Formátovanie buniek pomocou podmieneného formátovania v programe Excel

Ak ste zvyknutí používať staršie verzie programu Excel, podmienené možnosti formátovania v aplikáciách Excel 2007, 2010 a 2013 vás prekvapia. Tak prečo by ste sa chceli obťažovať pomocou podmieneného formátovania? No, tu je niekoľko dôvodov, prečo mám rád túto funkciu programu Excel:

1. Aby boli vaše údaje vizuálnejšie príťažlivé.

2. Jednoduché pochopenie tabuľkových procesorov.

3. Identifikovať určité typy čísel na pomoc pri riešení problémov.

4. Pomôcť pri vyvodzovaní záverov z vašich údajov.

5. Ak chcete vizuálne zobraziť používateľovi, čo je "dobré" alebo "zlé" pomocou zelenej a červenej farby.

Teraz môžete použiť podmienené formátovanie na formátovanie každej bunky v rozsahu na základe vlastných kritérií (a existuje veľa formátovacích možností na výber). Napríklad, ak máte ziskový list a chcete vyfarbiť všetky zisky väčšie ako 200 EUR ako zelené a všetky zisky nižšie ako 200 EUR ako žlté a všetky straty ako červené, potom môžete použiť podmienené formátovanie, aby ste rýchlo vykonali všetku prácu pre vás.

Podmienené formátovanie v programe Excel

Podmienené formátovanie umožňuje rýchle a jednoduché formátovanie významných množstiev údajov - zatiaľ čo je možné rozlíšiť rôzne typy údajov. Môžete vytvoriť pravidlá pre možnosti formátovania, ktoré umožnia automatické formátovanie pre vás. Musíte skutočne len nasledovať tri jednoduché kroky.

Krok 1: Vyberte bunky, ktoré chcete formátovať.

Krok 2: Kliknite na tlačidlo Podmienené formátovanie v ponuke Hlavná ponuka, Styly.

Krok 3: Vyberte si pravidlá. Existujú Zvýraznite pravidlá buniek a Pravidlá hore / dole na vrchu, ktorý vám umožňuje porovnávať hodnoty. V tomto prípade sme uložili tri pravidlá. Prvá bola, že každá hodnota väčšia ako 200 EUR bola zelená.

Stojí za povšimnutie, že na porovnanie množiny údajov s iným súborom údajov možno použiť aj iba sekciu Pravidlá buniek. Všetko ostatné použije iba jeden súbor údajov, ktorý ste označili a porovnávali hodnoty navzájom. Napríklad, keď použijem pravidlo Väčšie, môžem porovnať hodnoty z A1 na A20 s určitým číslom alebo môžem porovnať A1 až A20 s B1 až B20.

Rovnaká logika bola použitá pre druhé a tretie pravidlá. Druhým pravidlom bolo, že čokoľvek medzi $ 0 a $ 200 bolo formátované žltou farbou. Tretím pravidlom bolo, že čokoľvek menej ako 0 EUR bolo formátované červenou farbou. Tu je časť dokončenej tabuľky.

Ak sa vám tieto možnosti formátovania nepáči, aplikácia Excel má veľa rôznych nových podmienok podmieneného formátovania, ktoré môžete použiť. Môžete napríklad vkladať ikony ako farebné šípky (Sady ikon), grafov ako v druhom príklade (Dátové pruhy) alebo dokonca rozsah automatických vybratých farieb ako v poslednom príklade (Farebné váhy). Tieto tri možnosti porovnávajú iba hodnoty z rovnakej množiny údajov. Ak vyberiete A1 až A20, porovnáte tieto hodnoty iba navzájom.

Ak sa neskôr rozhodnete, že nechcete, aby boli vaše bunky podmienené formátovaním, stačí odstrániť formátovanie. Ak to chcete urobiť, vyberte tlačidlo Podmienečné formátovanie a vyberte Jasné pravidlá. Potom zvoľte, či chcete odstrániť pravidlá iba zo zvolených buniek alebo z celého pracovného hárka.

Ak ste vytvorili niekoľko pravidiel, môžete zabudnúť, aké pravidlá ste použili na to, ktoré bunky. Keďže môžete aplikovať veľa pravidiel na rovnakú sadu buniek, môže to byť docela mätúce, najmä ak niekto iný vytvoril tabuľku. Ak chcete zobraziť všetky pravidlá, kliknite na tlačidlo Podmienené formátovanie a potom kliknite na tlačidlo Správa pravidiel.

Ak máte viac ako jedno pravidlo aplikované na rovnaký rozsah buniek, pravidlá sa vyhodnocujú v poradí od vyššej priority až po nižšiu prioritu. Podľa predvoleného nastavenia bude najvyššia prednosť pridaná najnovšia pravidlo. Môžete to zmeniť kliknutím na pravidlo a pomocou tlačidiel so šípkami nahor a nadol zmeniť objednávku. Môžete tiež kliknúť na rozbaľovaciu ponuku na vrchnej strane a zobraziť pravidlá iba pre aktuálny výber alebo pre každý hárok v zošite.

Taktiež je zaškrtnuté políčko Zastaviť Ak je pravda, ktoré tu nebudem podrobne vysvetľovať, pretože je to dosť komplikované. Môžete si však prečítať tento príspevok od spoločnosti Microsoft, ktorý to veľmi detailne vysvetľuje.

Nové podmienené možnosti formátovania Excel 2010

Takmer všetko je to isté v programe Excel 2010, pokiaľ ide o podmienené formátovanie, ktoré bolo zahrnuté do programu Excel 2007. Existuje však jedna nová funkcia, ktorá naozaj robí oveľa silnejší.

Skôr som spomenul, že Zvýraznite pravidlá buniek vám umožňuje porovnať jednu sadu údajov s inou sadu údajov v tej istej tabuľke. V roku 2010 môžete teraz odkazovať na iný pracovný hárok v rovnakom zošite. Ak sa to chcete pokúsiť v programe Excel 2007, umožní vám vybrať údaje z iného pracovného hárka, ale zobrazí sa chybové hlásenie pri pokuse o kliknutie na tlačidlo OK na konci.

V programe Excel 2010 to teraz môžete urobiť, ale je to trochu chúlostivé, takže to budem vysvetľovať krok za krokom. Povedzme, že mám dva pracovné listy a na každom hárku mám údaje z B2 na B12 o niečo ako zisk. Ak chcem vidieť, ktoré hodnoty v B2 až B12 z hárku 1 sú väčšie ako hodnoty B2 až B12 v hárku 2, najskôr by som si vybral hodnoty B2 až B12 v hárku 1 a potom kliknúť na Skvelý ako podľa Pravidiel zvýraznenia buniek.

Teraz kliknite na referenčné tlačidlo bunky, ktoré som zobrazil vyššie. Pole sa zmení a ikona kurzora sa stane bielym krížom. Teraz pokračujte a kliknite na hárok 2 a vyberte ONLY bunka B2. robiť NOT vyberte celý rozsah B2 až B12.

Uvidíte, že pole má teraz hodnotu = Hárok2! $ B $ 2. Budeme to musieť zmeniť = Hárok2! $ B2. V podstate sa len zbavte $ ktorý príde pred 2. Tým zostane stĺpec pevný, ale nechajte číslo riadka automaticky meniť. Z akéhokoľvek dôvodu nechcete, aby ste si vybrali celý rozsah.

Znova kliknite na referenčné tlačidlo bunky a potom kliknite na tlačidlo OK. Teraz sú hodnoty v hárku 1, ktoré sú väčšie ako hárok 2, formátované podľa možností formátovania, ktoré ste vybrali.

Dúfajme, že to všetko dáva zmysel! Pri pohľade na program Excel 2013 sa nezdá, že by existovali nové funkcie, pokiaľ ide o podmienené formátovanie. Ako posledný tip, ak máte pocit, že predvolené pravidlá nezodpovedajú tomu, čo sa pokúšate dosiahnuť, môžete kliknúť na Nové pravidlo a začať od začiatku. Čo je skvelé pri vytváraní nového pravidla, je, že môžete použiť vzorec na určenie, ktoré bunky sa majú formátovať, čo je veľmi silné.

Aj keď podmienené formátovanie vyzerá pomerne jednoducho a jednoducho na povrchu, môže to byť pomerne zložité v závislosti od vašich údajov a vašich potrieb. Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte a uverejnite komentár. Užite si to!