Ako odkazovať na text z iných dokumentov v programe Microsoft Word
Pravdepodobne máte nejaký text, ktorý píšete často vo svojich dokumentoch programu Word, napríklad adresy. Namiesto toho, aby ste tento text opakovane zakaždým, keď ho potrebujete, môžete tento bežný text vložiť do jedného dokumentu programu Word a uviesť ho do iných dokumentov - dokonca sa automaticky aktualizuje vo všetkých dokumentoch, ak ho zmeníte.
Povedzte, že chcete uviesť svoju adresu do päty dokumentov, ale adresa sa z času na čas mení. Môžete uložiť adresu v samostatnom bežnom dokumente programu Word a použiť pole vo svojom prehľade, aby ste vytiahli text zo spoločného dokumentu a aktualizovali ho vždy, keď sa zmení. Ukážeme vám, ako to urobiť.
Ak chcete začať, vytvorte nový dokument programu Word, ktorý bude slúžiť ako úložisko pre adresu, ktorú chcete vložiť do iných dokumentov programu Word. Uložte ho na miesto, ktoré bude prístupné inými dokumentmi. Neukladajte ho napríklad na sieťovú jednotku, ku ktorej nemáte vždy prístup.
Budeme používať záložky na odkaz na adresu v našom spoločnom dokumente. Zadajte reťazec textu, ktorý chcete vložiť, do iných dokumentov (v našom prípade adresa). Vytvorte záložku tak, že zvýrazníte názov a vložíte položku Vložiť> Záložka a udelíte mu meno, napríklad "Adresa". Viac informácií nájdete v našej príručke k záložkám v programe Word.
Upozorňujeme, že názvy záložiek nemôžu mať žiadne medzery. Odporúčame vám uviesť názov záložky nad každou položkou vo vašom spoločnom informačnom súbore, aby ste ľahko poznali, ktorý názov chcete použiť pre ktorú položku. To je obzvlášť užitočné, ak plánujete mať v tomto spoločnom dokumente množstvo opakovane použiteľných položiek. V našom príklade sme našu adresu pridali do spoločného informačného dokumentu a nad položkou sme umiestnili názov záložky "Adresa".
Po pridaní položky do spoločného dokumentu môžete uložiť a zavrieť. Otvorte dokument, do ktorého chcete vložiť adresu a umiestnite kurzor na miesto, kde chcete prejsť. Pre náš príklad pridáme pätu a vložte tam adresu.
Použijeme kód poľa INCLUDETEXT na odkazovanie na záložku, ktorú sme vytvorili v spoločnom dokumente. Ak to chcete urobiť, stlačte "Ctrl + F9" a vložte zátvorky pre kód poľa.
POZNÁMKA: Nie je možné len zadávať normálne zátvorky okolo kódov polí. Ak chcete vložiť správny typ zátvoriek, musíte použiť "Ctrl + F9".
Kurzor sa automaticky umiestni medzi zátvorky. Zadajte nasledujúci text medzi zátvorkami a nahraďte úplne úplnú cestu k bežnému programu Word s názvom, ktorý chcete vložiť. Nahraďte "" názov záložky, ktorý ste priradili k položke v spoločnom dokumente.
INCLUDETEXT ""
POZNÁMKA: Nezadávajte zátvorky do kódu poľa.
Napríklad sme zadali nasledujúce medzi zátvorky kódu:
INCLUDETEXT "C: \\ Users \\ Lori \ Documents \\ Spoločné informácie \\ CommonInformation.docx" Adresa
POZNÁMKA: Musíte použiť dvojité spätné lomky v ceste, ako sme to urobili. Tiež sa uistite, že pri zadávaní vyššie uvedeného kódu do poľa používate priamu ponuku, nie inteligentnú cenovú ponuku.
Ak chcete získať adresu zo spoločného dokumentu a vložiť ju do zadaného kódu poľa, kliknite pravým tlačidlom myši na kód poľa a v rozbaľovacej ponuke zvoľte "Aktualizovať pole".
Adresa sa zobrazí v dokumente. Konzoly sa stále zobrazujú okolo adresy, ak máte zapnutú možnosť "Zobraziť záložky". Opäť si pozrite náš článok o záložkách, kde sa dozviete, ako túto možnosť vypnúť. Kód poľa môže byť tieňovaný. Túto možnosť môžete tiež vypnúť.
Ak chcete zmeniť kód poľa, môžete ho opäť zobraziť skôr ako výsledok. Ak to chcete urobiť, kliknite pravým tlačidlom myši na výslednú položku a z rozbaľovacej ponuky vyberte položku "Prepnúť kódy polí". Text, ktorý ste zadali do kódu poľa, sa znova zobrazuje a môžete ho upraviť. Jednoducho aktualizujte pole a zobrazí sa nový výsledok.
Po vytvorení spoločného dokumentu ho môžete použiť na ukladanie ďalších položiek, ktoré často zapisujete do dokumentov programu Word. Jednoducho použite samostatné pole INCLUDETEXT v dokumentoch aplikácie Word pre každú informáciu, ktorú chcete automaticky vkladať z vášho spoločného dokumentu.
