Ako zmeniť a prispôsobiť zobrazenie konverzácie v programe Outlook

Späť v programe Outlook 2010 spoločnosť Microsoft predstavila Zobrazenie konverzácie, ktorý funguje niečo ako konverzácia Gmailu. Je predvolene zapnutá v novších verziách programu Outlook, ale nie v prípade, že ste inovovali zo staršej verzie, kde bola vypnutá. Takže, ak ste nevedeli, že tam je, mohlo by to byť čas, aby ste sa pozreli.

Čo je zobrazenie konverzácie?

Hoci spoločnosť Microsoft veľa hovorila o konverzácii, keď ju predstavili, väčšina ľudí mimo firemných oddelení IT a čitateľov vysokokvalitných tech webových stránok to pravdepodobne nevedeli. Koniec koncov, kedy ste naposledy hľadali a prečítali si článok "nové funkcie" v aplikácii, ktorú používate?

Je to škoda, pretože zobrazenie konverzácie je užitočná funkcia, ktorú chce veľa ľudí po tom, ako v novom Gmaile spoločnosti Google, ktorý debutoval v rokoch 2004/5, videli konverzáciu. Taký bol dopyt, ktorý zrazu hovoril každý o tom, ako použiť stĺpec "Konverzácia" na zoskupenie e-mailov v programe Outlook 2003, hoci toto iba zdvihol e-maily v tej istej zložke. Takže niektoré záludné riešenia boli vytvorené pomocou dynamických vyhľadávacích priečinkov, ale to všetko bolo trochu hrubé v porovnaní s ľahkosťou Gmailu napájanou systémom AJAX.

Microsoft sa dostal k prípadu a pridal správny konverzný pohľad - ten, ktorý vytiahne e-maily zo všetkých zložiek - keď začali pracovať s programom Outlook 2010. To sa môže zdať trochu neskoro, keďže ich predchádzajúca verzia vyšla o 3 roky skôr (Outlook 2007), ale môžeme len predpokladať, že chvíľu trvá manažéri produktu v spoločnosti Microsoft, aby si uvedomili, aký populárny pohľad na konverzáciu v Gmaile je, takže už bolo príliš neskoro na pridanie do roku 2007. Nezáleží na tom, že program Outlook 2010 to získal a bol to slušné úsilie, ktoré odvtedy fungovalo vo všetkých opakovaniach.

Keďže program Outlook 2013 bol predvolene zapnutý, ale v mnohých firmách je IT oddelenie štandardne vypnuté. Tiež, ak ste ho vypli v staršej verzii programu Outlook, zostane pri inovácii na novú verziu. Jeden z našich geekov vypol to pred piatimi rokmi v programe Outlook 2013 a je to stále vypnuté, pretože sa nachádzajú v programe Outlook 2019. Je tiež implicitne zapnuté v webovej aplikácii Outlook, takže je tam lepšie využívaná. veľa ľudí, klientom programu Outlook je ich hlavná e-mailová aplikácia.

Poďme sa pozrieť na to, ako znova zobraziť konverzáciu a aké možnosti prispôsobenia máte. Lepšie neskôr ako nikdy!

Ako zapnúť a vypnúť zobrazenie konverzácie

Displej konverzácie môžete zapnúť a vypnúť jednoduchým prepínaním, takže ak to skúsite a nemáte rád, je ľahké ho vypnúť. Ak ho chcete zapnúť, zapnite možnosť Zobraziť> Zobraziť ako konverzácie.

Aplikácia Outlook zobrazí potvrdzujúcu správu, ktorá vám umožňuje zapnúť zobrazenie v každej zložke ("Všetky poštové schránky") alebo len aktuálny priečinok ("Táto zložka").

Skúste zapnúť funkciu "Táto zložka", ktorá vám poskytne príležitosť zistiť, či sa vám páči, skôr ako ju zapnete všade. Ak chcete úplne vypnúť zobrazenie konverzácie, znova vypnite možnosť Zobraziť> Zobraziť ako konverzácie.

Čo zobrazuje konverzácia?

Zobrazenie konverzácie usporiada vaše správy do vlákna v chronologickom poradí s najnovšou správou v hornej časti. Tie sú najskôr skryté pod najvyššou správou, s trojuholníkom na ľavej strane označujú, že je pod nimi niť.

Kliknutím na trojuholník rozbalíte vlákno a zobrazíte e-maily.

Najvyššou správou je hlavička konverzácie a nejde o správu. Namiesto toho obsahuje meno osoby, ktorá začala konverzáciu a predmet. Ak kliknete na neho, nič v podokne čítania sa nezobrazí.

Ak kliknete na ľubovoľnú správu pod záhlavím, program Outlook ich zobrazí v paneli čítania ako obvykle. Nové správy sa automaticky pridajú do hornej časti konverzácie pod záhlavím a sú zobrazené tučnou kurzívou, čím označujú, že ešte neboli prečítané.

Konverzácia s novou správou sa automaticky odošle do hornej časti priečinka, takže posledné konverzácie sú vždy v hornej časti.

To tiež dokazuje jednu z najsilnejších vlastností zobrazenia konverzácie, a to, že prijíma e-maily odkiaľkoľvek v programe Outlook a zobrazuje ich na jednom mieste s názvom priečinka, ktorý obsahuje viditeľne zobrazenú poštu. V tejto konverzácii sa nachádzajú e-maily v aktuálnom priečinku, v priečinku Doručená pošta a tiež v priečinku Odoslané položky. Ak by sme použili zobrazenie konverzácie do priečinka Doručená pošta, uvidíme presne ten istý rozhovor.

Ako prispôsobíte zobrazenie konverzácie

V časti Zobraziť> Zobraziť ako konverzácie je možnosť Nastavenia konverzácie. Kliknutím na toto zobrazíte možnosti konverzácie.

Možnosti sú:

• Zobraziť správy z iných priečinkov: Zobrazuje správy v konverzácii bez ohľadu na to, v ktorom priečinku sa nachádzajú. Ak je táto funkcia vypnutá, zobrazia sa vám iba správy o konverzácii, ktoré sa nachádzajú v priečinku, ktorý práve zobrazujete.
• Zobraziť odosielateľov nad predmetom: Zobrazuje meno odosielateľa v hornej časti konverzácie, a nie v režime kompaktného režimu (predvolené zobrazenie priečinkov v programe Outlook). Obrázky obrazovky nižšie zobrazujú, keď je nastavenie zapnuté alebo vypnuté.

• Vždy rozbaľte vybranú konverzáciu: Aktuálne zobrazuje aktuálne vybranú konverzáciu v rozbalenom režime, a to aj vtedy, ak ju opustíte a vrátite sa k nej. Ak chcete, aby sa konkrétna konverzácia vždy zobrazovala v rozbalenom režime v každej zložke, ktorá obsahuje jeden z mailov v konverzácii, musíte túto možnosť povoliť v každom z priečinkov.
• Použiť klasické odsadené zobrazenie: Zobrazuje správy v šikmej zarážke, čím je staršia správa, tým je väčšia zarážka. Toto je nastavenie priečinka, ktoré sa bude vzťahovať na každú konverzáciu v priečinku.

Existuje ešte jedno nastavenie prispôsobenia, ktoré nájdete v časti Súbory> Možnosti. Zvoľte kategóriu "Pošta" vľavo a potom prejdite nadol do sekcie "Iné", aby ste našli nastavenie "Nechcem automaticky rozbaliť konverzácie pri používaní klávesnice na zmenu správ".

Toto nastavenie je predvolene vypnuté, takže ak používate šípky hore a dole na klávesnici na navigáciu cez priečinok, konverzácie sa pri výbere automaticky rozširujú. Ak toto nastavenie zapnete, konverzácie zostanú naďalej zmenené, ak ste ich vybrali pomocou klávesnice, a pomocou klávesov so šípkami doľava a doprava si ich môžete ručne rozbaliť a skomponovať. To je obzvlášť užitočné, ak ste ten typ, ktorý preferuje používanie klávesnice vždy, keď je to možné.

Toto je pohľad na konverzáciu, pokus spoločnosti Microsoft o prebiehajúce konverzácie. Myslíme si, že je to celkom dobré, s dostatočnými prispôsobeniami, ktoré sa môžu odvolávať na rôznych používateľov, ale nie toľko, čo je ťažké používať. A ak vám to nebude vyhovovať, môžete ho vypnúť opätovným vypnutím možnosti Zobraziť> Zobraziť ako konverzácie.