Čo je AutoArchive v programe Outlook a ako to funguje?
Ak ste použili nástroj na čistenie poštových schránok, potom ste videli tlačidlo AutoArchive, ale môžete byť opatrní, ako to funguje a čo urobí. Tu je to, čo robí a ako ju môžete použiť.
Kliknutím na tlačidlo Automatické odobratie sa proces otáča cez všetky priečinky v programe Outlook a použije akékoľvek pravidlá automatického archivovania, ktoré ste nastavili (nebojte sa, predvolené pravidlo automatického archivovania nerobí nič, takže nemôžete nič ublížiť kliknutím na tlačidlo). Ak však chcete svoje staršie položky presunúť do archívu, kde sa nachádzajú, AutoArchive je spôsob automatizácie procesu. Poďme si ich nastaviť a spustiť.
Ako zapnúť automatickú archíciu
Najprv musíte zapnúť funkciu AutoArchive a vybrať jej nastavenia. Prejdite na položku Súbor> Možnosti> Rozšírené a potom kliknite na tlačidlo "Nastavenia automatického archívu".
Pokiaľ je voľba "spustiť automatickú archíciu každú" vypnutá (čo je predvolená hodnota), AutoArchive sa nikdy nespustí.
Po zapnutí možnosti "spustiť každú automatickú archíciu" sú teraz k dispozícii všetky možnosti.
Na rozdiel od funkcie Vyčistenie priečinkov, ktorý má jedno okno nastavení v možnostiach súborov a potom vám umožňuje spustiť tieto nastavenia proti ľubovoľnej zložke, ktorá sa vám páči ako ručná úloha, nastavenia AutoArchive tu zobrazené sú predvolené nastavenia. Každá zložka, ktorá má zapnutú funkciu AutoArchive, môže používať tieto predvolené nastavenia alebo môžete použiť rôzne nastavenia pre rôzne priečinky, ak chcete. Ako to urobiť neskôr, ale teraz sa pozrime na predvolené nastavenia.
Ako nastaviť automatickú archíciu
Prvá vec, ktorú si všimnete, je, že po zapnutí funkcie AutoArchive bude spúšťať každých 14 dní. Môžete to zmeniť pomocou šípok nahor a nadol alebo zadaním čísla a môžete vybrať ľubovoľnú hodnotu od 1 do 60 dní. Môžete napísať akékoľvek dvojmiestne číslo, ale ak je to viac ako 60, Outlook zobrazí chybové hlásenie po kliknutí na tlačidlo "OK" a budete musieť zmeniť hodnotu pred uložením.
Nasledujúca možnosť - "Spustiť pred spustením automatického archívu" - vám dáva možnosť vybrať si výzvu programu Outlook, aby sa zobrazila výzva pred automatickým archivovaním. Táto výzva vám umožní prezrieť si nastavenia alebo zrušiť tento úkon AutoArchive, ak chcete.
Ostatné nastavenia súvisia s tým, aké položky budú archivované a čo sa stane počas archívneho procesu. Prvá možnosť tu - "Odstrániť položky s uplynutou platnosťou (len priečinok s e-mailmi)" - sa týka e-mailov, ktoré majú k dátumu uplynutia platnosti pridanú hodnotu. To neovplyvní úlohy ani udalosti, aj keď zapnete funkciu AutoArchive pre tieto priečinky.
Ostatné nastavenia sa vzťahujú na všetky položky, nielen na e-mail. To znamená udalosti kalendára, úlohy, poznámky a záznamy denníka.
Za predpokladu, že necháte zapnuté "Archivovať alebo odstrániť staré položky", predvolené nastavenia sú pre aplikáciu Outlook presunúť položky staršie ako 6 mesiacov do nového samostatného súboru .pst s názvom Archív (predvolene) a urobiť to viditeľné na navigačnej table v Outlook, aby ste mohli k archívnym položkám pristupovať kedykoľvek budete chcieť. Hodnotu "Vyčistiť položky staršie ako" môžete zmeniť na čokoľvek od 1 dňa do 60 mesiacov, vybrať iný súbor .pst na archivovanie položiek alebo zvoliť možnosť "Trvalé odstránenie starých položiek".
Upozorňujeme, že toto odstránenie prekoná priečinok Odstránené položky a vaše položky budú úplne odstránené z programu Outlook. Aj napriek tomu budete mať prístup k nemu na vašom poštovom serveri, v závislosti od vašich nastavení, ale nemali by ste sa na to spoľahnúť. Túto možnosť vyberte len vtedy, ak chcete položky vymazať navždy.
Po kliknutí na tlačidlo "OK" sa zapne funkcia AutoArchive. Spustí sa v súlade so zvolenou hodnotou "spustiť automatickú archíciu každú" (štandardne každých 14 dní). Takže keď ho zapnete, mali by ste očakávať, že bude bežať pomerne rýchlo. Pri našich testoch trvalo menej ako desať minút medzi zapnutím a prijímaním výzvy, ktorá nám povedala, že AutoArchive bude bežať. Funkcia AutoArchive je v predvolenom nastavení spustená iba v niekoľkých priečinkoch, takže ak chcete, aby sa spustila na konkrétnych priečinkoch - alebo chcete prispôsobiť spôsob spustenia v rôznych priečinkoch - stále čítajte.
Ako zapnúť a prispôsobiť AutoArchive pre rôzne priečinky
Keď zapnete funkciu Automatické archivovanie, štandardne sa spúšťa iba v nasledujúcich priečinkoch:
- Odoslané položky
- Zmazané položky
- kalander
- úlohy
Ak chcete, aby sa spustil na inom priečinku, musíte ho zapnúť pre každú zložku (alebo ju vypnúť v ktorejkoľvek z týchto štyroch priečinkov, proti ktorej nechcete, aby sa spustila). Kliknite pravým tlačidlom myši na priečinok v navigačnom paneli a kliknite na položku Vlastnosti.
Vlastnosti priečinkov môžete pristupovať aj výberom položky Priečinok> Vlastnosti priečinka v karte. (Pre priečinky ako Kalendár a Úlohy, ktoré sa nezobrazujú v navigačnom paneli, je to jediný spôsob prístupu k vlastnostiam priečinkov.) Existuje tiež možnosť prejsť priamo do Nastavenia automatického archivovania, čo vám ušetrí krok, v priečinku Vlastnosti priečinka.
V okne Vlastnosti priečinka kliknite na kartu Automatické archivovanie, čím získate prístup k nastaveniam pre daný priečinok.
Pre väčšinu priečinkov bude predvolené nastavenie "Nearchivovať položky v tejto zložke". To znamená, že keď proces AutoArchive beží, priečinok bude ignorovaný a žiadne položky v ňom nebudú archivované. Ak chcete, aby bol priečinok zahrnutý, zapnite možnosť "Archivovať položky v tejto zložke pomocou predvolených nastavení".
Ak chcete, aby sa nastavenia funkcie AutoArchive pre tento priečinok odlišovali od predvolených nastavení, zapnite položku "Archivovať tento priečinok pomocou týchto nastavení" a upravte nastavenia podľa vašich preferencií.
Ak v ľubovoľnom bode chcete vrátiť všetky priečinky, aby ste mohli použiť predvolené nastavenia, môžete sa vrátiť späť na Súbor> Možnosti> Rozšírené> Nastavenia automatického archivovania a kliknite na tlačidlo "Použiť tieto nastavenia na všetky zložky teraz". Tým sa zmení všetky priečinky, ktoré majú zapnuté funkciu "Archivovať túto zložku pomocou týchto nastavení", aby ste namiesto toho zapli položku "Archivovať položky v tejto zložke pomocou predvolených nastavení".
Akonáhle máte predvolené nastavenia funkcie AutoArchive a nastavenia pre každú zložku nastavíte tak, ako chcete, môžete nechať proces pokojne pracovať na pozadí, uvoľnením priestoru pre vás a udržiavaním príliš veľkého množstva vašich priečinkov.
