Ako odstrániť duplicitné riadky v programe Excel

Keď pracujete s tabuľkami v programe Microsoft Excel a neúmyselne kopírujete riadky alebo vytvárate kompozitnú tabuľku viacerých ďalších, narazíte na duplicitné riadky, ktoré je potrebné odstrániť. Môže to byť veľmi bezúhonná, opakujúca sa, časovo náročná úloha, ale existuje niekoľko trikov, ktoré to zjednodušujú.

Začíname

Dnes budeme hovoriť o niekoľkých praktických metódach na identifikáciu a odstránenie duplicitných riadkov v programe Excel. Ak nemáte žiadne súbory s duplicitnými riadkami, neváhajte si stiahnuť náš praktický zdroj s niekoľkými duplicitnými riadkami vytvorenými pre tento tutoriál. Po stiahnutí a otvorení zdroja alebo otvorení vlastného dokumentu ste pripravení pokračovať.

Možnosť 1 - Odstrániť duplicity v programe Excel

Ak používate balíček Microsoft Office Suite, budete mať trochu výhodu, pretože je tu zabudovaná funkcia na vyhľadávanie a odstránenie duplicít.

Začnite výberom buniek, ktoré chcete zacieliť na vaše vyhľadávanie. V tomto prípade vyberieme celú tabuľku súčasne stlačením tlačidiel "Control" a "A" (Ctrl + A).

Po úspešnom výbere tabuľky musíte kliknúť na kartu "Údaje" v hornej časti obrazovky a potom vybrať funkciu "Odstrániť duplikáty", ako je uvedené nižšie.

Po kliknutí naň sa zobrazí malé dialógové okno. Všimnete si, že prvý riadok bol automaticky zrušený. Dôvodom je, že je začiarknuté políčko Moje údaje má hlavičky.

V tomto prípade nemáme hlavičky, pretože tabuľka začína na riadku 1. Zrušíme začiarknutie políčka Moje dáta má hlavičky. Akonáhle to urobíte, zistíte, že celá tabuľka bola opäť zvýraznená a časť "Stĺpce" sa zmenila z "duplikátov" na "Stĺpce A, B a C."

Teraz, keď je vybratá celá tabuľka, stačí stlačiť tlačidlo "OK", čím odstránite všetky duplikáty. V tomto prípade boli všetky riadky s duplicitnými informáciami okrem jednej odstránené a detaily odstránenia sa zobrazia v popupovom dialógovom okne.

Možnosť 2 - Rozšírené filtrovanie v programe Excel

Druhým nástrojom, ktorý môžete použiť v programe Excel na identifikáciu a odstránenie duplikátov, je "Pokročilý filter". Táto metóda platí aj pre program Excel 2003. Začneme opäť otvorením tabuľky programu Excel. Ak chcete triediť tabuľku, musíte najprv vybrať všetko pomocou tlačidiel "Ovládanie" a "A", ako je uvedené vyššie.

Po výbere tabuľky stačí kliknúť na kartu "Údaje" av sekcii "Zoradiť a triediť" kliknite na tlačidlo "Rozšírené", ako je uvedené nižšie. Ak používate program Excel 2003, kliknite na rozbaľovaciu ponuku "Data", potom na "Filtre" a potom na "Rozšírené filtre ..."

Teraz budete musieť začiarknuť políčko "Jedinečné záznamy iba".

Akonáhle kliknete na tlačidlo "OK", dokument má mať všetky duplikáty okrem jedného odstráneného. V tomto prípade zostali dva, pretože prvé duplikáty boli nájdené v riadku 1. Táto metóda automaticky predpokladá, že v tabuľke sú hlavičky. Ak chcete odstrániť prvý riadok, musíte ho v tomto prípade manuálne odstrániť. Ak ste v prvom riadku skôr mali hlavičky ako duplicity, zostala by len jedna kópia existujúcich duplikátov.

Možnosť 3 - Nahradiť

Táto metóda je vhodná pre menšie tabuľky, ak chcete identifikovať celé duplicitné riadky. V tomto prípade budeme používať jednoduchú funkciu "nahradiť", ktorá je zabudovaná do všetkých produktov balíka Microsoft Office. Budete musieť začať tým, že otvoríte tabuľku, na ktorej chcete pracovať.

Keď je otvorená, musíte vybrať bunku s obsahom, ktorý chcete nájsť, a nahradiť a skopírovať. Kliknite na bunku a stlačte "Ovládanie" a "C" (Ctrl + C).

Po skopírovaní slova, ktoré chcete vyhľadať, musíte stlačiť "Ovládanie" a "H", aby ste vybrali funkciu výmeny. Akonáhle je hore, môžete vložiť slovo, ktoré ste skopírovali, do sekcie "Nájsť čo:" stlačením tlačidla "Ovládanie" a "V" (Ctrl + V).

Teraz, keď ste určili, čo hľadáte, stlačte tlačidlo "Možnosti >>". Začiarknite políčko "Zhoda celého obsahu bunky". Dôvodom je, že niekedy môže byť vaše slovo prítomné v iných bunkách inými slovami. Ak nevyberiete túto možnosť, môžete nechať neúmyselne odstrániť bunky, ktoré je potrebné zachovať. Uistite sa, že všetky ostatné nastavenia zodpovedajú hodnotám zobrazeným na obrázku nižšie.

Teraz budete musieť zadať hodnotu do poľa "Nahradiť:". V tomto príklade použijeme číslo "1." Po zadaní hodnoty stlačte "Nahradiť všetko".

Všimnete si, že všetky hodnoty, ktoré zodpovedali "dulpicate" boli zmenené na 1. Dôvod, prečo sme použili číslo 1 je, že je malý a vyniká. Teraz môžete ľahko identifikovať, ktoré riadky obsahovali duplicitný obsah.

Ak chcete zachovať jednu kópiu duplikátov, jednoducho vložte pôvodný text späť do prvého riadku, ktorý bol nahradený 1.

Teraz, keď ste identifikovali všetky riadky s duplicitným obsahom, prechádzajte dokumentom a podržte tlačidlo "Ovládanie" nadol pri kliknutí na číslo každého duplicitného riadku, ako je uvedené nižšie.

Po výbere všetkých riadkov, ktoré je potrebné odstrániť, kliknite pravým tlačidlom na jedno zo šedých čísiel a vyberte možnosť Odstrániť. Dôvod, prečo to musíte urobiť namiesto stlačenia tlačidla "odstrániť" v počítači, je to, že odstráni riadky skôr ako len obsah.

Keď skončíte, všimnete si, že všetky zostávajúce riadky sú jedinečné hodnoty.