Ako používať porovnávanie a kombinovanie dokumentov v programe Word

Word má dve skutočne užitočné funkcie, ktoré takmer nikto nikdy nepoužíva: Porovnajte dokumenty a Kombinovať dokumenty. Ako naznačujú ich názvy, funkcie umožňujú porovnávať dva dokumenty Word proti sebe navzájom alebo kombinovať dva dohromady.

Takže kedy by ste to niekedy potrebovali? No, ak ste ako ja, pravdepodobne ste v priebehu rokov uložili na rôznych miestach 20 rôznych verzií vášho životopisu. Niekedy modifikujem mierny životopis pre konkrétnu firmu, aby som zdôraznil určitú zručnosť, alebo niekedy som pridal nejaké veci a len som uložil novú kópiu.

Mimochodom, bolo by pekné rýchlo vidieť rozdiel medzi mojim najnovším životopisom a staršími, aby som zistil, či by som mal niečo doplniť do posledného alebo prípadne odstrániť. V tomto príspevku vám ukážem, ako môžete tieto dve funkcie použiť na rýchle vyhľadanie rozdielov medzi dvomi dokumentmi a zlúčenie, ak sa vám to páči.

Porovnajte a kombinujte dokumenty

V mojom príklade som chcel zistiť, aký je rozdiel medzi mojím starým životopisom napísaným v roku 2007 a posledným, ktorý bol aktualizovaný v roku 2013. Ak chcete to urobiť, otvorte program Word, kliknite na Preskúmanie a potom kliknite na tlačidlo porovnať.

To prinesie Porovnajte dokumenty dialógové okno, kde musíte vybrať pôvodný dokument a revidovaný dokument.

V spodnej časti uvidíte celý rad porovnávacích nastavení, ktoré môžete nechať skontrolovať. V predvolenom nastavení budú tiež zobrazovať všetky zmeny v novom dokumente, čo je lepšie ako prekonanie pôvodných alebo revidovaných dokumentov.

Otvorí sa nový dokument s niekoľkými rôznymi časťami: posunovateľný zoznam revízií na ľavej strane, kombinovaný dokument zobrazujúci všetky zmeny v strede a dve originálne dokumenty na pravej strane. Poďme sa bližšie pozrieť na každú sekciu.

Ako môžete vidieť tu, odstránil som niekoľko vecí a vložil som niekoľko ďalších riadkov textu. Ak dvakrát kliknete na niektorú z položiek (Aseem Kishore vložené alebo Aseem Kishore vymazané), presunie kurzor na túto presnú pozíciu v dokumente.

V strede nájdete tieto revízie v rôznych farbách. V predvolenom nastavení je všetko, čo bolo vykonané, odstránené a čokoľvek červeným a podčiarknutým je to, čo bolo pridané do revidovaného dokumentu. Všetko v zelenom sa pohybovalo. Miesto, odkiaľ bola presunutá, bude dvojitá štvorhranná zeleň a miesto, kam sa presunul, bude dvojité podčiarknuté zelené, ako je to znázornené na obrázku:

Nakoniec na pravej strane uvidíte pôvodný dokument v hornej časti a revidovaný dokument nižšie. Pri posúvaní horného dokumentu spodná časť nasleduje tak, aby bola synchronizovaná. Môžete posúvať spodnú časť, nezávisle od hornej obrazovky.

Okrem tohto zobrazenia môžete tiež odstrániť zdrojové dokumenty z pravého okna a zobraziť balóniky, aby ste ľahko mohli vidieť zmeny. Ak chcete vidieť, čo myslím, pokračujte a kliknite na porovnať potom znovu zapnite Zobraziť zdrojové dokumenty a nakoniec kliknite na Skryť dokumenty zdroja.

Teraz kliknite na Zobraziť označenie tlačidlo pod sledovanie a kliknite na balóny a potom Zobraziť revízie v balónoch.

Na pravej strane dokumentu sa teraz zobrazia všetky revízie s čiarami prichádzajúcimi z dokumentu. To vám uľahčí videnie všetkých zmien, ak ich máte veľa.

Všimnite si, že ak chcete len vidieť rozdiely medzi dokumentmi, potom naozaj nemusíte robiť nič iné. Ak chcete vytvoriť konečný dokument z týchto dvoch dokumentov, môžete kliknúť pravým tlačidlom na akúkoľvek zmenu a vybrať súhlasiť alebo Odmietnuť.

Po dokončení môžete nový dokument uložiť so všetkými vykonanými zmenami. Kombinovať dokumenty je skoro presne to isté ako porovnanie. Ak vyberiete kombináciu, dostanete rovnaký dialóg, v ktorom musíte vybrať pôvodný a revidovaný dokument.

Akonáhle to urobíte, dostanete rovnaké rozloženie ako predtým, kde uvidíte kombinované zmeny uprostred. Znova sa zruší strikeout text, pridá sa červený podčiarknutý text a zelený text sa presunie. Stačí kliknúť pravým tlačidlom na každú zmenu a zvoliť, či chcete prijať alebo odmietnuť každú zmenu. Keď skončíte, uložte nový kombinovaný dokument.

Celkovo sú tieto skutočne užitočné pre časy, keď máte viacero verzií toho istého dokumentu, alebo keď niekoľko ľudí upravuje jeden dokument programu Word a skončíte s viacerými dokumentmi, ktoré sa majú skombinovať do jedného dokumentu. Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte komentovať. Užite si to!