Mailové filtre a systém Star

Dnešná lekcia Geek School rozšíri našu diskusiu o štítkoch v službe Gmail, aby zahŕňala filtre a potom sa presunula na sledovanie dôležitých e-mailov s hviezdami.

ŠKOLSKÁ NAVIGÁCIA

1. Zoznámenie sa so službou Gmail
2. Mobilná aplikácia, kompozícia pošty a konverzácie
3. Spravovanie a štítky doručenej pošty
4. Mailové filtre a systém Star
5. Príloh, podpisov a zabezpečenia
6. Pozvánky a respondenti dovolenky
7. Používajte službu Gmail ako zoznam úloh
8. Viacnásobné účty, klávesové skratky a vzdialený odber
9. Použite svoj účet Gmail na prístup k iným účtom
10. Power Tips a Gmail Labs

Štítky sú skvelé, ale môžu byť použité oveľa efektívnejšie tým, že obsahujú filtre, takže správy, ktoré prichádzajú spĺňajúce určité kritériá, automaticky majú štítok alebo štítky. To veľmi pomáha organizácii a môže výrazne znížiť chaos v doručených.

Vytvorte nový filter pomocou vyhľadávacieho poľa

Ak chcete vytvoriť nový filter, špecifikujeme možnosti vyhľadávania v poli Vyhľadávanie a vytvoríme filter z vyhľadávania. Ak to chcete urobiť, kliknite na šípku nadol v poli "Hľadať".

Zadajte kritériá vyhľadávania do poľa možností vyhľadávania. Môžete sa rozhodnúť vyhľadať správy od konkrétnej osoby alebo celej domény (@ example.com), s určitými slovami v danom subjekte, ako aj s inými podmienkami.

Ak chcete vytvoriť filter založený na tomto vyhľadávaní, kliknite na odkaz "Vytvoriť filter s týmto vyhľadávaním".

Zobrazia sa možnosti filtra. Začiarknite políčka, ktoré označujú, čo chcete robiť so správami, ktoré zodpovedajú kritériám vyhľadávania.

Napríklad sme vybrali, aby vždy označili správy, ktoré prichádzajú z určenej e-mailovej adresy s označením "HTG School" a vždy označili tieto správy za "dôležité". Rozhodli sme sa tiež použiť filter na všetky existujúce e-maily od tejto osoby.

POZNÁMKA: Ak chcete, aby sa vaše štítky správajú ako priečinky, môžete vybrať možnosť "Preskočiť priečinok doručenej pošty (archivovať)", aby ste automaticky posielali e-maily na štítky pri ich príchode. Toto udržiava e-maily viac organizované, aj keď môžete riskovať chýbajúcu dôležitú správu, pretože sa nezobrazí automaticky vo vašej doručenej pošte.

Po zadaní kritérií filtra kliknite na položku Vytvoriť filter.

POZNÁMKA: Ak sa rozhodnete poslať správu ako akciu vo filtri, budú ovplyvnené iba nové správy. Všetky existujúce správy, na ktoré sa vzťahuje filter, nebudú preposielané.

Zobrazí sa správa, že filter bol vytvorený. Všimnite si, že na tejto snímke sú všetky správy od tejto osoby označené štítkom "HTG School".

Správy boli tiež označené ako dôležité automaticky (ikony značiek naľavo od odosielateľov sú vyplnené žltou farbou).

Vytvorte nový filter pomocou obrazovky nastavení

Môžete tiež vytvoriť filter v časti "Nastavenia".

Prejdite na obrazovku "Nastavenia", ako bolo popísané vyššie, a kliknite na odkaz "Filtre" v hornej časti.

Kliknite na odkaz Vytvoriť nový filter.

Zadajte kritériá vyhľadávania a filtrov rovnakým spôsobom ako v predchádzajúcej metóde a v dialógovom okne filtračných možností kliknite na položku Vytvoriť filter.

Namiesto toho, aby ste sa vrátili do priečinka doručenej pošty, vrátite sa na obrazovku Filtre a zobrazí sa nový filter. Môžete ju upraviť, odstrániť alebo vybrať na export (exportné filtre sa budú diskutovať neskôr v tejto lekcii).

Kliknutím na štítok "Doručená pošta" sa vrátite do doručenej pošty.

Na vytvorenie nového filtra použite špecifickú správu

Môžete tiež vytvoriť filter na základe existujúcej správy. Ak to chcete urobiť, vyberte správu v zozname správ alebo na štítku.

Kliknite na tlačidlo Akcia "Viac" a z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť Filtrovať takéto správy.

Všimnite si, že pole "Od" v dialógu "Filter" sa automaticky vyplní. Zadajte akékoľvek iné kritériá filtra a kliknite na "Vytvoriť filter s týmto vyhľadávaním".

Zadajte kritériá filtrov výberom možností filtrovania v ďalšom dialógovom okne, ako je popísané vyššie.

POZNÁMKA: Túto metódu môžete použiť na nastavenie filtrov na automatické odstraňovanie nežiaducich e-mailov pri ich prijatí.

Použiť rovnaký filter pre mnohých odosielateľov

Môžete použiť jeden filter na správu správ z rôznych e-mailových adries. Napríklad môžeme špecifikovať označenie správ od viacerých ľudí s označením "HTG School". Ak to chcete urobiť, otvorte dialógové okno možností vyhľadávania pomocou šípky nadol v poli "Hľadať".

Pridajte každú e-mailovú adresu do poľa Od, oddelené slovom "ALEBO" a kliknite na "Vytvoriť filter s týmto vyhľadávaním".

Ak chcete použiť rovnaký štítok na správy z ktorejkoľvek z týchto e-mailových adries, začiarknite políčko "Použiť štítok" a vyberte požadovaný štítok z kontextového zoznamu. Ak chcete použiť tento filter, kliknite na položku Vytvoriť filter.

POZNÁMKA: Ak chcete použiť tento filter na správy, ktoré ste už dostali z týchto dvoch e-mailových adries, začiarknite políčko "Použiť filter na zodpovedajúce konverzácie".

Exportovať a importovať filtre

Teraz, keď ste sa dozvedeli, ako nastaviť filtre, pravdepodobne ste vytvorili niektoré veľmi užitočné filtre, ktoré budete chcieť použiť v iných účtoch Gmailu. Môžete exportovať filtre z jedného účtu a importovať ich do iného.

Exportovať filter

Ak chcete exportovať filter, najskôr prejdite na obrazovku "Filtre" na obrazovke "Nastavenia" (pomocou tlačidla "Nastavenia"). Potom v zozname vyberte filter, ktorý chcete exportovať, a kliknite na položku Exportovať.

POZNÁMKA: Môžete vybrať viacero filtrov, ktoré chcete exportovať naraz.

V dialógovom okne Uložiť ako prejdite na miesto, kam chcete filter uložiť. Filter je uložený ako súbor XML s predvoleným názvom, ktorý môžete zmeniť, ak chcete, len nechajte príponu ako .xml a kliknite na tlačidlo "Uložiť".

Teraz máte súbor, ktorý môžete zálohovať, preniesť na iný počítač, zdieľať s priateľom alebo importovať do iného účtu služby Gmail.

Import filtrovania

Ak chcete importovať filter do svojho účtu Gmail, prejdite na obrazovku "Nastavenia" na obrazovke "Filtre" a kliknite na odkaz "Importovať filtre".

V časti Importovať filtre kliknite na položku Vybrať súbor.

POZNÁMKA: Ak sa rozhodnete pre import filtra, kliknite na odkaz "Zrušiť import".

V dialógovom okne "Otvoriť" prejdite na miesto, kde ste uložili exportovaný filter. Vyberte súbor a kliknite na tlačidlo "Otvoriť".

Názov súboru je uvedený vedľa tlačidla "Vybrať súbor". Kliknutím na tlačidlo "Otvoriť súbor" otvorte súbor a importujte do neho filtre.

Po otvorení filtračného súboru sa v poli "Hľadať" zobrazí správa. Môže to chvíľu trvať, v závislosti od počtu súborov v súbore.

Všetky filtre vo vybratom súbore sú uvedené pod "Import filtrem". Vyberte filtre, ktoré chcete importovať. Ak chcete použiť použité filtre na existujúce e-mailové správy (rovnako ako pri vytváraní nového filtra), začiarknite políčko "Použiť nové filtre na existujúcu poštu" a kliknite na "Vytvoriť filtre".

V dialógovom okne sa zobrazuje priebeh procesu vytvárania filtra. Vytvorenie filtrov môžete zrušiť kliknutím na tlačidlo "Zastaviť".

Keď boli filtre vytvorené, zobrazia sa na vašom zozname na obrazovke "Filtre".

Sledujte dôležité e-maily pomocou systému Star

Hviezdny systém služby Gmail vám umožňuje označiť vaše najdôležitejšie e-maily, takže ich môžete ľahko nájsť neskôr. Štandardne sú označenia označené hviezdičkou označené žltou hviezdičkou, ale môžete pridať ďalšie farby a typy hviezd.

Hviezdy sa zobrazia vľavo od mena odosielateľa v priečinku doručenej pošty.

Pridajte hviezdičku do správy

Ak chcete pridať hviezdičku do správy v doručenej pošte, kliknite na ikonu hviezdičky vedľa názvu odosielateľa, ako je znázornené vyššie.

Do správy môžete pridať aj hviezdičku, kým je otvorená. Ak to chcete urobiť, kliknite na ikonu hviezdičky v pravom hornom rohu správy napravo od dátumu. V rozhovoroch bude vpravo od prvej správy v hornej časti konverzácie.

Ak chcete do správy, ktorú skladáte, pridať hviezdičku, kliknite na šípku "Ďalšie možnosti" v pravom dolnom rohu okna "Vypísať".

Posuňte kurzor myši na možnosť "Label" a z vedľajšej ponuky vyberte položku "Pridať hviezdičku".

V štítku "Odoslaná pošta" je odoslaná správa označená hviezdičkou.

Na vaše správy používajte návrhy viacerých hviezd

Služba Gmail vám umožňuje používať viacero farieb a druhov "hviezd" na odlíšenie správ od seba.

Táto funkcia je užitočná, ak chcete označiť viacero správ s rôznou úrovňou dôležitosti. Môžete napríklad použiť purpurová hviezdička pre správy, ktoré chcete čítať znova, a červený výkričník pre správy, ktoré musíte sledovať.

Kliknite na tlačidlo Nastavenia a v rozbaľovacej ponuke vyberte položku Nastavenia. Na karte "Všeobecné" prejdite nadol na sekciu "Hviezdičky". Ak chcete pridať rôzne typy hviezd, pretiahnite ikony z časti "Nepoužíva sa" do časti "V používaní". Ak používate viac ako jeden typ hviezdy, kliknutím na ikonu hviezdičky vedľa e-mailovej správy sa budú používať všetky používané hviezdičky. Ak označíte správu počas jej otvorenia, použije sa iba prvý typ hviezdičky.

Nájsť správy označené hviezdičkou

Ak chcete zobraziť všetky správy označené hviezdičkou, kliknite na štítok označený hviezdičkou na ľavej strane hlavného okna služby Gmail. Môžete tiež vyhľadávať správy označené hviezdičkou zadaním "is: starred" do poľa "Search".

Vyhľadajte správy s určitým typom hviezdy

Ak ste na označenie správ používali niekoľko rôznych typov hviezd, môžete vyhľadávať určitý typ hviezdy. Ak to chcete urobiť, vyhľadajte pomocou názvu "hviezda" (napr. "Má: červený tón").

Ak chcete zistiť názov konkrétnej hviezdičky, prejdite na kartu Všeobecné na obrazovke Nastavenia a umiestnite kurzor myši na požadovaný typ hviezdičky. Názov hviezdy sa zobrazí v popupu.

V pomocníkovi služby Gmail je tiež uvedený názov hviezd v téme pomocníka pre pokročilé vyhľadávanie.

Majte správy označené hviezdičkou mimo hlavnej karty

Ak usporiadate doručenú poštu pomocou konfigurovateľných záložiek uvedených v tejto lekcii, sú na karte Primárne aj správy z iných kariet, ktoré sú označené hviezdičkou. Ak nechcete zobrazovať správy označené hviezdičkou z ostatných kariet na karte Primár, môžete túto možnosť vypnúť.

Kliknite na ikonu "+" napravo od kariet.

Na dialógovom okne "Vybrať karty na povolenie" zrušte začiarknutie políčka "Zahrnúť hviezdičku v hlavnom" a kliknite na tlačidlo "Uložiť".

Nasleduje…

Teraz sme tu na konci lekcie 4, ale už ste na ceste k tomu, že ste Gmail pro! Len za štyri krátke dni viete toľko, koľko potrebujete vedieť, aby ste skutočne doručili vašu schránku doručenej pošty a správy sa teraz automaticky dostanú na svoje označené štítky bez vyplnenia doručenej pošty.

.