Pripravte si dokument Word pre masovú distribúciu

Tento článok hosťa napísal Askar, geek za webom DemoGeek.

Ak pracujete v tíme, alebo keď sa zaoberáte svojimi zákazníkmi, možno budete chcieť zabezpečiť, aby ste distribuovali svoje dokumenty správnym spôsobom tak, aby informácie v dokumente dosiahli správne publikum a dôvernosť informácií bola rešpektovaná.

Program Word 2007 má funkciu, s ktorou môžete formálne pripraviť dokument programu Word na správnu distribúciu skupine ľudí alebo dokonca ľubovoľným jednotlivcom s určitým faktorom dôveryhodnosti.

príprava

Spustite program Word 2007 a vytvorte dokument tak, ako chcete.

Akonáhle ste s dokumentom spokojní a máte pripravenosť na distribúciu, na chvíľu chvíľu pozastavte, než zasiahnete e-mailovú aplikáciu a postupujte podľa týchto jednoduchých krokov, aby ste dokument pripravili na distribúciu. Majte na pamäti, že tieto kroky sú izolované a čo to znamená, že môžete vybrať a zvoliť kroky, ktoré chcete sledovať.

Klikni na Tlačidlo Office a kliknite na tlačidlo "pripraviť"Možnosť ponuky. Existuje 7 rôznych možností, ktoré by ste mali vidieť. Vysvetlím každú z týchto možností, aby ste si vybrali správnu kombináciu možností pre vaše požiadavky na distribúciu.

Vlastnosti dokumentu

Prvý v zozname je "properties ' , pomocou ktorej môžete zadať informácie o metadátach o dokumente.

Môžete zadať meno autora dokumentu, názov, predmet, kľúčové slová, kategóriu, stav a poznámky.

Niektoré z nich je možné prezerať cez súbor >> vlastnosti dialóg.

Majte na pamäti, že akonáhle dokončíte dokument, tieto vlastnosti nebudete môcť vidieť, ale až dovtedy môžete priradiť vlastnosti k vášmu dokumentu iným užívateľom, aby ste si predtým otvorili predstavu o dokumente.

Skontrolujte dokument

Druhou možnosťou v zozname je "Skontrolujte dokument"Možnosť. V rámci prípravy na distribúciu dokumentu môžete prezrieť dokument na komentáre, revízie, revízne značky, anotáciu atramentu. Môžete skontrolovať skryté metadáta alebo akékoľvek osobné informácie, ktoré boli uložené s dokumentom. Môžete skontrolovať všetky vlastné údaje XML, ktoré boli uložené s dokumentom. Môžete tiež skontrolovať akékoľvek informácie o hlavičkách, zápätiach a akýchkoľvek vodoznakoch. Nakoniec môžete skontrolovať aj skryté texty v dokumente.

Zvoľte si možnosti kontroly, ktoré chcete zabezpečiť skôr, než rozosielate dokument a keď stlačíte tlačidlo "preskúmať"Tlačidlo Word skontroluje dokument a upozorní vás na akékoľvek položky, ktoré nájde pri jeho kontrole.

Položky, ktoré potrebujú vašu pozornosť, by mali byť označené výkričníkom a môžete sa rozhodnúť prehliadnuť, ak chcete.

Šifrovať dokument

Tretí v zozname je "Šifrovať dokument"Možnosť. Túto možnosť vyberte, ak chcete, aby dokument zobrazoval iba niektorí ľudia, ktorým dôverujete. Umožňuje šifrovať dokument s heslom podľa vášho výberu a užívatelia musia toto heslo zadať, ak si chcete prezrieť dokument.

Vyberte heslo, ktoré môžete rozoslať do skupiny. Mojou radou nie je vybrať si heslo, ktoré používate osobne, ale skôr heslo, ktoré nikto nemôže použiť na sledovanie vašich online účtov alebo citlivých účtov, ktoré používate osobne.

Heslo ešte raz potvrďte. V heslách sa rozlišujú veľké a malé písmená a nezabudnite heslo zachovať / zapamätať, pretože v prípade, že ste zabudli a neexistuje žiadny spôsob otvorenia súboru, ak ste heslo zabudli.

Po zašifrovaní by ste mali mať možnosť vidieť, že voľba ponuky má malú farbu pozadia, ktorá naznačuje, že tento dokument je zašifrovaný.

Keď sa ľudia vo vašej distribučnej skupine pokúsia otvoriť zašifrovaný dokument, budú vyzvaní na zadanie hesla.

Bez hesla nebudú môcť dokument vôbec otvoriť.

Obmedziť povolenie

Štvrtý v zozname je "Obmedziť povolenie"Možnosť. Môžete použiť možnosť "Obmedziť povolenie" na obmedzenie toho, čo môžu ľudia s dokumentom robiť. Ak je dokument citlivý, môžete použiť možnosť "Obmedziť oprávnenia" na obmedzenie ich úpravy, kopírovania a tlače dokumentu.

Obmedzenie oprávnenia používa klient Windows Rights Management na implementáciu obmedzení.

Môžete byť vyzvaní na inštaláciu Spravovanie práv systému Windows nástrojom. Nebojte sa, pokračujte a nainštalujte, je to z dôveryhodného zdroja. Po nainštalovaní by ste mali byť schopní nakonfigurovať, čo môžu s dokumentom robiť ľudia.

Pridajte digitálny podpis

Piata v zozname je "Pridajte digitálny podpis"Možnosť. Digitálne podpisy zabezpečujú integritu dokumentu. Myslite na digitálne podpisy ako papierový podpis, ale urobte to elektronicky pre pohodlie. Ak má dokument digitálny podpis, znamená to integritu a dôveru dokumentu. To by bolo užitočné, ak distribuujete dokument veľmi veľkej skupine divákov.

Klikni na "Pridajte digitálny podpis"A služba Word vás vyzve pomocou vyššie uvedeného dialógového okna na vyhľadávanie poskytovateľov digitálneho podpisu na Office Marketplace.

Na jej Office Online Marketplace by ste mali byť schopní nájsť poskytovateľa digitálneho podpisu, ktorý môžete použiť na podpísanie dokumentu.

Spustite kontrolu kompatibility

Preskočíme na poslednú možnosť "Spustite kontrolu kompatibility" najprv. Ak ste použili akékoľvek funkcie, ktoré sú špecifické pre program Word 2007 a ak máte podozrenie, že vaše publikum používa staršie verzie programu Word, možno budete chcieť spustiť Kontrola kompatibility, aby ste sa uistili, že dokument dokáže prečítať celé publikum.

Aplikácia Word 2007 spustí sadu preddefinovaných kontrol kompatibility a ak zistí akékoľvek problémy s kompatibilitou, zobrazí ich vo vyššie uvedenom dialógovom okne, ak nie ste dobré prejsť na posledný krok pred distribúciou dokumentu.

Označte ako konečné

Toto by malo byť posledným krokom, ktorý ste chceli dodržať skôr, ako rozosielate dokument do skupiny. Ako názov indikuje, že táto akcia označí dokument ako všetok nastavený na distribúciu.

Pretože dôjde k významným zmenám v dokumente, budete vyzvaní, aby ste si overili, či chcete označiť dokument za konečný.

Akonáhle je dokument označený ako konečný, dokument nie je možné upravovať a bude vyčistený z akýchkoľvek dôkazov, poznámok atď.

Dokončené dokumenty dostanú na stavový riadok novú ikonu, ktorá sa na papieri vyzerá lepšie.

Získanie dokumentu pripraveného na distribúciu vám môže pomôcť vyhnúť sa niektorým zjavným chybám, ktoré robíte pri distribúcii dokumentu veľkej skupine ľudí. Nemusíte sa riadiť všetkými krokmi. skôr si môžete vybrať a vybrať, ktorý z nich chcete / preferujete. Program Word 2007 je dostatočne flexibilný na to, aby ste robili to, čo od neho požadujete pri príprave dokumentu na distribúciu.

Dúfam, že to bude užitočné a dúfam, že využijete schopnosť programu Word 2007 správne dokončiť dokument pred distribúciou. Ak máte akékoľvek otázky alebo pripomienky, dajte mi vedieť v komentároch.