Ako používať čistenie poštových schránok na vyčistenie vašich priečinkov

Vyčistenie poštových schránok v programe Outlook je sada nástrojov určených na odstránenie odpadu z vašej poštovej schránky. Môžete ho použiť na kontrolu veľkosti poštovej schránky, automaticky vyčistiť položky podľa veľkosti a dátumu a vykonať niekoľko ďalších funkcií. Prejdite cez ne a pozrite sa.

Najprv musíte nástroj otvoriť. Prejdite na položku Súbor> Nástroje a kliknite na Vyčistenie schránky.

K dispozícii sú niektoré nástroje a začneme sa pozrieť na množstvo dát vo vašej poštovej schránke.

Skontrolujte veľkosť poštovej schránky

Vaša poštová schránka programu Outlook je zložená z priečinkov - priečinky Doručená pošta, Odoslané položky, Archív a podobne. Znalosť veľkosti priečinkov vám pomôže zistiť, kde sú všetky vaše e-maily. Ak chcete zistiť, kliknite na položku "Zobraziť veľkosť poštovej schránky".

Otvorí sa okno Veľkosť priečinka, v ktorom sa zobrazí veľkosť každej zložky. V predvolenom nastavení sa otvorí na karte Miestne údaje. Miestne dáta sú údaje uložené vo vašom počítači vo vašich súboroch .pst a.ost.

V stĺpcoch sa zobrazuje názov, veľkosť a celková veľkosť priečinka (čo je veľkosť vrátane akýchkoľvek podadresárov). Najlepšia časť tohto pohľadu je, že vám zobrazuje adresáre, ktoré nemusíte zvyčajne považovať za kalendár. Ak máte niekoľko rokov žiadostí o schôdzky a schôdzky, môžete v kalendári ľahko získať slušný počet kilobajtov, ktoré môžete vyčistiť odstránením starých udalostí.

Ak chcete vidieť veľkosť priečinkov na poštovom serveri, kliknite na kartu "Serverové údaje". Pri prvom otvorení tejto karty môže chvíľu trvať, kým sa dáta zaplnia. Dôvodom je to, že program Outlook kontaktuje server Exchange a požaduje údaje o vašich súboroch (ktoré sa vypočítavajú za behu) a potom sťahuje a zobrazuje výsledky.

Pri každom nasledujúcom otvorení tejto karty bude vyhľadávanie údajov oveľa rýchlejšie, pretože Exchange musí vykonávať analýzu rozdielov a väčšina priečinkov nemení toľko. Po načítaní karty sa na serveri Exchange zobrazia veľkosti priečinkov. Toto nemusí byť rovnaké ako veľkosť na karte Miestne údaje, pretože program Outlook nemôže nevyhnutne prevziať všetky správy do vášho počítača.

Napríklad na karte Lokálne údaje je priečinok Celková veľkosť archívu 116805 kb, ale na karte Server Data je celková veľkosť 363399 kb a rozdiel 246594 kb (265 MB). To je veľa mailov, ktoré nie sú viditeľné v miestnych údajoch. Čo sa deje?

V predvolenom nastavení program Outlook uchováva určité množstvo pošty v lokálnom klientovi, aby sa ubezpečil, že váš e-mail nebude zaberať príliš veľa miesta. V počítačoch s pevným diskom väčším ako 64 gb (čo je väčšina z nich v dnešnej dobe), Outlook bude udržiavať iba e-maily z minulého roka vo vašom počítači. Staršie e-maily sa uchovávajú na e-mailovom serveri a máte k nim prístup. Môžete prevziať staršie e-maily a ak chcete, zmeniť túto predvolenú hodnotu. Majte na pamäti, že môžete zmeniť predvolené hodnoty tak, aby sa sťahovali menej mailu, takže ak máte problémy s priestorom, môžete zmeniť predvolené nastavenie z 1 roka na 6 mesiacov (alebo menej).

(Poznámka: Toto ovplyvňuje iba účty, ktoré používajú server Microsoft Exchange, napríklad Hotmail, live.com, O365 a niektoré firemné účty. Ak používate program Outlook na sťahovanie pošty od iných poskytovateľov, ako je Google alebo Yahoo, toto nastavenie sa ignoruje a všetky mail je stiahnutý.)

Teraz, keď viete, koľko údajov obsahuje vaše zložky, môžete uprednostniť, ktoré z nich vyčistite.

Vyhľadávanie starých alebo veľkých správ

Ak máte e-mail v mnohých rôznych priečinkoch, môžete vyhľadávať v celej svojej poštovej schránke pre staršie alebo väčšie e-maily.

To je veľmi užitočné, ak chcete nájsť e-maily s veľkými prílohami, ktoré môžete buď odstrániť alebo presunúť z aplikácie Outlook na pevný disk alebo službu cloud. Napríklad, ak chcete nájsť všetky e-maily nad 5 MB, môžete zmeniť pole "Nájsť položky väčšie ako" na 5000 kb a potom kliknite na tlačidlo "Nájsť".

Štandardný panel vyhľadávania programu Outlook sa vráti so zoznamom správ, ktoré sú minimálne 5 MB.

Tieto výsledky vrátia iba e-maily, ale môžete zmeniť pole "Pozrieť" na akýkoľvek konkrétny typ súboru, ak chcete odovzdať širšiu sieť.

Z výsledkov vyhľadávania môžete otvoriť každý z e-mailov a odstrániť ich alebo odstrániť prílohy. Nezabudnite prílohy uložiť pred ich odstránením alebo odstránením, ak ich chcete uložiť.

Vytvorenie automatického archívu

Môžete nastaviť parametre automatického archivovania pre každú jednotlivú zložku v programe Outlook, čo sme predtým pokryli ako súčasť širšieho pohľadu na udržiavanie hladkého chodu aplikácie Outlook. Ak ste nastavili autarchické pravidlá, môžete ich odstrániť v okne Vyčistenie pošty kliknutím na tlačidlo "AutoArchive".

Tento proces prechádza cez všetky priečinky v programe Outlook a uplatňuje akékoľvek pravidlá automatického archivovania, ktoré ste nastavili. Ak ste nenastavili žiadnu z nich, môžete sa obávať náhodného stlačenia tohto tlačidla, ale nebojte sa - predvoleným pravidlom autarchie je nerobiť nič.

Zobrazenie a vyprázdnenie odstránených položiek

Ak chcete posunúť poštu tak, že ju posuniete do priečinka Odstránené položky a zriedka sa vyprázdníte, táto možnosť je pre vás.

Poznámka: Niektorí ľudia chcú používať priečinok Odstránené položky ako akýsi archív, hádzajú veci tam a nikdy nevypúšťajú priečinok. To nie je dobrý nápad, pretože existuje veľa spôsobov, ako môžete vyprázdniť priečinok Odstránené položky príliš ľahko. Namiesto toho, ak potrebujete mať správu, nastavte archív!

Kliknutím na položku Zobraziť veľkosť odstránených položiek zistíte, koľko priestoru sa odstránia vaše odstránené položky, potom sa zhlboka nadýchnite a kliknite na tlačidlo "Vyprázdniť".

Tým sa odstránia všetky položky zo zložky Odstránené položky. Ak vás to vystraší, potom všetkými prostriedkami potrebujete chvíľu presunúť dôležité e-maily do vášho archívu, ale skutočne by ste mali pravidelne vyprázdňovať svoje odstránené položky a nie použite ako archív.

Zobrazenie a odstránenie konfliktov

Poslednou voľbou v nástroji Vyčistenie schránky je vymazať správy o konflikte. Ide o e-maily, ktoré Outlook považuje za konfliktné s existujúcimi e-mailmi, pretože majú rovnaké informácie o hlavičke. Normálne je to kvôli dočasným synchronizačným problémom so serverom Exchange a mali by ste byť schopní odstrániť tieto e-maily bez problémov. Ak chcete zistiť, či máte v zložke Konflikt nejaké e-maily, kliknite na tlačidlo "Zobraziť konfliktné veľkosti" a zobrazte filtrovanú verziu okna Veľkosti priečinka.

Ak sú tam nejaké e-maily, zatvorte okno Veľkosť priečinka a potom kliknite na tlačidlo "Odstrániť" v okne Vyčistenie pošty.

To je nástroj Vyčistenie schránky. Nie je to zvláštne, ale efektívne a užitočné.