Ako zabrániť tomu, aby niekto presmeroval požiadavku na stretnutie v programe Outlook
Ak ste niekedy mali problém s potenciálnymi účastníkmi schôdzky, ktorí odovzdávali žiadosti ostatným, máme dobré správy. Ak máte najnovšiu verziu programu Outlook (2016 alebo 365) alebo ste účastníkom balíka Office 365 pomocou webovej aplikácie Outlook, môžete zabrániť tomu, aby ľudia preposielali žiadosti o schôdzky.
Získanie stretnutia spolu so správnymi účastníkmi môže byť frustrujúce. Musíte nájsť čas, kedy sú k dispozícii všetci. Potom musíte nájsť voľnú miestnosť. Potom dúfajte, že účastníci neposielajú žiadosť o schôdzku niekomu inému, ktorý sa nemusí navštevovať, alebo, horšie, posiela schôdzu podriadenému, aby sa zúčastnil. Nemôžeme nútiť ľudí, aby boli slobodní, a nemôžeme vás vycvičiť do zasadacej miestnosti, ale ak používate program Outlook, môžeme vám ukázať, ako zabrániť tomu, aby ľudia odovzdali vašu žiadosť o stretnutie. Pozrime sa.
aktualizovať: Jeden z našich čitateľov upozornil, že táto technika je dostupná len vo verzii Windows a Windows nie verzia macOS. Ďakujem, že ste to ukázali, Floris!
Zastaviť odoslanie žiadosti z aplikácie Outlook alebo aplikácie Outlook Web App
Zastavenie odosielania žiadosti o schôdzku je rovnako jednoduché ako prevrátenie jedného nastavenia pred odoslaním žiadosti.
V plnom klientovi programu Outlook s otvorenou požiadavkou na schôdzku prejdite na kartu "Stretnutie". Kliknite na tlačidlo "Možnosť odpovede" a potom kliknite na prepínač "Povoliť presmerovanie" v rozbaľovacej ponuke a vypnite ju (v predvolenom nastavení je zapnuté).
V aplikácii Outlook Web App sa uistite, že máte otvorenú žiadosť o schôdzku a pridaný aspoň jeden účastník. Kliknite na tlačidlo "Účastníci" a potom kliknite na prepínač "Povoliť presmerovanie", aby ste ho mohli vypnúť.
Bohužiaľ, v žiadnom prípade nie je možnosť "Povoliť presmerovanie" v predvolenom nastavení vypnutá. Musíte ju vypnúť pri každom vytvorení novej žiadosti.
Takže čo sa stane, ak sa niekto pokúsi presunúť svoju žiadosť o stretnutie?
Tri veci sa môžu stať, keď sa niekto pokúsi presmerovať správu, na ktorej ste vypnuli možnosť "Povoliť presmerovanie":
- Ak váš účastník používa rovnakú verziu programu Outlook ako vy (a ak pracujú pre rovnakú spoločnosť, je veľmi pravdepodobné, že sú), potom im nebude poskytnutá možnosť postúpiť žiadosť o schôdzu.
- Ak sú na staršej verzii programu Outlook, potom budú môcť poslať požiadavku na stretnutie, ale Microsoft Exchange zablokuje doručenie a posiela účastníkovi správu "nedoručiteľnú".
- Ak používajú e-mailový systém, ktorý nepatrí spoločnosti Microsoft, ako napríklad Gmail, budú môcť ďalej posielať žiadosť o schôdzu bez akýchkoľvek obmedzení. Je to preto, že systémy tretích strán nemajú žiadnu povinnosť rešpektovať príznak "nepredávať" spoločnosť Microsoft. V budúcnosti je možné, že to začnú rešpektovať (to je často "poškriabaniu môjho chrbta a budem poškriabať vašu" situáciu, kde niekto ako Google chce, aby Outlook rešpektoval vlajku špecifickú pre Gmail, takže je dohoda urobená ), ale je tiež úplne možné, že žiadny systém okrem programu Outlook nebude rešpektovať vlajku.
Napriek tomu, ak nastavujete stretnutia s ľuďmi vo vašej organizácii, malo by to fungovať dobre.
