Ako odstrániť skryté osobné informácie, ktoré Microsoft Office pridáva do vašich dokumentov

Aplikácia Microsoft Office ukladá skryté metadáta do dokumentov balíka Office vrátane toho, ako dlho ste na nich pracovali, meno každého, kto pracovala na dokumente, keď bol dokument vytvorený, a dokonca aj predchádzajúce verzie dokumentu.

Pred publikovaním dokumentov balíka Office verejne alebo ich odošlite niekomu, pravdepodobne budete chcieť skontrolovať, aké skryté informácie obsahuje dokument a odstrániť citlivé údaje. Tieto metadáta môžu porušovať vaše súkromie alebo môžu byť potenciálne trápne.

Zobrazenie a odstránenie skrytých údajov

V balíku Office 2013 alebo Office 2010 kliknite na ponuku Súbor, kliknite na položku Info a nástroj Kontrola dokumentu bude uprednostňovaný a informuje vás o potenciálne citlivých informáciách, ktoré dokument obsahuje. Tieto informácie sú zrejmejšie ako v starších verziách balíka Office, ale je stále ľahké vynechať, ak si nie ste vedomý, že Office pridáva tieto citlivé údaje do vašich dokumentov.

V balíku Office 2007 kliknite na tlačidlo Office orb na karte, ukážte na príkaz Prepare a kliknite na položku Inspect Document.

Ak chcete zobraziť skryté metadáta v dokumente, kliknite na tlačidlo Kontrola problémov, kliknite na položku Kontrola dokumentu a vyberte typy metadát, ktoré chcete dokument preskúmať. Môžete si nechať všetky vybraté možnosti na preskúmanie dokumentu pre všetky typy metadát.

Kliknite na tlačidlo Inšpekcia a služba Office preskúma dokument pre metadáta. Kliknite na tlačidlo Odstrániť všetko vedľa typu metadát, ktoré chcete odstrániť.

Upozorňujeme, že po odstránení väčšiny metadát nebudete môcť obnoviť. Z tohto dôvodu odporúča spoločnosť Microsoft vytvoriť novú kópiu dokumentu (použite funkciu Uložiť ako) pred odstránením metadát a publikovaním dokumentu. Potom budete mať kópiu dokumentu s metadátami. Samozrejme, ak nechcete mať tieto metadáta vôbec, jednoducho ich môžete odstrániť bez obáv o zachovanie kópie.

Aký typ metadát ukladá Office?

Služba Office ukladá vlastnosti dokumentu vrátane podrobností ako autor, predmet, názov, dátum, kedy ste dokument vytvorili, kedy ste ho naposledy upravili a ako dlho ste pracovali na dokumente. Tieto vlastnosti budú obsahovať aj názov akejkoľvek šablóny, ktorú ste použili pri vytváraní dokumentu, hlavičiek e-mailov a ďalších súvisiacich informácií. To môže byť potenciálne trapné - napríklad môžete poslať správu TPS svojmu šéfovi a povedať, že ste celý deň pracovali na tom sám. Metadáta však môžu odhaliť, že ste pracovali iba niekoľko minút na správe TPS, spolupracovali s inými ľuďmi a že ste pri vytváraní použili šablónu s názvom "Useless TPS Report Template". Ešte horšie je, že tu sú ďalšie dôsledky ochrany osobných údajov - možno budete chcieť publikovať dokument na webe bez vášho priradeného názvu, ale vaše meno sa v predvolenom nastavení zobrazí vo vlastnostiach dokumentu.

Mohli by ste tiež zahrnúť záhlavia, päty, vodoznak a text formátovaný ako skrytý text, ale nezobrazia sa, ak vykonáte skrátený úryvok dokumentu. Nástroj vám povie, či váš dokument obsahuje tieto informácie.

Ak ste pri písaní dokumentu spolupracovali s inými ľuďmi, budú obsahovať ešte viac údajov. V metaúdajoch sa zobrazia mená všetkých osôb, ktoré pracovali na dokumente, ako aj všetky komentáre, revízne značky, anotácie atramentu a predchádzajúce verzie dokumentu. Ak publikujete dokument, na ktorom ste pracovali, pravdepodobne budete chcieť všetky tieto údaje odstrániť, než ich zdieľať.

Ako zabrániť úradu ukladať metadáta

Bohužiaľ budete musieť použiť nástroj Inšpektor dokumentu na odstránenie citlivých údajov z každého jednotlivého dokumentu skôr, ako ho zverejníte alebo zdieľate s niekým. Neexistuje žiadny vstavaný spôsob, ako tieto informácie odstrániť z viacerých dokumentov naraz, ani neexistuje nastavenie v celom systéme Office, ktoré by bránilo spoločnosti Office pri aplikácii týchto údajov na dokumenty.

Môžete však službu Office automaticky odstrániť metadáta pri každom ukladaní súboru. Toto nastavenie musíte použiť pre každý dokument, ktorý používate - je to nastavenie špecifické pre dokument, nie nastavenie v celom systéme.

Ak chcete zabrániť úradu ukladať metadáta spolu s vašimi dokumentmi, kliknite na ponuku Súbor, kliknite na položku Možnosti a vyberte kategóriu Trust Center. Kliknite na tlačidlo Nastavenia centra dôvery a vyberte položku Možnosti ochrany osobných údajov. Aktivujte možnosť "Odstrániť osobné informácie z vlastností súborov pri uložení". Ak sa zobrazí šedá farba, kliknite na tlačidlo Ovládací prvok dokumentu nižšie, spustite nástroj Document Inspector a odstráňte všetky osobné informácie dokumentu. Potom by ste mali mať možnosť kliknúť na začiarkavacie políčko.

Nezabudnite, že túto možnosť musíte zmeniť pre každý dokument zvlášť.

Tieto informácie môžu byť užitočné, a niektoré z nich sú dokonca kľúčové pre spoluprácu alebo pre podniky, aby sledovali, kto pracoval na dokumente. Ale keď je čas publikovať dokument, pravdepodobne budete chcieť tieto metadáta odstrániť.