Sledovanie zmien vykonaných na dokumente

Teraz, keď ste nastavili šablónu pre dokument v lekcii 1 a prvý návrh dokumentu bol napísaný, je to čas na úpravu. Ak máte na dokumente viac spolupracovníkov, môžete použiť funkciu sledovania zmien v programe Word, aby ste vedeli, ktoré zmeny boli vykonané a kto ich urobil.

ŠKOLSKÁ NAVIGÁCIA

1. Používanie šablón na zabezpečenie spoločného rozloženia a formátovania
2. Sledovanie zmien vykonaných na dokumente
3. Používanie poznámok na označenie zmien v dokumente
4. Obmedzenie a ochrana dokumentov a šablón
5. Verzia, Porovnanie a Kombinácia dokumentov

Keď zmeníte dokument so zapnutou funkciou "sledovať zmeny", každá zmena vykonaná v dokumente sa zobrazí ako farebná značka, pričom každej recenzentovi je priradená iná farba.

Odstránený text nezmizne - je preškrtnutý a pridaný text je podčiarknutý. To vám umožňuje zobraziť všetky zmeny v dokumente ešte predtým, než ich urobíte trvalou a rozhodnete sa prijať alebo odmietnuť každú zmenu. Ukážeme vám, ako neskôr v tejto lekcii prijať a odmietnuť zmeny.

V tejto lekcii vám ukážeme, ako zapnúť funkciu "sledovať zmeny" a použiť rôzne zobrazenia. Ak chcete zabezpečiť, aby iní recenzenti sledovali svoje zmeny, môžete zablokovať funkciu "sledovať zmeny". Po vykonaní všetkých zmien sa musí každá zmena prehodnotiť. Ukážeme vám, ako prijať a odmietnuť zmeny. Prispôsobte funkciu "Sledovať zmeny" pomocou mnohých dostupných možností.

Zapnite sledovanie zmien

Ak chcete zapnúť funkciu Sledovať zmeny, kliknite na kartu Prehľad a kliknite na tlačidlo "Sledovanie zmien."

Keď je zapnutá funkcia "Track Changes", tlačidlo sa zobrazí s modrým pozadím.

Teraz všetky zmeny, ktoré vykonáte v dokumente, sa zobrazia ako farebné označenia.

Zmeniť zobrazenie označenia a skryť sledované zmeny

Keď zapnete funkciu "Sledovať zmeny", existujú rôzne spôsoby zobrazenia označenia. Zobrazenie "Všetky označenia" zobrazuje všetky aktuálne revízie v dokumente, ako je uvedené vyššie. Toto je predvolené zobrazenie pre dokumenty otvorené pomocou možnosti "Sledovať zmeny". Avšak, ak máte v dokumente veľa revízií, môže to byť mätúce, ak si ho chcete prečítať so zobrazením všetkých revízií.

Ak chcete zlepšiť čitateľnosť dokumentu, môžete použiť zobrazenie "Simple Markup", ktoré skrýva zložité označenia. Všimnite si, že každá zmena je označená vertikálnou lištou vľavo od textu. Kliknutím na túto lištu prepnete z pohľadu "Všetky označenia" na zobrazenie "Simple Markup".

POZNÁMKA: Prepínanie zobrazení značiek ovplyvňuje všetky sledované zmeny v dokumente, nie len ten, na ktorom ste klikli na vertikálnu lištu.

Zobrazenie "Simple Markup" skryje sledované zmeny v texte a zbalí poznámky (diskutované v lekcii 3) do malých balónov a vertikálne pruhy označujúce sledované zmeny sa zobrazia červenou farbou. Opätovným kliknutím na panel prejdete na zobrazenie "Všetky označenia" a uvidíte všetky vložené sledované zmeny.

Zobrazenia značiek môžete zmeniť aj pomocou rozbaľovacej ponuky "Zobraziť pre kontrolu" v sekcii "Sledovanie" na karte "Recenzie".

Okrem zobrazenia "Simple Markup" a "All Markup" môžete tiež vybrať možnosť "No Markup", aby ste si pozreli konečnú verziu dokumentu, akoby boli všetky prijaté zmeny prijaté (budeme diskutovať o prijatí a zamietnutí zmien neskôr Táto lekcia) alebo "Originál" na zobrazenie pôvodnej verzie dokumentu. Možnosti "Žiadne označenie" a "Originál" skryjú inline značku.

POZNÁMKA: Možnosti "No Markup" a "Original" tiež pomáhajú pri tlači dokumentu, ktorý označil zmeny v ňom. Ak skryté sledované zmeny skryjete, nebudú tlačené.

Zobraziť revízie v balónoch namiesto inline

Väčšina revízií je predvolene zobrazená inline, pričom samotný text je označený. Môžete sa však rozhodnúť pre zobrazenie revízií v balónoch, ktoré presúvajú väčšinu revízií do pravého okraja. To môže zjednodušiť čítanie dokumentu a balóny poskytujú podrobnejšie informácie o niektorých značkách.

Ak chcete zobraziť revízie v balónoch, kliknite na kartu "Recenzie" a potom kliknite na položku "Zobraziť označenie" v časti "Sledovanie". V rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť Balóny a potom položku Zobraziť revízie v balónoch.

Väčšina revízií sa zobrazuje v oblasti označenia v pravom okraji. Pridaný text sa však stále zobrazuje v riadku.

Ak chcete zobraziť značky inline znovu, zvoľte znova balóniky z rozbaľovacej ponuky "Zobraziť značku" a potom vyberte možnosť "Zobraziť všetky revízie v riadku" alebo "Zobraziť len komentáre a formátovanie v balónoch".

POZNÁMKA: Skryté sledované zmeny sa ich nezbavia. Musíte akceptovať alebo odmietnuť každú zmenu a úplne ich odstrániť pred distribúciou konečného dokumentu. V tejto lekcii budeme diskutovať o prijatí a odmietnutí zmien.