Ako ukladať e - maily (a iné položky) ako súbory v programe Microsoft Outlook

E-maily, kontakty a schôdzky programu Outlook môžete uložiť ako jednotlivé súbory. Ukladanie týchto položiek vám môže pomôcť k rýchlejšiemu a jednoduchšiemu prístupu k nim. Je to pohodlný spôsob, ako zálohovať alebo zdieľať určité správy, alebo ich jednoducho sprístupniť.

Ako ukladať e - mailovú správu ako súbor

Po prvé, pozrite sa, ako ukladať správy ako súbory v programe Outlook. To môže byť užitočné, ak chcete zálohovú kópiu e-mailu vo vašom počítači (alebo kopírovať na iný počítač), alebo ak chcete správu použiť ako šablónu pre budúce správy neskôr.

Začnite otvorením správy, ktorú chcete uložiť. V okne e-mailu kliknite na ponuku "Súbor" na páse kariet.

Vyberte príkaz "Uložiť ako".

V ponuke "Uložiť ako" prejdite na miesto, kam chcete súbor uložiť, a potom zadajte názov súboru. V predvolenom nastavení program Outlook označí predmet s riadkom správy, ale môžete ho zmeniť na čokoľvek chcete.

Môžete tiež uložiť správu ako rôzne typy súborov pomocou rozbaľovacej ponuky "Uložiť ako typ". Predvolená je formát správy programu Outlook. Ak si to vyberiete, môžete jednoducho dvojitým kliknutím na súbor ho opäť otvoriť v programe Outlook. Existuje však niekoľko ďalších možností, z ktorých si môžete vybrať:

Iba text: Keď správu uložíte ako súbor typu Iba text, ukladáte iba slová, nie formátovanie ani obrázky.
Šablóna programu Outlook: Uloženie správy ako šablóny programu Outlook znamená, že môžete použiť formátovanie pre budúce e-maily. Pri otvorení súboru program Outlook vytvorí novú správu s obsahom súboru, ktorý môžete potom adresovať a odoslať na ceste.
HTML: Uloženie správy ako dokumentu HTML znamená, že ukladáte e-mail na zobrazenie na webovej stránke. Správu budete môcť otvoriť v každom webovom prehliadači.
MHT: Súbor MHT je súbor archívov webových stránok. Rovnako ako súbor HTML, je navrhnutý tak, aby sa zobrazoval vo webovom prehliadači. Na rozdiel od súboru MHT ukladá súbor HTML celý text, kód, obrázky a iné médium do jedného súboru.

Keď skončíte, kliknite na tlačidlo Uložiť.

Vaša správa sa teraz uloží ako súbor.

Ako ukladať e-mailovú správu ako PDF

Váš e-mail môžete tiež uložiť ako PDF pomocou vstavanej tlačiarne PDF balíka Office. Uloženie ako PDF je skvelý spôsob, ako uložiť záložnú kópiu správy, ktorú budete môcť čítať so všetkými správnymi formátmi.

V okne správy kliknite na ponuku "Súbor" na páse kariet.

Kliknite na príkaz "Tlačiť".

Kliknite na rozbaľovaciu ponuku "Tlačiareň" a potom vyberte možnosť "Microsoft Print to PDF".

Ak máte na počítači inštalovanú inú aplikáciu na tvorbu PDF (alebo ak používate MacOS), možnosti tu môžu byť iné. Ak máte napríklad nainštalovaný program Adobe, pravdepodobne sa zobrazí možnosť "Adobe PDF". To bude fungovať rovnako dobre.

Ďalej kliknite na tlačidlo "Tlačiť".

V okne "Uložiť PDF ako", ktoré sa otvorí, vyberte miesto, kde chcete uložiť PDF, zadajte názov súboru a potom kliknite na tlačidlo "Uložiť.

Teraz ste uložili svoj email ako PDF.

A uvedomte si, že od tej doby, čo práve tlačíte na vykresľovací mechanizmus PDF, ten istý trik funguje presne rovnako ako ukladanie ľubovoľnej položky v programe Outlook (kontakty, schôdzky atď.) Do formátu PDF.

Ako uložiť kontakt ako súbor

Môžete tiež uložiť kontakty ako súbory pomocou programu Outlook. Funguje takmer rovnako ako ukladanie správ a môže byť užitočné pri zálohovaní jednotlivých kontaktov alebo pri ich presune do nového počítača. Kontakty sa tiež ukladajú ako súbory Vcard (CVF) - formát používaný mnohými ďalšími aplikáciami, ktoré pracujú s kontaktmi. To tiež umožňuje ľahko preniesť kontakt do inej aplikácie alebo odoslať informácie o kontakte niekomu inému, aby mohol importovať do akejkoľvek aplikácie, ktorú používajú.

V okne Kontakt kliknite na "Súbor" na hlavnej páse.

Kliknite na príkaz "Uložiť ako".

V okne "Uložiť ako" prejdite na miesto, kde chcete uložiť súbor kontaktov, a ak chcete, zmeňte názov.

Rovnako ako v prípade správ môžete z rozbaľovacej ponuky "Uložiť ako typ" zvoliť niekoľko rôznych formátov:

Iba text: Keď uložíte svoj kontakt ako súbor iba pre text, ukladáte iba slová, nie formátovanie ani obrázky.
Formát RTF: Uloženie kontaktu ako súboru s bohatým textom znamená, že v súbore môžete uložiť niekoľko rôznych formátov, ako sú tučné a kurzíva, spolu s obrázkami. Tento formát môže byť užitočný, ak máte obrázok s kartou kontaktu.
Formát správ v programe Outlook: Keď uložíte svoj kontakt vo formáte správy programu Outlook, môžete ho otvoriť v programe Outlook (aj na inom počítači) a bude fungovať ako každý iný kontakt programu Outlook. Ale potom sa bude správať rovnakým spôsobom, ak ho uložíte v predvolenom formáte VCF, takže tu nie je veľká výhoda.

Keď skončíte, kliknite na tlačidlo Uložiť.

Váš kontakt bol teraz uložený ako súbor.

Ako uložiť schôdzku (alebo celý kalendár) ako súbor

Rovnako ako u iných položiek programu Outlook, môžete uložiť vaše schôdzky ako súbory. Aj keď nie je takmer užitočné zálohovať uložené kópie jednotlivých schôdzok, program Outlook podporuje štandard vCalendar, čo znamená, že môžete schôdzku uložiť, odoslať ju inej osobe a potom ju môžete importovať do inej podporovanej aplikácie.

Otvorte udalosť, ktorú chcete uložiť. V okne udalosti kliknite na ponuku "Súbor" na páse kariet.

Kliknite na príkaz "Uložiť ako".

Prejdite na miesto, kde chcete súbor udalostí uložiť, a potom mu zadajte meno.

Rovnako ako správy a kontakty môžete z rozbaľovacej ponuky Uložiť ako typ vybrať niekoľko rôznych formátov súborov:

Iba text: Keď schôdzku uložíte ako súbor len pre text, ukladáte iba slová, nie formátovanie ani obrázky.
Šablóna programu Outlook: Uloženie schôdzky ako šablóny aplikácie Outlook znamená, že môžete použiť formátovanie pre budúce kalendáre alebo schôdzky v kalendári.
Formát správ v programe Outlook: Keď schôdzku uložíte vo formáte správy programu Outlook, môžete ju znova otvoriť v programe Outlook aj na inom počítači.
HTML: Uloženie správy ako dokumentu HTML znamená, že ukladáte schôdzku na zobrazenie na webovej stránke.
MHT: Súbor MHT je súbor archívov webových stránok. Rovnako ako súbor HTML, je navrhnutý tak, aby sa zobrazoval vo webovom prehliadači. Na rozdiel od súboru MHT ukladá súbor HTML celý text, kód, obrázky a iné médium do jedného súboru.
Formát iCalendar: iCalendar je ďalší kalendárny štandard, ktorý umožňuje prenášať informácie o kalendári do rôznych kalendárových aplikácií.

Vyberte, či chcete uložiť jednu schôdzku alebo celý kalendár. Uložením celého kalendára sa uložia všetky údaje v aktuálnom kalendári programu Outlook.

Keď skončíte, kliknite na tlačidlo Uložiť.

Teraz ste úspešne uložili schôdzku alebo kalendár.