Príloh, podpisov a zabezpečenia

V tejto lekcii sa zameriavame na prílohy a na to, ako môžete vykresľovať e-mailové správy pomocou osobného podpisu.

ŠKOLSKÁ NAVIGÁCIA

1. Zoznámenie sa so službou Gmail
2. Mobilná aplikácia, kompozícia pošty a konverzácie
3. Spravovanie a štítky doručenej pošty
4. Mailové filtre a systém Star
5. Príloh, podpisov a zabezpečenia
6. Pozvánky a respondenti dovolenky
7. Používajte službu Gmail ako zoznam úloh
8. Viacnásobné účty, klávesové skratky a vzdialený odber
9. Použite svoj účet Gmail na prístup k iným účtom
10. Power Tips a Gmail Labs

Zatvárame veci s informáciami o tom, ako najlepšie chrániť údaje účtu a tiež lokálne zálohovať vaše údaje, aby ste ich vždy mali, a to aj vtedy, ak ich odstránite.

prílohy

Pridanie prílohy do e-mailu v službe Gmail je jednoduché. Najlepšie je, že vďaka službe Gmail sa môžete vyhnúť rozpakom pri odosielaní následného e-mailu, ak zabudnete priložiť súbor.

POZNÁMKA: Správy služby Gmail môžu mať veľkosť až 25 megabajtov (MB). Ak potrebujete odoslať prílohy v správe, ktorá spôsobuje, že je väčšia ako 25 MB, môžete namiesto toho vkladať súbory z Disku Google. Neexistuje obmedzenie počtu príloh povolených pre každú správu, ak neprekročíte limit veľkosti 25 MB.

Jedným zo spôsobov je kliknutie na tlačidlo "Pripojiť súbory" v spodnej časti okna "Vytvoriť".

Vyberte súbory, ktoré chcete pripojiť k správe v dialógovom okne "Otvoriť". Môžete pripojiť viac súborov naraz výberom viacerých súborov rovnakým spôsobom ako v programe Windows Explorer. Kliknutím na tlačidlo "Otvoriť" pripojte vybrané súbory.

Priebeh pripojenia súborov sa zobrazí v dolnej časti správy.

Teraz, čo keď zabudnete pripojiť svoje súbory? Služba Gmail vás nenechá zabudnúť. Služba Gmail rozpozná, kedy ste v tele v správe zapísali určité frázy a pred odoslaním správy sa objaví upozornenie.

Kliknite na položku "Zrušiť" a pred odoslaním správy priložte súbory.

Ktorákoľvek z nasledujúcich fráz zobrazí výzvu na pripomenutie pripomienok.

• pozri prílohu
• pozri prílohu
• pozri priložené
• k tomuto e-mailu
• Pripojil som sa
• Priložil som
• Som zahrnutý
• Som zahrnul
• priložený súbor

Pomocou aplikácie Drag-and-Drop priložte súbory

Môžete tiež presúvať a presúvať súbory do správy, ktorú vytvárate, aby ste ich pripojili. Jednoducho pretiahnite súbor z okna Prieskumníka do správy, ktorú skladáte.

Nastavenie e-mailového podpisu v službe Gmail Mobile

E-mailový podpis vám umožňuje automaticky zaradiť niekoľko riadkov kontaktných informácií (alebo akýchkoľvek ďalších informácií) do spodnej časti každej odchádzajúcej e-mailovej správy, čo vám umožní jednoducho inzerovať svoju firmu alebo sami.

Služba Gmail vám umožňuje nastaviť podpis, ktorý chcete zahrnúť do správ, ktoré vytvoríte.

Ak chcete nastaviť podpis, ktorý sa automaticky pripojí k akýmkoľvek e-mailom, ktoré vytvoríte v službe Gmail, kliknite na tlačidlo nastavenia a v rozbaľovacej ponuke vyberte položku Nastavenia. Zostaňte na karte "Všeobecné", prejdite nadol na sekciu "Podpis" a za účelom zapnutia funkcie zvoľte možnosť "Bez podpisu".

Zadajte text, ktorý chcete použiť ako svoj podpis. Ak máte logo, môžete ho vložiť ako obrázok do textu alebo samostatne. Môžete tiež pridať hypertextové odkazy na text vo vašom podpisu výberom textu odkazu a kliknutím na tlačidlo "Link" na paneli s nástrojmi.

POZNÁMKA: Ak chcete pridať obrázok k podpisu, musíte použiť obrázok, ktorý je verejne dostupný na webe. Ak napríklad chcete použiť logo vašej spoločnosti, môžete ju nájsť na stránkach vašej spoločnosti a skopírovať adresu URL odtiaľ. Potrebujete webovú adresu URL, ktorá bude obsahovať obrázok vo vašom podpisu. Ak obrázok, ktorý chcete používať, zatiaľ nie je k dispozícii na webe, môžete použiť stránky, ako je Blogger a weby Google, aby ste vytvorili jednoduchý web a odovzdávali im obrázok. Alebo môžete použiť službu hostingu obrázkov.

V časti "Prepojiť na" zadajte, či je odkaz na "webovú adresu" alebo na "E-mailovú adresu". Zadajte adresu URL alebo e-mailovú adresu do poľa "Do ktorej adresy URL by malo toto prepojenie ísť? Ak chcete otestovať odkaz, aby ste sa uistili, že funguje, kliknite na položku Testovať tento odkaz. Keď ste spokojní, kliknite na tlačidlo "OK".

Odkaz sa vloží. Keď sa kurzor nachádza na ktoromkoľvek prepojenom texte, zobrazia sa ďalšie možnosti. Môžete "Prejsť na odkaz [link]," Zmeniť "odkaz alebo" Odstrániť "odkaz. Ak chcete skryť tieto možnosti, buď kliknite na tlačidlo "X" na pravej strane poľa alebo kliknite na akýkoľvek iný neprepojený text v podpisu.

Služba Gmail automaticky vloží dve pomlčky (-) nad svoj podpis a oddelí ju od tela e-mailovej správy, ako je uvedené nižšie.

Môžete sa rozhodnúť vynechať pomlčky. Ak to chcete urobiť, začiarknite políčko "Vložte tento podpis pred citovaný text v odpovediach a odstráňte riadok" - ", ktorý pred ním stojí". Upozorňujeme, že táto možnosť tiež vloží vaše podpisy pred citovaný text do odpovedí.

Kliknite na položku Uložiť zmeny.

Podpis môžete upraviť alebo odstrániť manuálne po vložení do novej správy.

Nastavenie e-mailového podpisu v službe Gmail Mobile

Mobilná aplikácia Gmail vám umožňuje nastaviť podpis na použitie v aplikácii, ktorá je oddelená od podpisu, ktorý nastavíte v prehliadači Gmail v prehliadači.

Ukážeme vám, ako nastaviť podpis na telefóne s Androidom. Ak chcete do aplikácie Gmail pridať podpis v telefóne s Androidom, kliknite na tlačidlo ponuky telefónu a z rozbaľovacej ponuky vyberte položku Nastavenia.

Na obrazovke "Nastavenia" klepnite na e-mailovú adresu účtu, pre ktorý chcete nastaviť podpis.

Dotknite sa možnosti "Podpis" na obrazovke "Nastavenia".

Zadajte svoj podpis do rozbaľovacieho dialógového okna "Podpis" a dotknite sa tlačidla "OK".

POZNÁMKA: Môžete stlačiť klávesu "Enter" v podpisu, aby ste uviedli text podpisu na viacerých riadkoch, ale nemôžete pridať hypertextové odkazy na text podpisu v aplikácii Gmail.

Podpis sa zobrazí pod možnosťou "Podpis" na obrazovke "Nastavenia".

Dvakrát stlačte tlačidlo "Späť" na telefóne, aby ste sa vrátili do doručenej pošty. Dotknite sa tlačidla "Compose".

Definovaný podpis sa automaticky pridá do novej e-mailovej správy.

Nastavte viacero podpisov

Do Gmailu môžete pridať iba jeden podpis. Existuje však cesta okolo tohto obmedzenia v prehliadači. Ak potrebujete viacero podpisov v službe Gmail, môžete vytvoriť ďalšie funkcie pomocou funkcie "Konzervované odpovede" v laboratóriách Gmail.

Túto funkciu pokryjeme v lekcii 10, keď hovoríme o pokročilých funkciách v laboratóriách Gmail.

Majte svoj účet a dáta zabezpečené

Na zvyšok tejto lekcie sa chceme trochu prepnúť, aby sme sa sústredili na bezpečnosť účtu a zálohovanie vašich údajov. Keďže budete mať svoj účet v Gmailu (kontakty, kalendáre, úlohy atď.), Je nevyhnutné, aby ste si vedeli, ako ho udržať v bezpečí, v akej je to potrebné, ako v prípade potreby zálohovať vaše údaje. , napríklad ste niekedy rozhodli, že chcete odstrániť svoj účet.

Zabezpečte svoje údaje pomocou nastavení účtu Google

V sekcii Zabezpečenie v sekcii Účty môžete zmeniť heslo, možnosti obnovenia účtu a upozornenia.

Ak chcete prejsť na obrazovku Účty, kliknite na tlačidlo Nastavenie a z rozbaľovacieho zoznamu zvoľte položku Nastavenia. Kliknite na položku "Účty" v hornej časti obrazovky Nastavenia.

V sekcii Zmeniť nastavenia účtu môžete zmeniť svoje heslo, zmeniť možnosti obnovenia hesla a získať prístup k iným nastaveniam účtu Google.

Zmeňte svoje heslo služby Gmail

Je dobré zmeniť heslá raz za čas, aby ste zabránili neoprávnenému prístupu k vašim online účtom vrátane Gmailu. Ak máte podozrenie, že niekto mohol získať prístup k vášmu účtu služby Gmail, mali by ste okamžite zmeniť svoje heslo.

Ak chcete zmeniť heslo, prejdite na hlavnú obrazovku "Účty", ako je popísané vyššie. V sekcii Zmeniť nastavenia účtu kliknite na odkaz Zmeniť heslo.

Na obrazovke "Zmena hesla" zadajte svoje "Aktuálne heslo" a znova zadajte "Nové heslo" znova do poľa "Potvrdiť nové heslo" a kliknutím na tlačidlo "Zmeniť heslo" prijmite zmenu.

Obnovte alebo obnovte svoje heslo služby Gmail, ak ste ho zabudli

Ak ste zabudli svoje heslo služby Gmail, máte niekoľko spôsobov, ako ho môžete obnoviť alebo obnoviť.

Prejdite do sekcie Účty na obrazovke Nastavenia, ako už bolo uvedené. Kliknite na odkaz Zmeniť možnosti obnovenia hesla v časti Zmeniť nastavenia účtu.

Použite obrazovku "Možnosti obnovenia účtu", aby ste ešte viac zabezpečili svoj účet Google a poskytli vám spôsob prístupu k účtu, ak zabudnete svoje heslo.

Môžete poskytnúť číslo "mobilného telefónu", ktoré pomôže chrániť váš účet, "e-mailovú adresu na obnovenie", ktorá vám umožní kontaktovať spoločnosť Google o zmenách vo vašom účte a "alternatívnu e-mailovú adresu", ktorá poskytuje inú e-mailovú adresu na obnovenie, iný spôsob prihlásenia do vášho účtu Google.

Môžete tiež priradiť svojmu účtu "bezpečnostnú otázku", aby ste ďalej zistili, že ide o váš účet, keď o tom budete kontaktovať spoločnosť Google.

Urobte všetky zmeny, ktoré chcete, na možnosti obnovenia účtu a po dokončení kliknite na tlačidlo Uložiť.

Získajte extra vrstvu zabezpečenia pomocou dvojstupňového overenia

V sekcii Zabezpečenie na obrazovke Účty môžete tiež použiť dvojstupňové overenie na svoj účet, aby ste poskytli dodatočnú vrstvu zabezpečenia pomocou mobilného telefónu.

Stručne povedané, keď sa rozhodnete pridať verifikáciu v dvoch krokoch do svojho účtu Google, po zadaní hesla spoločnosť Google potom do vášho mobilného telefónu napíše číselný kód. Potom overte svoju identitu zadaním kódu na ďalšej obrazovke, t. J. V druhom kroku.

Viac informácií o nastavení tejto funkcie nájdete v našom článku o zabezpečení účtu Google pomocou verifikácie v dvoch krokoch.

Chráňte svoju ochranu osobných údajov pomocou možností externých obrázkov

Až doteraz sa Gmail vždy predtým spýtal na zobrazenie obrázkov v e-mailoch. Niektorí odosielatelia sa môžu pokúsiť použiť obrázky na prenos vírusov alebo škodlivého softvéru do vášho počítača alebo mobilného zariadenia, čo ohrozuje jeho bezpečnosť.

Od decembra 2013 spoločnosť Google zmenila, ako Gmail spracováva obrázky v e-maile. Vo vašom prehliadači sa služba Gmail automaticky zobrazí obrázky vo vašich správach. Táto zmena bude spustená do Gmailu pre Android a iOS "začiatkom roku 2014."

Správy služby Gmail budú však naďalej bezpečné. Zvyčajne sa obrázky zobrazujú priamo z pôvodných externých hostiteľských serverov. Teraz však služba Gmail zobrazí všetky obrázky prostredníctvom vlastných proxy serverov spoločnosti Google. To vás chráni nasledujúcimi spôsobmi:

• Odosielatelia nemôžu používať načítavanie obrázkov na získanie informácií, ako je vaša IP adresa alebo umiestnenie.
• Odosielatelia nemôžu v prehliadači nastaviť ani čítať súbory cookie.
• Služba Gmail skontroluje vaše obrázky o známych vírusoch alebo malware.

Služba Gmail bude naďalej skenovať každú správu o podozrivých obsahoch a ak Gmail považuje odosielateľa alebo správu za podozrivý alebo potenciálne škodlivý, obrázky sa nezobrazia a zobrazí sa otázka, či chcete zobraziť obrázky.

Spoločnosť Google bude naďalej zodpovedná za bezpečnosť obrázkov prijatých prostredníctvom služby Gmail. Podľa Google "váš e-mail bude teraz bezpečnejší, rýchlejší a krásnejší než kedykoľvek predtým."

Vyberte možnosť Automatické zobrazovanie obrázkov v nastaveniach

Ak nechcete, aby sa obrázky zobrazovali automaticky, stále si môžete zvoliť zobrazovanie obrázkov na základe jednotlivých správ.

Pozrite si náš článok o aplikácii How-To Geek, kde sa dozviete viac o tejto funkcii ao tom, ako zmeniť nastavenia, aby ste sa mohli rozhodnúť zobrazovať obrázky pre každú správu samostatne.

Zálohovanie údajov

Vždy ste sa učili, že je to dobré, ak chcete zálohovať vaše dáta, napríklad dokumenty, poznámky atď. A to isté platí pre e-maily, údaje kalendára a kontakty.

Teraz máte v službe Gmail možnosť exportovať kópiu vašich údajov z rôznych produktov Google, napríklad Kalendár a Kontakty, a čoskoro budete môcť exportovať kópiu vašich správ v službe Gmail.

Každá služba Google je archivovaná v inom formáte. Informácie o jednotlivých formátoch dostupných pre rôzne služby nájdete na stránke pomoci spoločnosti Google.

Ak chcete archivovať svoje údaje Google, kliknite na tlačidlo Nastavenie a z rozbaľovacej ponuky vyberte položku Nastavenia a kliknite na kartu Účty na obrazovke Nastavenia..

V časti "Zmeniť nastavenia účtu" na obrazovke "Účty" kliknite na odkaz Nastavenia účtu Google.

Na obrazovke Účty kliknite v časti Účet na položku Načítať údaje.

Na obrazovke "Stiahnite si kópiu vašich údajov" kliknite na položku "Vytvoriť archív".

Ďalšia obrazovka vám umožňuje vybrať produkty Google, pre ktoré chcete údaje prevziať. Pri vytváraní archívu postupujte podľa pokynov na obrazovkách.

Môžete tiež kliknúť na odkaz "Moje archívy" v pravom hornom rohu, aby ste získali prístup k svojim archívom a stiahli ich do vášho počítača.

Zálohujte účet služby Gmail pomocou iných metód

Môžete tiež použiť nástroj open source s názvom GMVault na stiahnutie zálohy vášho účtu Gmail. Jedná sa o nástroj príkazového riadku, ktorý možno použiť v systéme Windows, Linux a Mac OS X.

Ak sa vám nepodarí používať nástroj príkazového riadka, môžete pomocou bezplatného e-mailového klienta Thunderbird stiahnuť a zálohovať e-maily z vášho účtu Gmail.

Ak používate Ubuntu, popísali sme, ako pomocou programu Getmail zálohovať svoj účet Gmail.

Môžete dokonca zálohovať správy služby Gmail tak, že ich automaticky posuniete na inú e-mailovú adresu. Pomocník Google popisuje, ako to urobiť. Upozorňujeme, že táto metóda bude zálohovať iba e-mail, ktorý dostanete, nie vašu odoslanú poštu.

Nasleduje…

Pridávanie príloh do správ v službe Gmail je jednoduché a najlepšie, ak ste zabúdajúci, systém vám pripomenie. To je dobrá správa, najmä ak ste pridali skvelý profesionálny vyzerajúci podpis a nechcete sa zabávať tým, že zabudnete vložiť súbor.

Čo je ešte dôležitejšie, teraz máte lepšie pochopenie možností zabezpečenia, ktoré máte k dispozícii, a ako najlepšie zabezpečiť bezpečnosť svojho účtu pri zachovaní integrity vašich cenných údajov.

V ďalšej lekcii sa budú diskutovať o pozvánkach a respondentoch na dovolenku, takže nikdy nezmeškáte dôležitú udalosť a môžete ľudí rýchlo zistiť, keď ste mimo kanceláriu a kedy sa vrátite.