Vyhľadávanie e-mailu podľa odosielateľa, dátumu, kľúčového slova, veľkosti a ďalších

Vyhľadávanie prostredníctvom e-mailu v službe Outlook sa môže ukázať ako náročná úloha, ak ste niekto ako ja s viacerými súbormi PST a desiatkami tisíc e-mailov po celé desaťročia. Väčšina firemných prostredí používa aplikáciu Outlook na odosielanie e-mailov a mnohí ľudia skončia s ukladaním obchodných a osobných e-mailov do programu Outlook.

V starších verziách programu Outlook ste potrebovali doplnky tretích strán, ako napríklad Xobni, ktoré rýchlo vyhľadávajú vaše e-maily. Našťastie od roku 2010 Microsoft vytvoril použiteľnú funkciu vyhľadávania, ktorá skutočne funguje a umožňuje rýchle vyhľadávanie e-mailov pomocou širokej škály filtrov. Môžete vyhľadávať text, adresy, prílohy, odosielateľ atď. A môžete filtrovať podľa dátumu, veľkosti, témy, dôležitosti a ďalších.

V tomto článku vám ukážem, ako zabezpečiť, aby všetky vaše e-maily boli indexované systémom Windows a potom ako vykonávať rôzne typy vyhľadávania v závislosti od toho, čo hľadáte.

Upozorňujeme, že tento článok predpokladá, že pracujete na Office 2010, 2013 alebo 2016, pretože tie verzie sú najlepšie pre vyhľadávanie.

Zapnúť indexovanie

Skôr než budete môcť vykonávať bleskovo rýchle vyhľadávania v programe Outlook, musíte sa uistiť, že všetky vaše e-maily boli indexované. Ak chcete to skontrolovať, pokračujte a kliknite na vyhľadávacie pole, ktoré sa nachádza v hornej časti poštovej schránky.

Keď kliknete na vyhľadávacie pole, uvidíte Vyhľadávacie nástroje sa na karte objaví karta. Vpravo vpravo kliknite na Vyhľadávacie nástroje a potom kliknite na tlačidlo možnosti vyhľadávania.

pod zdroje, klikni na Možnosti indexovania gombík.

Tým sa dostanete do systému Windows Možnosti indexovania kde si môžete vybrať rôzne miesta, ktoré chcete indexovať. Ak nevidíte Microsoft Outlook v zozname musíte kliknúť na pozmeniť gombík.

Pokračujte, skontrolujte Microsoft Outlook a potom kliknite na tlačidlo OK.

Systém Windows okamžite začne indexovať e-maily a môžete skontrolovať, či sa to stalo kliknutím Stav indexu pod Vyhľadávacími nástrojmi, ako je uvedené vyššie.

Zobrazí sa správa, v ktorej sa uvádza, koľko položiek zostávajú na indexovanie a po dokončení sa bude hovoriť, že program Outlook dokončil indexovanie všetkých vašich položiek. Teraz sa naučíme, ako hľadať v programe Outlook.

Vykonávanie vyhľadávania v programe Outlook

Ak chcete začať vyhľadávať v programe Outlook, kliknite na Doručená pošta alebo kliknite na konkrétnu zložku. Ak kliknete na priečinok Doručená pošta, zistíte, že táto schránka bude mať Vyhľadávanie aktuálnej schránky vypísané. Môžete kliknúť na malé rozbaľovacie menu doprava a vybrať si z iných možností, ako je Aktuálna zložka, podpriečinky, a Všetky položky programu Outlook.

Keď kliknete na priečinok Doručená pošta, Aktuálna schránka sa automaticky vyberie. Toto vyhľadá všetku poštu v celej poštovej schránke vrátane všetkého, čo sa nachádza v priečinku Doručená pošta, Odoslané položky, Odstránené položky, Pošta na odoslanie atď. Ak kliknete na konkrétnu zložku, bude predvolené vyhľadávacie pole Aktuálna zložka, ktorý bude vyhľadávať len e-maily v konkrétnom priečinku bez sub-priečinkov.

Ak máte priečinok, ktorý má podpriečinky, nezabudnite vybrať podpriečinky z rozbaľovacej ponuky, aby ste vyhľadali iba podsložky.

Teraz, keď to chápeme, naučíme sa, ako vykonať rôzne typy vyhľadávania v programe Outlook. Existujú dva spôsoby, ako to urobiť: pomocou vyhľadávacej pásky alebo použitím syntaxe vyhľadávacieho dopytu. Ako by ste mohli povedať, druhá možnosť je technickejšia, ale umožňuje vytvoriť niektoré zložité vyhľadávania.

Používanie vyhľadávacích nástrojov v programe Outlook

Začnime s jednoduchšou metódou, ktorá bude pre väčšinu ľudí v poriadku. Po vybratí priečinka Doručená pošta alebo priečinka kliknite na vyhľadávacie pole a potom kliknite na tlačidlo Vyhľadávacie nástroje v páse. Poďme sa pozrieť na všetky rôzne možnosti.

Na ľavej ľavej strane je Rozsah, čo je rovnaké ako rozbaľovacia schránka, ktorú som spomínal vyššie. Ďalej je výsledok, ktoré nebudú aktívne, kým nevykonáte vyhľadávanie. V predvolenom nastavení zobrazí program Outlook iba tie najnovšie položky, ktoré zodpovedajú vyhľadávaniu a nemusia zobrazovať všetky výsledky. Môžete kliknúť Zahrnúť staršie výsledky zobraziť všetky výsledky alebo posunúť dole dole na výsledky vyhľadávania a vybrať Zobraziť viac.

zjemniť je to miesto, kde môžeme skutočne rozvinúť a nájsť presne to, čo hľadáme. Po prvé, ako sa snažíme vyhľadávať presný text v programe Outlook? Povedzme, že chcete nájsť všetky e-maily s SSN alebo s konkrétnym slovom. V takýchto prípadoch používate iba dvojité kotácie.

Vyššie som hľadal slovo sherlock vložením do dvojitých úvodzoviek. Ak je slovo v riadku predmetu, bude zvýraznené žltou farbou. Keď kliknete na niektorý z e-mailov, uvidíte aj slovo zvýraznené pre vás, čo je výhodné.

To je jeden z najbežnejších typov vyhľadávaní. Ďalšie bežné vyhľadávanie je podľa odosielateľa. To je naozaj jednoduché v aplikácii Outlook. Jednoducho kliknite na z v páse a začnite písať meno osoby alebo e-mailovú adresu.

Ak chcete pridať ďalšie kritériá vyhľadávania, ako napríklad len zobrazovanie e-mailov od konkrétneho odosielateľa s prílohami, jednoducho kliknite na odkaz Má prílohy gombík.

Môžete aj naďalej pridávať ďalšie filtre, aby ste znížili výsledný súbor e-mailov. Väčšina ostatných možností je dosť samozrejme ako Neprečítaná, Označená, Dôležitá atď. Ak chcete vyhľadávať podľa dátumu, môžete kliknúť na Tento týždeň a získate niekoľko možností, ako je tento týždeň, tento mesiac, toto Rok, atď., Ale to je o tom.

Ak chcete vyhľadávať podľa dátumu alebo urobiť niečo ako nájsť najstaršie e-maily v programe Outlook, musíte použiť možnosť rozšíreného vyhľadávania alebo syntax dotazu. Začnime s rozšíreným vyhľadávaním. Ak sa chcete k tomu dostať, musíte znova kliknúť na Vyhľadávacie nástroje a vybrať Rozšírené vyhľadávanie.

Upozorňujeme, že toto vyhľadávanie vyhľadáva len predvolený vybratý priečinok. Ak chcete vyhľadávať všetko, musíte kliknúť na prezerať vpravo hore.

Ak chcete vyhľadávať všetko, vyberte položku Doručená pošta a potom začiarknite políčko Vyhľadajte podpriečinky v dolnej časti.

Teraz sa na hlavnej obrazovke vyhľadávania uvidíte čas na samom dne, ale dáva vám iba tie isté možnosti ako rozbaľovanie pásky. Ak chcete vykonať pokročilejšie vyhľadávanie, musíte kliknúť na pokročilý pútko.

Tu musíte vytvoriť vlastné kritériá vyhľadávania. Kliknite na Lúka,potom prejdite na Pole dátumu a času a vyberte položku obdržané. Teraz kliknite na podmienka a prejdite nadol dole, kým neuvidíte iné možnosti, ako je na alebo po, na alebo pred, a medzi.

Ak sa rozhodnete medzi, potom môžete zadať dátumy, ako je 01/01/2005 a 12/31/2005 a potom kliknite na tlačidlo Pridať do zoznamu. Tu je moje vyhľadávanie.

Upozorňujeme, že môžete naďalej pridávať do zoznamu ďalšie kritériá, aby ste zúžili výsledky. V mojom príklade vyššie budem dostávať všetky e-maily v tomto časovom rozsahu, čo bude pravdepodobne príliš veľa.

Ak chcete nájsť najstaršiu poštu v programe Outlook, vyberte položku na alebo pred a potom zadajte akýkoľvek dátum, o ktorom si myslíte, že je pomerne starý.

Upravte dátum podľa toho, koľko e-mailov dostanete. V tomto vyhľadávaní by malo byť pomerne ľahké nájsť najstarší e-mail v celom súbore programu Outlook.

Ďalšie populárne vyhľadávanie je hľadať najväčší e-mail vo vašom PST súbore. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo Viac možností v Rozšírené vyhľadávanie a uvidíte možnosť v dolnej časti. zvoliť väčší než a zadajte hodnotu v kilobajtoch. Ak napríklad chcete nájsť e-maily väčšie ako 5 MB, zadáte by ste napr 5000.

Toto sú iba niektoré vyhľadávania, ktoré môžete vykonať pomocou funkcie Rozšírené vyhľadávanie. Okrem toho môžete všetko do vyhľadávacieho poľa použiť pomocou syntaxe vyhľadávania a získať rovnaké výsledky. Napríklad, môžem jednoducho napísať MESSAGESIZE:> 5MB a získajte rovnaké výsledky.

Nebudem prechádzať všetkými rôznymi možnosťami vyhľadávania v tomto príspevku, pretože spoločnosť Microsoft má stránku, ktorá zobrazuje všetky rôzne možnosti vyhľadávania syntaxe. Dúfajme, že pomocou vyššie uvedených nástrojov budete môcť nájsť e-mail, ktorý ste hľadali. Užite si to!