Ako používať nástroj na čistenie konverzácií v programe Outlook

Niektorí ľudia si ponechajú svoje priečinky v programe Outlook dokonale kontrolované, pričom e-maily sú prehľadne kategorizované a uložené v logickej minimálnej štruktúre priečinkov. Väčšina z nás nie je taká, takže spoločnosť Microsoft poskytla nástroje na pomoc. Jedným z týchto nástrojov je málo známy nástroj na čistenie konverzácií, ktorý odstraňuje alebo presúva redundantné e-maily z konverzácie. Tu je návod, ako to funguje.

Nástroj na čistenie konverzácií môžete spustiť v rámci jednej konverzácie, priečinka alebo priečinka a všetkých jeho podpriečinkov. Hľadá e-maily, ktoré sú nadbytočné, čo znamená, že sú úplne zahrnuté v ďalšej správe v konverzácii. Potom sa (v predvolenom nastavení) vymaže alebo tieto emaily presunie do iného priečinka v závislosti od toho, ako ste ho nastavili. Toto pomáha udržať vašu poštovú schránku naplnenú viacerými kópiami tej istej správy.

Najprv je potrebné nastaviť parametre Konverzácie. Prejdite na položku Súbor> Voľby> Pošta a potom prejdite nadol na sekciu "Konverzácia vyčistiť".

V predvolenom nastavení vymaže konverzácia položky, ale ak chcete namiesto toho premiestniť redundantné položky do priečinka, môžete kliknúť na tlačidlo "Prehľadávať" a vybrať priečinok, do ktorého chcete ich presunúť. To je užitočné, ak chcete skontrolovať sami seba, že správy, ktoré nástroj nájde, sú skutočne nadbytočné. Nástroj na čistenie konverzácií je v našich skúsenostiach spoľahlivý, no niekedy nie je náhradou za kontrolu vecí sami.

Pravdepodobne ponecháte ostatné predvolené možnosti, pretože majú veľký zmysel, ale ak je vaša situácia alebo preferencie iné, postupujte ďalej a zapnite alebo vypnite parametre podľa vlastného uváženia. Akonáhle máte nastavenia tak, ako chcete, kliknite na tlačidlo "OK" pre návrat do programu Outlook.

Teraz musíte nástroj otvoriť. Na karte "Domov" kliknite na tlačidlo "Vyčistiť". Rozbaľovacia ponuka vám umožňuje vyčistiť konverzáciu aktuálne vybranú v priečinku, v celom priečinku alebo v celom priečinku a všetkých podadresároch.

Do tejto ponuky môžete prejsť kliknutím na položku Priečinok> Vyčistiť priečinok, ak nepotrebujete možnosť "Vyčistiť konverzáciu".

Pôjdeme so zložkou "Vyčistiť priečinok", ale proces je rovnaký, či vyčistia konverzáciu, priečinok alebo priečinok a jeho podadresáre. A pre možnosť jedného kliknutia môžete vždy kliknúť pravým tlačidlom myši na priečinok v navigačnom paneli a vybrať položku "Vyčistiť priečinok".

Pri prvom spustení tohto nástroja sa objaví upozornenie, ktoré vám umožní zmeniť nastavenia, spustiť nástroj alebo zrušiť operáciu.

Ak chcete, aby nástroj fungoval bez toho, aby ste videli toto vyskakovacie okno, povoľte možnosť "Nezobrazovať túto správu znova".

Kliknutím na položku "Vyčistiť priečinok" spustite nástroj (ak zapnete možnosť "Nezobrazovať túto správu znova", potom od tohto času bude nástroj spustený hneď, ako ho vyberiete). Keď je nástroj spustený, čo môže chvíľu trvať, ak ho spustíte po prvýkrát v priečinku s množstvom správ, objaví sa stavové upozornenie na paneli v dolnej časti programu Outlook.

Môžete pokračovať v používaní programu Outlook, kým je spustený. Po zmiznutí upozornenia na stav nástroj skončí. Nebude vám povedať, že je to hotové - nástroj je navrhnutý tak, aby fungoval na pozadí, aby vám pomohol, nie vás bombarduje správami - ale povie vám, či nemôže nájsť žiadne správy na vyčistenie.

To je všetko pre to. Keď sme tento nástroj spustili na príkladovom priečinku obsahujúcom 2487 e-mailov, našli 502 e-mailov, ktoré mohli byť odstránené. Viac ako pätina e-mailov v priečinku bola nadbytočná, takže je to oko-otvárač a nástroj, ktorý stojí za to použiť, ak máte nedostatok priestoru alebo ste unavení z brodenia rozhovorov.