Ako obmedziť vstup údajov v programe Excel s overovaním údajov

Ak používate tabuľky programu Excel na zhromažďovanie údajov od iných ľudí, ale zistíte, že často zapĺňajú starostlivo naplánované bunky so zlým typom informácií, môže validácia údajov pomôcť.

Tento nástroj umožňuje obmedziť určité bunky tak, aby umožňovali iba správne formátované údaje. Ak niekto vstúpi do niečoho, čo by tam nemalo byť - napríklad "obed na letisku" namiesto "15,68 dolárov" na výkazu výdavkov - Excel odmieta vstup, kým sa to nepodarí. Premýšľajte o tom ako o pasívno-agresívnom spôsobe, ako zabezpečiť, aby ľudia nestrácali čas.

Napríklad, tu je základný pracovný hárok s výkazom výdavkov pre How-To Geek. Povedzme, že chceme zabezpečiť, aby ľudia zadávali do určitých buniek iba číselné hodnoty, ktoré sú formátované ako mena (t. J. Niektoré číslice, za ktorým nasleduje desatinná čiarka, za ktorými nasledujú ďalšie dve číslice).

Najprv vyberte všetky bunky, ktoré chcete obmedziť.

Prejdite na kartu "Dáta" na páse kariet a potom kliknite na tlačidlo "Validácia údajov". Ak vaše okno nie je plné veľkosti a etikety sa nezobrazujú, je to ikona s dvoma horizontálnymi políčkami, zeleným začiarknutím a červeným krížom.

V okne Overenie údajov na karte Nastavenia kliknite na rozbaľovaciu ponuku Povoliť. Tu môžete nastaviť konkrétny typ vstupu, ktorý umožní vybraté bunky. Pre náš výkaz výdavkov budeme trvať na tom, aby používatelia vložili číslo s dvoma desatinnými hodnotami, a preto by sme zvolili možnosť "Decimal". Môžete tiež vybrať ďalšie kritériá, ako napríklad uistenie, či bunka obsahuje text, čas alebo dátum, text s určitou dĺžkou alebo dokonca vlastné vlastné overenie.

Bez ohľadu na typ údajov, ktoré ste vybrali v rozbaľovacej ponuke Povoliť, zmeníte možnosti, ktoré máte k dispozícii na zvyšku karty "Nastavenia". Keďže chceme číselnú hodnotu zodpovedajúcu menu, nastavíme rozbaľovaciu ponuku "Dáta" na nastavenie "medzi". Potom nastavíme minimálnu hodnotu 0,00 a maximálnu hodnotu 10000,00, čo je viac ako dostatočné na uspokojenie našich potrieb.

Ak chcete otestovať našu, kliknite na tlačidlo "OK", aby ste použili nastavenia overenia a potom skúste vložiť nesprávnu hodnotu. Napríklad, ak zadáme "palačinky" na hodnotu Raňajky namiesto nákladov na jedlo, zobrazí sa chybové hlásenie.

Zatiaľ čo to obmedzuje ľudí na zadávanie iba správneho typu údajov, nedáva im žiadnu spätnú väzbu o tom, aký typ údajov je potrebný. Takže to tiež nastavíme.

Vráťte sa späť do okna Validácia údajov (Data> Validácia údajov na páse). Máte tu dve možnosti (a môžete ich použiť aj v prípade, že chcete). Môžete použiť kartu "Input Message", aby ste mali tip na vyskakovacie okno, aby ľudia zobrazili typ údajov, ktoré si želáte pri každom výbere bunky, pre ktorú je zapnutá validácia údajov. Môžete tiež použiť kartu "Upozornenie na chyby", aby ste prispôsobili chybu, ktorú uvidia pri zadávaní nesprávneho typu údajov.

Prejdime najprv na kartu "Input Message". Tu sa uistite, že je zapnutá možnosť "Zobraziť vstupnú správu pri zvolení bunky". Potom zadajte svoj vstupný popisok názov a text. Ako vidíte nižšie, kliknutím na jednu z buniek sa zobrazí správa, ktorá umožňuje ľuďom vedieť, čo sa očakáva.

Na karte Chybové hlásenie môžete prispôsobiť chybové hlásenie, ktoré ľudia vidia pri zadávaní nesprávneho typu údajov. Uistite sa, že je zapnutá možnosť "Zobraziť upozornenie na chybu po zadaní neplatných údajov". Z rozbaľovacej ponuky Štýl vyberte štýl pre svoje chybové hlásenie. Môžete ísť s Stop (červený kruh s X), Varovanie (žltý trojuholník s výkričníkom) alebo Informácie (modrý kruh s malým písmom "i"), v závislosti od toho, ako silná sa má správa stretnúť.

Zadajte názov správy, text samotnej správy a potom stlačte tlačidlo "OK", aby ste dokončili.

Teraz, ak sa niekto pokúsi zadávať nesprávne údaje, táto chybová správa je o niečo viac užitočná (alebo sarkastická, ak chcete).

Je to trochu nadbytočnej úpravy nastavenia overovania údajov, ale môže vám ušetriť veľa času neskôr, ak používate tabuľky na zhromažďovanie údajov od iných ľudí. Je to dokonca užitočné pre zabránenie vlastných chýb. A to je dvojnásobné pravidlo, ak ste nastavili vzorce alebo akékoľvek automatizačné úlohy, ktoré sa spoliehajú na tieto údaje.