Zbavte sa od kompulzívnej e-mailovej kontroly s pozitívnou odmenou

Foto Esparta

Kontrolujete svoj e-mail častejšie, ako potrebujete? Zaznamenali ste príznaky z vysadenia, ak ste si neskúsili e-mail za chvíľu? Kompulzívna e-mailová kontrola je nezdravý zvyk, ktorý vás bráni robiť dôležitejšie veci. Použite pozitívnu odmenu na vytvorenie zdravšieho vzťahu k doručenej pošte.

E-mail nie je vždy produktívny

Existujú tri hlavné dôvody, prečo e-mail nie je vždy produktívny.

1. E-mail trvá čas od iných vecí: Môže to byť jednoduché ospravedlniť kompulzívnu kontrolu elektronickej pošty, pretože máte pocit, že ste niečo urobili. Koniec koncov, čítanie správ, odpovedanie na niektoré a vyprázdnenie doručenej pošty by malo byť dobrou vecou. Ale je to len produktívne, keď sa to robí zámerne - nie v čase, ktorý je obrátený k iným, dôležitejším úlohám.

2. E-mail sa nemôže líšiť od chit-chatu: Použitie e-mailu na komunikáciu s priateľmi, kolegami alebo známymi sa nemôže líšiť od chit-chatu v jedálni. Ak rozhovor nie je taký dôležitý a presahuje to, čo je primeraný prestávku, odvádza vás od práce.

3. E-mail je zvyčajne o iných osobách: E-mail vás nabáda, aby ste sa uspokojili s potrebami, požiadavkami a otázkami iných ľudí, a nie sami. E-mail má čas a miesto vo vašom dni, ale musí mať určený čas a miesto. Nie len kedykoľvek máte pocit, že chcete skontrolovať.

Diagnostikovať váš problém

Ľudia robia kompulzívne veci z rôznych dôvodov. Najčastejším dôvodom je vyhnúť sa tomu, aby ste niečo mimoriadne nepríjemné. Ak kontrolujete e-mail desaťkrát denne bez rozumného dôvodu, pravdepodobne sa snažíte vyhnúť niekomu alebo nejakej veci.

Kompulzívna e-mailová kontrola by mohla byť vašim spôsobom vyhýbania sa:

• Predstavujúca lehota
• spisovateľský blok
• Neistota o tom, čo robiť ďalej
• Nuda
• Stanovenie dôležitého problému, ktorý vám bráni v práci
• Príprava na plánované zapojenie
• V skutočnosti pracujem na niečom

Preskúmajte potenciálne dôvody, prečo kontrolujete svoj e-mail častejšie, než je potrebné na diagnostiku vášho problému.

Potvrďte váš kompulzívny zvyk

Ďalším krokom pri zmene vášho kompulzívneho e-mailového zvyku je sledovanie. Zaznamenávajte, koľkokrát otvoríte doručenú poštu. Všimnite si, koľko času strácate v priemere počas každej návštevy.

Udržujte pozitívny postoj v procese. Neposudzujte sa ako neproduktívne, neostré, alebo neúspešné, keď zistíte nedostatky alebo chyby. Samovražedné trestanie vám nepomôže urobiť pozitívne zmeny. Jednoducho rozpoznajte svoje vzorce a preskúmajte, aké motivačné faktory môžu byť, ako je uvedené vyššie.

Pokračujte v uznávaní vášho nutkavého e-mailového zvyku, až kým ho už nebudete môcť vydržať - kým už nebudete môcť stáť nič, čo s ním nebudete robiť. Pretože jediný spôsob, ako riešiť kompulzívne správanie, je:

1. Prijmite, že existuje

2. Byť dostatočne seba-poctivý, aby pochopil, prečo

3. S presvedčivými dostatočnými dôvodmi na to, aby ste s tým niečo urobili

Akonáhle ste skutočne motivovaní urobiť zmenu, je relatívne ľahké začať s detskými schodmi.

Začnite s Baby Steps a pozitívnou odmenou

Foto od Ruthiekiho

Pozitívna odmena vám pomôže spájať vaše želané správanie s dobrými pocitmi a / alebo pozitívnou spätnou väzbou. Nasledujte sedem krokov nižšie, aby ste navštívili e-mailovú schránku o zdravšiu a produktívnejšiu prax.

Krok 1: Vytvorte dokument o zodpovednosti za e-mail

Vytvorte dokument, ktorý sa bude odvolávať na vašu e-mailovú zodpovednosť. Uistite sa, že je to dosť vizuálne a dynamické, s ktorými môžete pracovať. Do tohto dokumentu pridáte obsah v nasledujúcich krokoch, ale prispôsobíte ho podľa svojich predvolieb.

Krok 2: Uveďte požadovanú zmenu správania (alebo cieľový cieľ)

V hornej časti dokumentu napíšte, ako (často) chcete nakoniec skontrolovať svoj e-mail.

Mohlo by to byť rovnako všeobecné ako "Nechcem skontrolovať môj e-mail tak často," alebo presne tak ako "Chcem len skontrolovať môj e-mail o 10:00 a 15:00 každý pracovný deň ao 16:00 o víkendoch."

Bližšie špecifikujte cieľový cieľ a ak je to možné, uveďte dôvody jeho výberu.

Krok 3: Priznaj svoje slabosti

Pod svojim vyhlásením uveďte dôvody, prečo ste v príslušných riadkoch ešte nedosiahli požadovaný cieľ.

Znova, buď špecifické a nepoužívajte zbytočne krutý jazyk, ako napríklad: "Som zlé v riadení času" alebo "Ja sa jednoducho nemôžem ovládať".

Používajte objektívny jazyk, ktorý vás neustále zameriava na to, čo sa deje a prečo. Ďalšie funkčné vyhlásenia sú:

• "Snažím sa spravovať svoj čas, keď mám dôležité projekty, ktoré sa necítim pripravené dokončiť."
• "Mám ťažkosti s odmietaním túžby kontrolovať môj e-mail, aj keď viem, že to nepotrebujem, lebo by som radšej nemal chvíľu ticha premýšľať o tom, čo by som mal skutočne robiť."

Skúste vymenovať aspoň päť z vašich slabých stránok.

Povedzme, že vaším cieľom je skontrolovať svoju doručenú poštu raz dopoludnia a raz neskoro popoludní. V súčasnosti ho kontrolujete raz za dvadsať minút, kým ste v počítači.

Tu je päť potenciálnych slabých stránok, ktoré vám pomôžu:

• Nie ste nadšení z toho, že robíte svoje ostatné úlohy spojené s počítačom.
• Nudíte sa počas dochádzania a čakáte na verejnosti, nechcete komunikovať s ľuďmi okolo vás a zistíte, že kontrola pošty na vašom iPhone prechádza časom.
• Bážíte sa o zavesenie e-mailových otázok alebo konverzácií a chcete vedieť, aký bude ďalší krok - akonáhle sa vám pán Smith vráti späť.
• Chceli by ste potešiť pánovi Smithovi vždy, keď na neho okamžite odpoviete, hoci nepíše vašu výplatu a nie je vám blízko.
• Dúfate, že dostanem e-mailovú upozornenie, že niekto povzbudí konverzáciu s vami na vašom Facebooku, Twitteru alebo LinkedIn ako overení, že máte dosť dôležitú informáciu.

Nemusí to byť zábava skúmať vaše slabosti, pokiaľ ide o kontrolu e-mailu, ale pomôže reprogramovať svoje zvyky k lepšiemu.

Krok 4: Identifikujte svoje výzvy na základe vašich slabých stránok

Teraz prejdite každú slabosť na svojom zozname a pridajte ďalší stĺpec doprava. Identifikujte situácie (skutočné alebo predstaviteľné), počas ktorých preukazujete tieto nedostatky.

Povedzme, že ste "zápasili s riadením svojho času, keď mám dôležité projekty, ktoré sa necítim pripravené na dokončenie" v ľavom stĺpci.

Potom v pravom stĺpci popíšte situáciu, ktorá je problematická. Bolo by to niečo ako "mať dôležitý projekt, na ktorom by ste pracovali" alebo "mať dôležitý projekt, na ktorom by som pracoval, nie som pripravený dokončiť", alebo dokonca "cítiť neistotu o dôležitom projekte".

Akonáhle ste si vedomí náročných situácií, budete lepšie pripravení čeliť im.

Krok 5: Vytvorte kontrolný zoznam pozitívnych odmien

Keď nastavíte stĺpce popisujúce vaše slabé stránky a ako vzniknú, pridajte tretí stĺpec napravo.

Použite tento stĺpec na zobrazenie akčných krokov, ktoré môžete vykonať, aby ste prekonali problémové situácie, ktoré spôsobujú nedostatky, ktoré vám neumožňujú skontrolovať e-mail o vašich podmienkach, podľa požadovanej frekvencie.

Potom pridajte štvrtý stĺpec, kde budete mať priestor na skontrolovanie inštancií, keď vykonáte jednu z akcií z tretieho stĺpca.

Tu je jeden spôsob, ako môžete formátovať dokument:

Všimnete si, že pre každé kroky je začiarknuté iba jedno políčko. Počas celého dňa môžete tento krok dokončiť niekoľkokrát, preto podľa potreby pridajte ďalšie stĺpce začiarkavacích políčok.

Krok 6: Odmeňte sa za to, že zostávate na úlohe

Po nastavení dokumentu vytlačte kópiu alebo ho nechajte otvorenú na pracovnej ploche. Odteraz sa odvolávate na tento dokument, aby ste preškolili, ako navštívite doručenú poštu.

Pri každom začiarknutí políčka v pravom hornom stĺpci môžete skontrolovať svoj e-mail - aby ste vedeli, že ste si to zarobili. Pozitívne pocity spojené s kontrolou e-mailu po dosiahnete niečo zmysluplné, inšpirovať vás, aby ste sa pozreli na vašu schránku rôznymi spôsobmi.

Tu je príklad. Skúsme znova čerpať zo slabosti: "Snažím sa spravovať svoj čas, keď mám dôležité projekty, ktoré sa necítim pripravené na dokončenie." Povedzme, že jednou z výziev spojených s touto slabosťou je: "Dôležitý projekt, na ktorom by sme mali pracovať. "Teraz sú tu tri možné kroky, ktoré vám pomôžu prekonať a / alebo pracovať na dosiahnutí svojho cieľa:

1. Vytlačiť článok / prostriedok / dokument, ktorý vám pripomína, prečo je váš projekt tak dôležitý a / alebo prečo ho môžete úspešne dokončiť.

2. Požiadajte svojho kamaráta alebo kolegu o pomoc alebo o perspektívu, keď máte pocit, že ste uviazli.

3. Vypísanie plánu alebo zoznamu úloh pre váš projekt.

4. Preskúmanie a / alebo revidovanie plánu alebo zoznamu úloh pre váš projekt.

5. Dokončenie položky vo vašom rozvrhu alebo zoznamu úloh pre váš projekt.

Zakaždým, keď dokončíte jeden z týchto krokov, začiarknite políčko a vedzte, že môžete skontrolovať, či váš e-mail získal. Samozrejme, ak necítite nutkanie skontrolovať e-mail, môžete sa dostať priamo na ďalšiu úlohu. Ako vidíte, každý z týchto krokov sa začal ako spôsob, ako zabrániť neúmernému overeniu vášho e-mailu a skončiť s plnením vašich cieľov v oblasti produktivity.

Nemusíte byť dokonalí; je to v poriadku, ak skontrolujete doručenku bez toho, aby ste najprv skontrolovali schránku. Ale aspoň si uvedomte, čo robíte. A dávajte pozor na to, aké odlišné to je, ak chcete skontrolovať svoju doručenku, keď ste ju získali, a to bez toho, aby ste mali skutočný dôvod, aby ste to urobili (s výnimkou prípadu podľahnutia problematickej situácii, ktorá vyvoláva kompulzívny zvyk).

Krok 7: Pokračujte v používaní kontrolného zoznamu, kým nezistíte zmeny

Keď používate kontrolný zoznam, aby ste sa cítili istí, že máte e-mailovú situáciu pod kontrolou, zistíte, že ste na adrese:

• Pozorovanie nudy
• Identifikácia problémov s prácou, ktorá môže byť ťažko prijateľná
• Všimnite si, keď ste preťažení
• Uznávanie negatívnych pocitov o vašej práci, ktoré musíte vyjadriť a adresovať
• Uvedomenie si tvorivých alebo mentálnych blokov
• Dávajte seba a vaše oči počítačové prestávky v prípade potreby
• Zostať na úlohe a cítiť sa dobre, aby ste robili veci

Každý z nich vám pomôže vyriešiť problémy, ktoré pri neadresovaní vedú k rôznym kompulzívnym správaniam.

Make Kontrola e-mailu špeciálne

Keď sa e-mail stane vaším kompulzívnym zvykom, už to nie je produktívny nástroj. Zabezpečte, aby kontrolný e-mail bol špeciálny, aby sa znova stala produktívnou.

Okrem vyššie uvedeného zoznamu kontrolných zoznamov môžete preskúmať iné techniky používania pozitívnej odmeny. Môžete zablokovať pravidelné časy na upratovanie doručených po tom, ako ste uviedli do pevného pracovného času, nastaviť čas na to, aby ste boli príjemný, s občerstvením v okolí a hudbou v pozadí. Môžete tiež použiť rovnaké zásady pre prácu - odpojte od siete internet a / alebo skryte poštového klienta a používajte pohodlné pracovné prostredie na kompenzáciu.

.