte stručný popis. Je to dôležitý krok, najmä ak plánujete robiť veľa makier. Pre náš príklad budeme vytvárať nejaké vtipné vloženie textu, ktoré napíše meno: "Lwaxana Troi, dcéra piateho domu, držiteľ posvätnej kalichu Rixx, dedič Svätých prsteňov Betazedov" - niečo, čo sme nechce písať znovu a znovu, ak by bol náš celý titul.

Vyberte, či chcete priradiť svoje makro tlačidlu alebo klávesovej skratke. A nakoniec zvoľte, kde chcete ukladať vaše makro. Predvolená hodnota je uložená v hlavnej šablóne programu Word (súbor s názvom Normal.dotm), aby ste ju mohli použiť vo všetkých dokumentoch. Môžete ho však uložiť iba v aktuálnom dokumente, ak chcete. Keď skončíte, kliknite na tlačidlo "OK".

V záujme tohto vysvetľujúceho príkladu vám ukážeme proces vytvárania tlačidla aj klávesnice. Upozorňujeme, že vždy môžete kliknúť na tlačidlo ponuky "Makrá" a neskôr upraviť tieto nastavenia, ak ich chcete zmeniť.

Ak vyberiete možnosť "Tlačidlo", zobrazí sa vám obrazovka, ktorá vám umožní vybrať si miesto uloženia nového tlačidla. Predvolená hodnota je umiestniť na panel s nástrojmi Rýchly prístup. Kliknite na názov makra v ľavom stĺpci a potom kliknite na tlačidlo "Pridať" a pridajte makro do zoznamu tlačidiel pre panel s nástrojmi zobrazený vpravo. Keď skončíte, kliknite na tlačidlo "OK".

Ak priradíte svoje makro ku klávesovej skratke, namiesto toho sa zobrazí obrazovka nižšie. Uistite sa, že názov makra je vybratý v paneli "Príkazy", kliknite vnútri tlačidla "Stlačte nový klávesový skrat" a potom stlačte klávesnicu, ktorú chcete použiť. Môžete si vybrať takmer akúkoľvek kombináciu klávesov Ctrl, Alt, Shift a akéhokoľvek iného primárneho kľúča, ale pamätajte, že budete potrebovať jeden, ktorý ešte nie je priradený skratke programu Word alebo Windows / MacOS.

Pre naše jokerické makro Star Trek budeme držať Ctrl, potom stlačíme L, pusťme L a potom stlačte T-všetko bez uvoľnenia klávesu Ctrl. Výsledná skratka je vyjadrená ako "Ctrl + L, T". Rozšírenie viacerých písmen je spôsob, ako zabrániť konfliktom s bežnými predvolenými skratkami. Keď skončíte, kliknite na tlačidlo Priradiť a potom kliknite na tlačidlo Zavrieť.

Teraz ste umiestnení späť do hlavného písacieho rozhrania programu Word. Program je v režime nahrávania, preto vykonajte akékoľvek činnosti, ktoré sa vám páčia. Môžete kliknúť na tlačidlá, otvoriť ponuky, vkladať objekty - ich pomenujete. Word hodinky a záznamy, čo robíte ako makro. A nebojte sa, aby ste si vzali čas. Slovo v skutočnosti tieto akcie nedefinuje rýchlosťou, ktorú ich dosahujete. Namiesto toho vykoná skutočné kroky, ktoré vykonáte, a vytvorí skript na ich spustenie.

Pre náš príklad jednoducho opakujeme naše pomerne nerdy meno a názov:

Počas vytvárania makra môžete kliknúť na tlačidlo Pozastaviť nahrávanie, ak potrebujete niečo upraviť alebo urobiť niekoľko rýchlych poznámok. Kliknutím na tlačidlo "Obnoviť rekordér" pokračujte v práci na makre.

Keď skončíte, otvorte rozbaľovaciu ponuku "Makrá" a potom kliknite na príkaz "Zastaviť nahrávanie".

To je všetko. Word vytvorí z vášho záznamu makro a uloží ho ako tlačidlo alebo klávesovú skratku (akákoľvek ste sa rozhodli).

Ak chcete spustiť makro, kliknite na priradené tlačidlo alebo stlačte klávesovú skratku, ktorú ste definovali. Ak ste si vybrali voľbu tlačidla, uvidíte tlačidlo makra na paneli nástrojov Rýchly prístup v hornej časti okna.

Je zrejmé, že je to super jednoduchý príklad, ktorý sme vám dali. Môžete použiť Word na vytvorenie niekoľkých dosť sofistikovaných makier. Pokročilí používatelia môžu dokonca manuálne naprogramovať svoje vlastné (alebo manuálne vyladiť svoje nahrané makrá). Ale táto príručka by mala aspoň začať vytvárať niekoľko základných makier.

Obrazový kredit: Mopic / Shutterstock