Spravovanie a štítky doručenej pošty

V dnešnej lekcii vám pomôžeme pochopiť, ako lepšie kategorizovať doručenú poštu a usporiadať správy pomocou štítkov a niektorých preddefinovaných, ale konfigurovateľných kariet.

ŠKOLSKÁ NAVIGÁCIA

1. Zoznámenie sa so službou Gmail
2. Mobilná aplikácia, kompozícia pošty a konverzácie
3. Spravovanie a štítky doručenej pošty
4. Mailové filtre a systém Star
5. Príloh, podpisov a zabezpečenia
6. Pozvánky a respondenti dovolenky
7. Používajte službu Gmail ako zoznam úloh
8. Viacnásobné účty, klávesové skratky a vzdialený odber
9. Použite svoj účet Gmail na prístup k iným účtom
10. Power Tips a Gmail Labs

Akonáhle váš účet v službe Gmail získava určitú paru a začnete dostávať veľa správ, budete sa chcieť naučiť skrútiť torrent do zvládnutejších prúdov. Filtre služby Gmail vám umožňujú spravovať prichádzajúce e-mailové správy a pomáhať vám udržať menej dôležitý e-mail mimo vašej cesty a filtrovať na štítok. Skôr ako začnete sa učiť o filtroch v lekcii 4, budete sa musieť naučiť vytvárať a označovať ekvivalent zložiek v službe Gmail a o tom budeme dnes hovoriť.

Najskôr však budeme hovoriť o rozhraní automatizovaných kariet Gmailu, Prioritnej pošte a všetky nastavenia, ktoré obsahujú.

Automaticky kategorizujte svoju doručenú poštu pomocou konfigurovateľných záložiek

Gmail teraz ponúka automatické kategórie pre vaše doručené pošty. Táto funkcia prerušuje vaše priečinky doručenej pošty do priečinka "Primárne", "Sociálne", "Propagácie", "Aktualizácie" a "Fóra". Ak sa podieľate na mnohých službách online, táto funkcia môže byť užitočná.

V zásade správy prijaté pre určité typy stránok alebo konkrétny obsah, môžu byť zhromaždené v rôznych častiach doručenej pošty. To môže mať za následok menej preplnenú schránku.

Zvoľte Karty, ktoré sú viditeľné v priečinku Doručená pošta

Tieto karty sú konfigurovateľné a umožňujú vám vybrať si karty, ktoré chcete mať vo svojej doručenej pošte. Ak chcete zmeniť zobrazenie kariet, kliknite na ikonu plus vpravo od kariet.

Zobrazí sa dialógové okno "Vybrať karty na zapnutie". Začiarknite políčka kariet, ktoré chcete mať vo svojej doručenej pošte.

POZNÁMKA: Ak skryjete kartu, správy z tejto kategórie sa namiesto toho zobrazia na karte Primary. Tiež text na kartách nemožno zmeniť a nemôžete pridávať vlastné karty. Namiesto toho použite vlastné menovky (uvedené v ďalšej časti), aby ste ďalej kategorizovali svoje správy.

Môžete tiež vybrať, ktoré karty sa majú zobraziť vo vašej doručenej pošte na karte Doručená pošta na obrazovke Nastavenia v sekcii Kategórie.

Usporiadajte svoje správy pomocou štýlov a nastavení doručenej pošty

Štýly schránky umožňujú usporiadať doručenú poštu služby Gmail spôsobom, ktorý vám vyhovuje. Doručenú poštu môžete usporiadať pomocou konfigurovateľných kariet, ako už bolo spomenuté v tejto lekcii, alebo do sekcií ako "Nepřečtené", "Označené hviezdičkou" a "Dôležité".

Zmeňte typ doručenej pošty

Ak chcete prejsť na iný štýl doručenej pošty, otvorte obrazovku Nastavenia a kliknite na kartu Doručená pošta.

V sekcii "Typ doručenej pošty" zvoľte v rozbaľovacom zozname typ doručenej pošty, ktorú chcete použiť.

Každý typ doručenej pošty má svoje vlastné nastavenia. Po výbere možnosti "Typ doručenej pošty" sa nastavenia pre daný typ zobrazujú pod výberom typu "Doručená pošta". Zmeňte svoje nastavenia a kliknite na "Uložiť zmeny".

Môžete tiež rýchlo zmeniť niektoré nastavenia štýlu doručenej pošty priamo v doručenej pošte kliknutím na šípku nadol, ktorá sa nachádza úplne vpravo v záhlaví každej časti.

Pomocník služby Gmail poskytuje popisy typov doručenej pošty. Neváhajte experimentovať s rôznymi štýlmi doručenej pošty, aby ste zistili, čo vám najlepšie vyhovuje. Môžete sa vždy vrátiť späť na predvolené, ak zmeníte názor.

Môžete tiež rýchlo zmeniť štýl doručenej pošty posunutím myši nad štítok "Doručená pošta" a kliknutím na šípku nadol, ktorá sa zobrazuje. Z rozbaľovacej ponuky "Doručená pošta" vyberte požadovaný štýl doručenej pošty. Všimnite si, že pohyb myši nad každý štýl poskytuje stručný popis každého typu.

Usporiadajte a kategorizujte svoje správy pomocou štítkov

Stručne sme vás predstavili na štítkoch v lekcii 1 tejto série. Štítky vám umožňujú usporiadať e-mailové správy do kategórií. Sú podobné zložkám, avšak na rozdiel od priečinkov môžete do jednej správy použiť viac ako jeden štítok.

POZNÁMKA: Služba Gmail podporuje maximálne 5 000 štítkov, vrátane sub-štítkov. Ak prekročíte tento limit, môže sa zistiť, že vaša skúsenosť so službou Gmail je pomalší a môžu sa vyskytnúť chyby. Odstráňte štítky, ktoré už nemusíte používať. Odstraňovanie štítkov neodstraňuje správy.

Vytvorte nový štítok

Môžete si vytvoriť svoje vlastné štítky, aby ste v priečinku doručenej pošty usporiadali a dokonca presunuli správy z doručenej pošty do štítkov (pôsobiacich ako priečinky). Ukážeme vám, ako vytvoriť označenie vnorené pod iným štítkom, ako napríklad podsložku v priečinku.

Ak chcete vytvoriť nový vlastný štítok, ktorý bude hlavným priečinkom, kliknite na položku "Viac" v zozname štítkov na ľavej strane hlavnej obrazovky služby Gmail..

Po rozšírení zoznamu kliknite na odkaz "Vytvoriť nový štítok".

Zadajte názov štítku do poľa "Zadajte nový názov menovky" v dialógovom okne Nový štítok. Kliknutím na tlačidlo Vytvoriť dokončíte vytváranie nového štítku.

POZNÁMKA: Pretože toto je nadradený štítok, ktorý bude obsahovať podsúbor, nebudeme tento štítok vložiť.

Ak chcete vytvoriť podkategóriu pod nadradeným štítkom, kliknite na tlačidlo "Vytvoriť nový štítok" znova.

V dialógovom okne "Nový štítok" zadajte do poľa "Zadajte nový názov menoviek" názov podsúboru, ktorý chcete vytvoriť. Označte začiarkovacie políčko "Nest štítok pod", vyberte rodičovský štítok, ktorý ste práve vytvorili, z rozbaľovacieho zoznamu a kliknite na tlačidlo "Vytvoriť".

Môžete tiež vytvoriť vnorený štítok zadaním rodičovského štítku, za ktorým nasleduje lomka (/) a zadaním názvu vnoreného štítku - všetko v editovacom poli "... new label name". Mohli by sme napríklad zadať do poľa Upraviť položku "Osobné / Priatelia" a nezačiarknuť začiarkavacie políčko Nest label under.

POZNÁMKA: Nadradený štítok musí už existovať, aby vytvoril pod ním vnorený štítok. Obe štítky nemôžete vytvoriť súčasne. V našom príklade musíme najprv vytvoriť štítok "Osobné" pred vytvorením vnoreného štítku "Priatelia".

Vložený štítok vyzerá ako nasledujúci príklad.

Nový nadradený štítok s jeho vnoreným štítkom je tiež pridaný do zoznamu štítkov dostupných na akčnom tlačidle "Štítky", ako aj zoznam štítkov dostupných na akčnom tlačidle "Presunúť sa".

Použiť štítky na správy

Existujú dva spôsoby použitia štítkov na správy. Oznámenia môžete pridať do správ, pričom správy zostanú vo vašej doručenej pošte. Správy môžete presúvať aj na štítky, ako ich presunúť do priečinkov. Ukážeme vám obe metódy.

Použiť štítky na správy pri ich odchode do doručenej pošty.

Táto metóda vám umožňuje ľahko aplikovať viacero štítkov na jednu správu.

Ak chcete správu priložiť k správe v priečinku doručenej pošty, začiarknite políčko naľavo od správy a vyberte ju (alebo otvorte správu). Potom kliknite na tlačidlo "Štítky" a v rozbaľovacej ponuke vyberte jeden alebo viac štítkov.

Pamätajte si, že k správe môžete použiť viac ako jeden štítok. V ponuke "Štítky" sa po vybratí štítkov nezmizne, takže môžete vybrať viac štítkov naraz.

Ak chcete použiť vybrané štítky na správy, kliknite na tlačidlo "Použiť" v spodnej časti ponuky.

Štítky sa potom zobrazia vľavo od riadku predmetu správy.

Ak máte dlhý zoznam štítkov, môžete začať písať meno štítka po kliknutí na tlačidlo Akcie na štítkoch a nájsť štítok v zozname.

Použiť štítok na správu a presunúť ju von z doručenej pošty

Ak chcete do správy prilepiť štítok a zároveň posunúť správu z doručenej pošty, presuňte ju na požadovaný štítok v zozname vľavo. Pri presúvaní myši nad zoznam sa rozbalí na zobrazenie štítkov, ktoré môžu byť v súčasnosti skryté.

Upozorňujeme, že môžete použiť túto metódu na identifikáciu správy ako nevyžiadanej pošty, okrem použitia tlačidla Akcia "Oznámiť spam". Jednoducho pretiahnite nepriaznivé správy do štítku "Spam".

Presunúť správu do štítku "Kôš" vymaže správu. Je to rovnaké ako pri výbere správy alebo jej otvorení a kliknutí na tlačidlo "Odstrániť".

Otvorte štítok

Otvorenie štítku je ako otvorenie priečinka. Všetky správy spojené s týmto štítkom sú uvedené. Ak chcete otvoriť štítok, kliknite na požadovaný štítok v zozname štítkov na ľavej strane hlavnej obrazovky služby Gmail. Ak požadovaný štítok nie je viditeľný, kliknite na položku "Viac", čím získate prístup k úplnému zoznamu.

Zobrazia sa všetky správy priradené k danému štítku. Všimnite si hľadaný výraz v poli "Vyhľadávanie". Služba Gmail automaticky vyplní pole "Vyhľadávanie" pomocou príslušného filtra, aby sa zobrazili vybrané správy. O filtre budeme diskutovať neskôr v tejto lekcii.

Upozorňujeme, že ak na správu prilepíte štítok bez toho, aby ste presunuli správu do tohto štítku (a von z doručenej pošty) a potom otvoríte štítok, v správe sa zobrazí štítok "Doručená pošta", ktorý označuje, že správa sa stále nachádza v priečinku doručenej pošty.

Ak sa chcete vrátiť do doručenej pošty, kliknite na štítok "Doručená pošta" v zozname vľavo.

Ak chcete správu posunúť späť do priečinka doručenej pošty, jednoducho otvorte priečinok so štítkom na prístup k správe a pretiahnite ju späť do priečinka doručenej pošty. Upozorňujeme, že správa má na ňu štítok.

Odstrániť štítok zo správy

Ak sa rozhodnete, že nechcete mať konkrétnu menovku priradenú k správe, môžete ju ľahko odstrániť.

Ak to chcete urobiť, vyberte ju pomocou začiarkavacieho políčka naľavo od správy alebo otvorte správu. Kliknite na tlačidlo Akcie na štítkoch, v rozbaľovacej ponuke, ktorú chcete odstrániť zo správy, zrušte výber štítku a kliknite na tlačidlo Použiť.

POZNÁMKA: Môžete odstrániť viacero štítkov zo správy naraz. Jednoducho vyberte všetky štítky, ktoré chcete odstrániť, v rozbaľovacej ponuke Štítky a potom kliknite na tlačidlo Použiť.

Zmena farby štítku

Môžete svojim štítkom priradiť farby, aby ste ich mohli ľahko nájsť v priečinku doručenej pošty. Štandardne sú všetky menovky označené svetlom sivým pozadím a tmavosivým textom. Štítek "Osobné / priatelia" na obrázku nižšie používa predvolenú farbu. Ostatné štítky, "HTG School" a "Admin", majú pre nich iné farby.

Ak chcete zmeniť farbu na štítku, presuňte kurzor myši na požadovaný štítok. Kliknutím na šípku nadol napravo od štítku prejdete do rozbaľovacej ponuky.

Posuňte kurzor myši na možnosť "Označiť farbu" a kliknutím na ňu zvoľte textovú a farebnú kombináciu.

Môžete tiež použiť voľbu "Odstrániť farbu", ak chcete odstrániť farbu zo štítku a vrátiť sa na predvolené.

Ak nechcete, aby sa zobrazovali niektoré kombinácie, môžete vybrať vlastnú kombináciu kliknutím na položku Pridať vlastnú farbu. Vyberte "Farba pozadia" a "Farba textu" v dialógovom okne "Pridať vlastnú farbu", ktorá sa zobrazí.

Zobrazte náhľad vybranej kombinácie, kde sa uvádza "Ukážka farieb štítkov".

Nastavenie prístupu na štandardné a vlastné štítky Gmail s jedným kliknutím

Môžete ľahko vytvoriť prístup k štítkom jedným kliknutím.

Ak to chcete urobiť, otvorte štítok, ako sme už diskutovali v tejto lekcii, potom presuňte favikón stránky z panela s adresou na panel s nástrojmi Záložky. Teraz môžete kliknúť na túto záložku a získať prístup ku všetkým vašim správam priradeným k tomuto štítku.

Skryť a zobraziť štítky v službe Gmail

Ak máte v Gmaile dlhý zoznam štítkov, možno budete chcieť vidieť určité štítky, ktoré používate častejšie pri skrývajúcom zvyšku.

Skryť štítok

Ak chcete skryť označenie v službe Gmail, kliknite na štítok, ktorý chcete skryť, v zozname štítkov pod tlačidlom "Compose" a presuňte ho na odkaz "Viac" pod zoznamom viditeľných štítkov.

POZNÁMKA: Odkaz "Viac" sa stáva odkazom "Menej", keď presuniete štítok na ňu.

Štítok sa presúva, takže je uvedený nižšie v časti "Kategórie", ktorá sa zobrazí, keď kliknete na položku "Viac", čím rozbalíte zoznam štítkov. Ak je k dispozícii odkaz "Menej" než odkaz Viac, kategórie je možné jednoducho zobraziť presunutím myši nad zoznam štítkov.

Vytvorte viditeľný skrytý štítok

Ak chcete, aby sa skrytý štítok zobrazil, kliknite na tlačidlo "Viac" (ak je to potrebné), aby ste zobrazili sekciu "Kategórie". Kliknite a potiahnite požadovaný štítok z časti "Kategórie" na štítok "Doručená pošta".

Štítok sa presunie späť na hlavný zoznam štítkov v abecednom poradí.

Skryť predvolené štýly systému Gmail, ako napríklad hviezdička, odoslaná pošta, koncepty, spam alebo koša

Predvolené štítky služby Gmail môžu byť tiež skryté. Ak chcete niektorý z týchto štítkov skryť, v zozname štítkov kliknite na položku "Viac".

Kliknite na položku Spravovať menovky v časti Kategórie.

Zobrazí sa obrazovka Nastavenia štítkov.

V časti "Systémové štítky" nájdite systémový štítok, ktorý chcete skryť, a kliknite na odkaz skryť v stĺpci "Zobraziť v štítku".

POZNÁMKA: Štítok nie je úplne skrytý, skôr sa presunie pod odkaz "Viac".

Nastavenia prístupových štítkov na obrazovke nastavení

Na obrazovke s nastaveniami štítkov je možné pristupovať aj pomocou tlačidla "Nastavenia". Budeme sa odvolávať na rôzne časti obrazovky Nastavenia v tejto sérii. Postup prístupu k nastaveniam bude vždy rovnaký.

Ak chcete pristupovať k filtračným nástrojom na obrazovke "Nastavenia", kliknite na tlačidlo "Nastavenia" (ozubené koliesko) v pravom hornom rohu hlavného okna služby Gmail..

Potom vyberte rozbaľovaciu ponuku "Nastavenia".

Po zobrazení obrazovky Nastavenia môžete získať prístup k nastaveniam pre štítky, filtre, priečinky Doručená pošta, Témy a ďalšie časti a funkcie služby Gmail..

Skryť štítky s automatickým neprečítaním pošty v službe Gmail

S možnosťou skryť štítky a automaticky nasmerovať správy do týchto štítkov pomocou filtrov (viď nasledujúca časť), možno vás zaujíma, ako rýchlo zistiť, či máte na skrytých štítkoch neprečítané správy. Môžete ľahko zvoliť zobrazenie skrytých štítkov, ak sú v nich nepresané správy. Týmto spôsobom si nenechajte ujsť žiadne dôležité správy.

Ak chcete nastaviť službu Gmail tak, aby sa skryje štítky, pokiaľ neobsahujú neprečítané správy, prejdite na obrazovku nastavení štítkov pomocou niektorého z vyššie uvedených spôsobov.

Pre každý systém a vlastný štítok, ktorý chcete skryť, ak neobsahuje neprečítanú poštu, kliknite na odkaz "Zobraziť ak neprečítané".

Všimnite si, že v zozname štítkov "System" môžete skryť štítky "Koncept" a "Spam" len vtedy, ak neobsahujú žiadne neprečítané správy. Táto funkcia sa nevzťahuje na "Kategórie" a "Kruhy".

Toto nastavenie môžete rýchlo aplikovať na všetky svoje vlastné štítky kliknutím na šípku nadol vedľa položky "Zobraziť v zozname štítkov" v hornej časti sekcie Štítky a v rozbaľovacej ponuke výberom možnosti Zobraziť všetko, ak je neprečítané,.

Nasleduje…

To nám prináša koniec lekcie 3. Mali by ste mať dosť pevné pochopenie toho, ako udržiavať schránku v organizácii pomocou rôznych kariet, štýlov a nastavení. Najlepšie je, že ste na ceste k osvojeniu e-mailu pomocou štítkov!

V ďalšej lekcii rozšírime diskusiu o štítkoch tak, aby zahŕňali filtre - napríklad ako používať filtre na automatickú aplikáciu štítkov, ako aj to, ako prijať existujúce filtre a exportovať ich do iného účtu služby Gmail.

Potom, aby sme zavreli veci, predstavujeme hviezdny systém, ktorý vám pomôže sledovať dôležité e-maily.