Obmedzenie a ochrana dokumentov a šablón

Obmedzenie a ochrana dokumentu zaručuje, že ste najvyššou autoritou svojho pokroku.

ŠKOLSKÁ NAVIGÁCIA

1. Používanie šablón na zabezpečenie spoločného rozloženia a formátovania
2. Sledovanie zmien vykonaných na dokumente
3. Používanie poznámok na označenie zmien v dokumente
4. Obmedzenie a ochrana dokumentov a šablón
5. Verzia, Porovnanie a Kombinácia dokumentov

Aj keď možno budete chcieť, aby iní recenzenti navrhovali zmeny a pripomienkovali dokument, môžu nastať časy, keď ich chcete obmedziť, aby ste mohli upravovať a meniť formátovanie.

Okrem toho môžete vynútiť všetky sledovanie zmien alebo obmedziť recenzentov len na komentovanie. Celý účel je zabezpečiť, aby sa váš dokument nemohol meniť takým spôsobom, ktorý nezodpovedá vašej vízii alebo štýlu.

V tejto lekcii vám ukážeme, ako obmedziť formátovanie a typy úprav, ktoré môžu iní recenzenti vykonávať vo vašom dokumente. Akonáhle sa dokument blíži ku konečnému stavu, môžete ho označiť za konečný, aby ste sa vyhli neúmyselným zmenám.

Môžete tiež obmedziť prístup k dokumentu tak, aby zahŕňal iba váš tím recenzentov. Ukážeme vám, ako chrániť svoj dokument pomocou hesla. Potom môžete svojmu tímu povedať len heslo a nikto iný nebude môcť otvoriť dokument.

Začínáme s tým, že vás zavedieme na obmedzenie formátovania v dokumente.

Obmedziť formátovanie v dokumente

Pri rozširovaní dokumentu pre iných, ktoré chcete skontrolovať, možno nebudete chcieť, aby zmenili formátovanie dokumentu. Word vám umožňuje obmedziť všetky alebo niektoré témy a štýly, rovnako ako umožniť recenzentom zmeniť niektoré témy a štýly. Ak to chcete urobiť, kliknite na tlačidlo "Obmedziť úpravy" v časti "Chrániť" na karte "Recenzie".

Okno "Obmedziť úpravy" sa zobrazuje napravo od hlavného textu. V sekcii "Obmedzenia formátovania" zvoľte možnosť "Limitovať formátovanie na výber štýlov" a kliknite na odkaz "Nastavenia ...".

V dialógovom okne "Formátovacie obmedzenia" sú všetky štýly v poli "Kontrolované štýly v súčasnosti povolené" v predvolenom nastavení. Ak chcete vybrať iba určité štýly, ktoré sa majú použiť v dokumente, môžete pomocou tlačidla "Žiadne" zrušiť výber všetkých štýlov a vybrať tie, ktoré chcete povoliť. Môžete použiť aj odporúčané minimálne štýly programu Word, ktoré chcete povoliť kliknutím na "Odporúčané minimum". V prípade potreby zvoľte dodatočné obmedzenia v sekcii "Formátovanie" v spodnej časti dialógového okna a po dokončení kliknite na tlačidlo "OK".

Nasledujúce dialógové okno zobrazuje otázku, či chcete odstrániť nepovolené štýly. Odporúčame, aby ste to neurobili. Môže sa ukázať, že chcete tieto štýly použiť v dokumente aj v budúcnosti. Ostatní recenzenti ich nebudú môcť zmeniť ani použiť.

Kliknutím na tlačidlo Nie necháte štýly, ktoré nie sú v dokumente povolené.

Pred tým, než sa tieto obmedzenia môžu uplatniť, musíte začať presadzovať ochranu. Diskutujeme o tom, ako vám ukážeme, ako obmedziť úpravu.

Obmedziť úpravy v dokumente

Okrem obmedzenia formátovania pre recenzentov dokumentu môžete obmedziť aj typ recenzentov na úpravu, ktoré môžu vykonávať v dokumente. Na paneli "Obmedziť úpravy" začiarknite políčko "Povoliť iba tento typ úpravy v dokumente" a z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť, ktorá označuje typ úpravy, ktorú chcete v dokumente povoliť. Môžete povoliť ostatným recenzentom iba sledovať zmeny, zadávať komentáre alebo vyplňovať formuláre. Dokument môžete dokonca obmedziť tak, aby ho ostatní ľudia mohli len prečítať a vykonať žiadne zmeny.

Môžete sa opýtať, aký je rozdiel medzi obmedzením úpravy iba na sledované zmeny a zablokovaním "sledovania zmien", ako sa uvádza v lekcii 2. V skutočnosti nie je žiadny rozdiel; funkčnosť je rovnaká. Môžete použiť ľubovoľný spôsob, ktorý je pre vás jednoduchší.

Môžete určiť výnimky z obmedzeného formátovania a úpravy alebo osoby, ktoré majú povolené voľne upravovať dokument. Kliknite na odkaz "Viac používateľov ..." v časti "Výnimky (nepovinné)" v okne "Obmedziť úpravy".

V dialógovom okne Pridať používatelia môžete pridať používateľov z aktuálneho počítača, z domény, ktorej je súčasný počítač súčasťou, alebo zadaním e-mailovej adresy niekoho iného. Oddeľte všetkých používateľov a e-mailové adresy bodkočiarkou a po dokončení kliknite na tlačidlo "OK".

Ľudia, ktorých ste pridali do dialógového okna Pridať používatelia, sa zobrazia v poli "Jednotlivci" v časti "Výnimky (nepovinné)" v okne "Obmedziť úpravy". Vyberte celý alebo časť dokumentu, ktorý chcete, aby osoba mohla upraviť, a začiarknite políčko pre danú osobu v poli "Jednotlivci".

Teraz, keď ste obmedzili formátovanie a úpravu dokumentu podľa potreby, musíte Wordovi začať presadzovať ochranu, aby sa mohol prejaviť. V sekcii "Začať presadzovanie" v okne "Obmedziť úpravy" kliknite na tlačidlo "Áno, spustite presadzovanie ochrany".

V dialógovom okne "Začať presadzovanie ochrany" skontrolujte, či je vybratá možnosť "Heslo", dvakrát zadajte heslo a kliknite na tlačidlo "OK".

Všimnite si, že heslo nie je potrebné a dokument úplne neochráni (dokument nie je šifrovaný). Jednoducho pomáha zabrániť ľuďom vypnúť obmedzenia formátovania a úpravy.

Ak vyberiete možnosť "Overovanie používateľa", pravdepodobne by sa zobrazila táto chyba:

"Zariadenie nie je nastavené na správu informačných práv (IRM). Ak chcete nastaviť funkciu IRM, prihláste sa do služby Office, otvorte existujúcu správu alebo dokument chránený IRM alebo sa obráťte na svoj help desk. "

Odporúčame používať heslo. Je to oveľa jednoduchšie.

Po vykonaní obmedzení sa v okne "Obmedziť úpravy" zobrazí príslušný text, ktorý umožňuje recenzentovi vykonávať iba povolené úlohy úprav a formátovania.