Použite súhrnné funkcie na zhrnutie údajov v programe Excel

Pre tých, ktorí používajú program Excel pravidelne, počet vstavaných vzorcov a funkcií na zhrnutie a manipuláciu s údajmi je ohromujúci. Program Excel je doslova používaný všetkými: od študentov vo finančnej triede až po manažérov hedžových fondov na Wall Street. Je to veľmi výkonné, ale zároveň veľmi jednoduché.

Pre tých, ktorí práve začali pracovať s programom Excel, jedna z prvých skupín funkcií, ktoré by ste sa mali naučiť, sú súhrnné funkcie. Patria sem SUM, AVERAGE, MAX, MIN, MODE, MEDIAN, COUNT, STDEV, LARGE, SMALL a AGGREGATE. Tieto funkcie sa najlepšie používajú pri číselných údajoch.

V tomto článku vám ukážem, ako vytvoriť vzorec a vložiť funkciu do tabuľky programu Excel. Každá funkcia v programe Excel trvá argumenty, ktoré sú hodnoty, ktoré funkcie potrebujú na výpočet výstupu.

Pochopenie vzorcov a funkcií

Napríklad, ak potrebujete pridať 2 a 2 dohromady, funkcia by bola SUM a argumenty by boli čísla 2 a 2. Normálne to píšeme ako 2 + 2, ale v programe Excel by ste to napísali ako = SUM (2 + 2). Tu môžete vidieť výsledky tohto jednoduchého pridania dvoch doslovných čísel.

Napriek tomu, že tento vzorec nie je nič zlého, to naozaj nie je potrebné. Môžete len písať = 2 + 2 v programe Excel a to by fungovalo aj. V programe Excel, ak používate funkciu, ako je SUM, je viac zmysluplné použiť argumenty. S SUM , program Excel očakáva aspoň dva argumenty, ktoré by boli odkazy na bunky v tabuľke.

Ako odkazujeme na bunku vo vnútri formulára programu Excel? No, to je veľmi jednoduché. Každý riadok má číslo a každý stĺpec má písmeno. A1 je prvá bunka v tabuľkovom liste vľavo hore. B1 by bola bunka napravo od A1. A2 je bunka priamo pod A1. Jednoducho správne?

Predtým, ako píšeme nový vzorec, pridáme do stĺpcov A a B niekoľko údajov, s ktorými spolupracujeme. Pokračujte a zadajte náhodné čísla od A1 do A10 a B1 až B10 pre našu sadu údajov. Teraz prejdite na D1 a zadajte ho = SUM (A1, B1). Mali by ste vidieť, že výsledok je jednoducho hodnota A1 + B1.

Existuje niekoľko vecí, ktoré je potrebné vziať do úvahy pri písaní vzorca v programe Excel. Po prvé, všimnete si, že keď zadáte prvú úvodnú zátvorku ( po názve funkcie vám program Excel automaticky oznámi aké argumenty má táto funkcia. V našom príklade to ukazuje číslo 1, number2, atď. Oddeľujte argumenty čiarkami. Táto konkrétna funkcia môže mať nekonečný počet hodnôt, pretože to funguje funkcia SUM.

Po druhé buď môžete zadať odkaz na bunku manuálne (A1), alebo môžete kliknúť na bunku A1 po zadaní otvorenej zátvorky. Aplikácia Excel tiež zvýrazní bunku v rovnakej farbe ako referencia bunky, aby ste mohli presne vidieť zodpovedajúce hodnoty. Takže sme sumarizovali jeden riadok dohromady, ale ako môžeme spočítať všetky ostatné riadky bez písania vzorca znovu alebo kopírovanie a vkladanie? Našťastie Excel to uľahčuje.

Posuňte kurzor myši do pravého dolného rohu bunky D1 a všimnete si, že sa zmení z bieleho kríža na čiernu značku plus.

Teraz kliknite a podržte tlačidlo myši nadol. Presuňte kurzor nadol na posledný riadok s dátami a potom pustite na konci.

Program Excel je dosť chytrý na to, aby vedel, že vzorec by sa mal zmeniť a odrážať hodnoty v ostatných riadkoch, a nie iba zobrazovať to isté A1 + B1 celkom dolu. Namiesto toho uvidíte A2 + B2, A3 + B3 atď.

Existuje aj ďalší spôsob použitia SUM ktorý vysvetľuje iný pojem za argumentmi v programe Excel. Povedzme, že chceme zhrnúť všetky hodnoty od A1 do A12, ako by sme to mohli urobiť? Mohli by sme napísať niečo podobné = SUM (A1, A2, A3 atď.), ale je to veľmi časovo náročné. Lepším spôsobom je použitie radu Excel.

Na sumu A1 až A12, všetko, čo musíme urobiť, je zadanie = SUM (A1: A12) s dvojbodkou oddeľujúcou dve bunkové odkazy namiesto čiarky. Môžete dokonca písať niečo ako = SUM (A1: B12) a spočíta všetky hodnoty v A1 cez A12 a B1 cez B12.

Bol to veľmi základný prehľad o používaní funkcií a vzorcov v programe Excel, ale stačí, aby ste mohli začať používať všetky funkcie sumarizácie údajov.

Súhrnné funkcie

Pri použití rovnakej sady údajov použijeme zvyšné funkcie súhrnu, aby sme zistili, aké číselné údaje dokážeme vypočítať. Začnime s COUNT a COUNTA funkcie.

Tu som vstúpil COUNT do D2 a COUNTA funkciu do E2 pomocou A2: A12 ako dátový súbor pre obe funkcie. Tiež som zmenil hodnotu v A9 na textový reťazec Ahoj na zobrazenie rozdielu. COUNT počíta iba bunky, ktoré majú čísla, zatiaľ čo COUNTA počíta bunky, ktoré obsahujú text a čísla. Obidve funkcie sa nepočítajú prázdne bunky. Ak chcete počítať prázdne bunky, použite COUNTBLANK funkcie.

Nasledujúca verzia je PRIEMERNÁ, MEDIAN a MODE funkcie. Priemerný je vysvetľujúci, medián je stredné číslo v sade čísel a režim je najbežnejšie číslo alebo čísla v sade čísel. V novších verziách programu Excel máte MODE.SNGL a MODE.MULT pretože by mohlo existovať viac ako jedno číslo, ktoré je najbežnejšie číslo v sade čísel. Použil som B2: B12 pre rozsah v príklade nižšie.

Pri pohybe môžeme vypočítať MIN, MAX a STDEV pre skupinu čísel B2: B12. Funkcia STDEV vypočíta, ako často sú hodnoty rozptýlené z priemernej hodnoty. V novších verziách programu Excel máte STDEV.P a STDEV.S, ktorá sa vypočítava na základe celej populácie alebo na základe vzorky.

Nakoniec sú ďalšie dve užitočné funkcie VEĽKÝ a SMALL. Zoberú dva argumenty: rozsah buniek a najväčšiu hodnotu k, ktorú chcete vrátiť. Takže ak chcete druhú najväčšiu hodnotu v množine, použite 2 pre druhý argument, 3 pre tretie najväčšie číslo atď. SMALL pracuje rovnakým spôsobom, ale vám dáva najmenšie číslo k.

Nakoniec existuje funkcia nazvaná CELKOVÁ, ktorý vám umožňuje aplikovať niektorú z vyššie uvedených funkcií, ale tiež umožňuje robiť veci, ako ignorovať skryté riadky, ignorovať hodnoty chýb atď. Pravdepodobne nebudete musieť používať to často, ale o tomto sa môžete dozvedieť viac v prípade, že to potrebujete.

Takže to je základný prehľad niektorých najbežnejších súhrnných funkcií v programe Excel. Ak máte akékoľvek otázky, neváhajte a uverejnite komentár. Užite si to!