Čo je BCC a prečo ste hrozná osoba, ak ju nepoužívate
Niekoľko zariadení v modernom digitálnom pracovnom procese je tak široko dostupných, ale je tak široko ignorovaných (alebo úplne zneužívaných) ako funkcia e-mailu BCC. Ak ste vinní zo zneužitia alebo zanedbania svojej moci (a máte veľkú šancu, že ste), je na čase, aby ste sa pokávali a v súčasnosti znižovali spam a chránili súkromie vašich priateľov a rodiny.
Čo je BCC a odkiaľ to prišlo??
V každom e-mailovom klientovi sa nachádzajú tri adresové sloty: TO, CC a BCC, ktoré označujú "[dodať]", "kópiu" a "neúspešnú kópiu". Tieto označenia sú pozostatkom sveta, ktoré predchádzalo elektronickej pošte: fyzické písmená a poznámky.
Napríklad v obchodných poznámkach z polovice storočia by mal byť hlavný príjemca, slot pre CC pre jednotlivcov, ktorí potrebovali komunikáciu, ale ktorí neboli primárnymi príjemcami, a tretí slot, BCC, pre jednotlivci, ktorí potrebujú byť v komunikácii taky, ale z akéhokoľvek dôvodu by ich identita bola zadržaná z poznámok rozoslaných príjemcom v priestoroch adresy TO a CC.
Po príchode elektronickej pošty boli rovnaké konvencie používané v papierovej pošte a poznámkach skopírované, obaja z oboznámenosti a preto, že zostali užitočné aj napriek tomu, že správa už nebola fyzicky skopírovaná a doručená.
Ak by tieto dohovory existovali už niekoľko desaťročí pred príchodom e-mailu a pokračovali v existencii v priebehu polstoročia, kde vznikli problémy? Existujú dve formy zneužitia BCC: pasívne agresívne kopírovanie slepého uhlia (zlomyseľná forma problémov) a zanedbávanie používania kopírovania slepého uhlia na ochranu súkromia (problémy, ktoré vznikajú z nevedomosti). Poďme sa pozrieť na to, ako a prečo sa vyhnúť každému.
Povedzte nie pasívno-agresívnemu kopírovaniu slepého uhlia
Najhoršie použitie nevidiacich kópií je pasívne agresívne zachytiť spolupracovníka. Tento druh zneužívania BCC narastá, keď sa zamestnanci uchýlia k využívaniu funkcie BCC ako spôsobu nepriameho rozhýbania sa svojich spolupracovníkov, nasávať ich šéfovi alebo inak zapájať do nefunkčných pracovných úloh.
Obrázok s láskavým dovolením EC Comics.
Zamestnanec by napríklad mohol dať svojho šéfa ako adresáta BCC na e-mail, ktorý posiela inému zamestnancovi, aby ich šéf vidí, že komunikujú s iným zamestnancom, alebo že druhý zamestnanec nesplní nejaký druh povinnosti alebo Konečný termín. Takáto komunikácia tajných veveričiek sa na pracovisku všeobecne zamračuje a nie sme ochotní podporiť akékoľvek správanie, ktoré vytvára drobné a pasívne agresívne pracovné prostredie.
Naša jediná rada v tejto záležitosti je: Zastavte to.
Pokiaľ nie je váš personálny oddelenie alebo váš šéf výslovne prichádza k vám a poučí vás, aby ste si komunikovali s BCC, mali by ste sa vyhnúť praxi.
Ak sa ľudia mimo primárnej komunikácie potrebujú udržiavať v slučke, a to ešte vyššie, najlepšie je ich zaradiť ako adresátov CC a upozorniť adresátov na to, kto bol zahrnutý a z akého dôvodu.
Nielen, že sa na pracovisku vytvára vyspelší dialóg, ale tiež vám pomáha vyhnúť sa mimoriadne trapnej udalosti: ak váš šéf alebo iný príjemca BCC používa funkciu odpoveď - všetko, čo efektívne odhalí a odhalí, že boli odkázaní na obsah predchádzajúceho e-mailu. Pokúste sa vysvetliť, že jeden na spolupracovníka ste sprisahania proti vodnému chladiči.
Našťastie počet ľudí, ktorí používajú zločinne funkcie BCC, je malý, čo nás vedie k tým, ktorí tvoria väčšinu zneužívania:.
Priatelia nepoužívajú Carbon Copy Friends
Ak väčšina ľudí nečinne zneužíva funkciu BCC ako súčasť psychologickej bojovej kampane proti svojim spolupracovníkom, kde nás opúšťa? Opúšťa nás milióny ľudí, ktorí nevedomky zanedbávajú dokonca aj to, že využívajú funkciu BCC.
Obrázok so súhlasom verejnej knižnice v Denveri, Zbierka západnej histórie.
Prečo je funkcia BCC tak dôležitá? Umožňuje vám poslať e-mail niekomu, kým táto osoba nevidí všetkých ostatných, ktorí dostanú e-mail, čím účinne chránia svoje súkromné informácie. Tu je príklad odosielania e-mailov dopredu, vyňatých z vlastných e-mailových archívov:
Každé modré rozostrenie v snímke s filtrom ochrany osobných údajov je e-mailová adresa. Nielen, že sme boli v zozname príjemcov vopred prijatých viac ako 40 e-mailových adries, ale v preposielanom e-maile (vidieť vyššie), ktoré obsahujú 13 a 8 e-mailových adries, sú dve súbory zostávajúcich blokov dopredu. To znamená, že v celom tele e-mailu je viac ako 60 e-mailových adries.
Možno si sa pýtate sám seba "Takže čo? Čo na tom záleží? "Záleží na niekoľkých dôvodoch. V prvom rade existuje jednoduchá otázka súkromia a starostlivosť o súkromie ľudí vo vašom zozname kontaktov (či už ide o priateľov, rodinu alebo obchodných partnerov) s úctou. Je samozrejmé, že ľudia, ktorí vypália dopredu a masové e-maily s desiatkami svojich priateľov a spolupracovníkov, neberú čas na to, aby osobne kontaktovali každú z týchto desiatok príjemcov a spýtali sa, či si želajú, aby ich kontaktné informácie boli zdieľané so všetkými ostatnými zoznam adresátov. Je úplne neuctivé zdieľať kontaktné informácie bez povolenia príslušného jednotlivca.
Stane sa to ešte viac neúctivé a nepríjemné, čím rozmanitejšie je dav ľudí, ktorých ste e-mailom. Ak zasielate desať ľudí do malej občianskej organizácie, ktorá sa už navzájom pozná, môže to byť problém. Ak ste učiteľ a zasielate niekoľko desiatok (ak nie stovky) študentov nejaký doplnkový materiál, zrazu zdieľate osobné kontaktné údaje mnohých ľudí s mnohými ďalšími ľuďmi, s ktorými sa s nimi nebudete zdieľať.
Ešte horšie je, ak niekto náhodou zasiahne odpoveď "Všetko" na ktorýkoľvek z e-mailov, ktoré odošlete s plne nabitými slotmi TO a CC, každá osoba na pôvodnom zozname príjemcov dostane odpoveď. V najlepšom prípade je to relatívne neškodné, ale rozhodne stráca čas všetkých ostatných, keď otvoria e-mail, aby zistili, čo je nové v diskusii. V najhoršom prípade, ako sa už mnohokrát stalo v spoločnostiach po celom svete, e-mail môže mať vlastný život, pretože stovky zamestnancov odpovedajú, argumentujú a inak komunikujú s e-mailom. Takáto odpoveď - všetky reťazové reakcie môžu zahŕňať tisíce e-mailov a môžu dokonca zapáliť plameňové vojny (tam bola jedna taká plameňová vojna v spoločnosti Tandem Computers koncom 20. storočia, ktorá trvala leta).
Po druhé a praktickejšie znepokojenie tých z vás, ktorí by sa mohli menej starať o dobrú e-mailovú etiketu a ochranu súkromia vašich priateľov, tieto druhy hromadných e-mailov neúmyselne vytvárajú úhľadné malé zoznamy e-mailových adries pre škodlivý softvér a spammerov na zber. Ak vaša e-mailová adresa skončí na obrovskom e-mailovom dopredu posielanom okolo povestného sveta, môžete si byť istí, že niekde pozdĺž linky skončíte na zozname nevyžiadaných správ. Je to ešte horšie, ak jeden z používateľov, ktorý skončí s posielaným e-mailom, ktorý sa nachádza v čreve svojich priečinkov doručenej pošty, skončí zasiahnutý škodlivým softvérom, ktorý replikuje prostredníctvom zoznamov kontaktov a e-mailových adries nájdených v doručenej pošte, pravdepodobne skončíte so škodlivým e-mailom nájsť cestu k vám.
Používanie BCC múdro
Ak ste v poslednom tábore, tí, ktorí ignorujú funkciu BCC, pravdepodobne sa pýtate, čo môžete urobiť, aby ste sa vyhli ochrane osobných údajov a bezpečnosti, ktoré sme naznačili vyššie. Nebojte sa, akonáhle si uvedomíte, aké strašné je ignorovať funkciu BCC, je zrejmé, čo musíte urobiť, aby ste sa umyli pred svojimi predchádzajúcimi chudobnými e-mailovými prejavmi.
Najskôr a hlavne začnete tým, že sa pýtate sám seba: "Mám skutočne potrebovať poslať tento e-mail všetkým, ktorí sú na mojom zozname kontaktov? Tridsať z nich? Ktorákoľvek z nich? "Odpoveď na tieto otázky pre väčšinu e-mailov je: Nie. Nie, nemusíte rozbiť osobný e-mail alebo preposlať komukoľvek vo vašom zozname kontaktov.
Po druhé, keď vy robiť nájdite si s oprávneným dôvodom, aby ste zaslali množstvo ľudí naraz. Napríklad, ak prechádzate na nového poskytovateľa e-mailu alebo chcete odoslať novú poštovú adresu stovke vašich priateľov a príbuzných, jedinou vhodnou vecou je vložiť ich adresy do slotu BCC. Zabezpečuje to, že sa odstránia všetky zlyhania hromadného zasielania elektronickej pošty prostredníctvom e-mailu: e-mailové adresy všetkých príjemcov sú súkromné, nie je žiadna šanca na spam alebo na škodlivý softvér na počítači jedného príjemcu, ktorý odoberá e-mail iného príjemcu, a ak niektorý z nich potrebuje odpoveď na vás, aby ste položili otázku alebo nie, nebudú rozptýliť svoju otázku ani komentár ku každej inej osobe.
BCC zvyšuje súkromie, zvyšuje bezpečnosť a znižuje dôležitosť doručenej pošty vašich priateľov a spolupracovníkov. Neexistuje absolútne žiaden dôvod, prečo by ste ho mohli vyhnúť, keď je to tak jednoduché ako uvádzanie adries do iného adresového slotu.
