Verzia, Porovnanie a Kombinácia dokumentov

Pre poslednú lekciu v tejto sérii Geek School budeme hovoriť o sledovaní verzií v programe Word a porovnávaní a kombinovaní dokumentov.

ŠKOLSKÁ NAVIGÁCIA

1. Používanie šablón na zabezpečenie spoločného rozloženia a formátovania
2. Sledovanie zmien vykonaných na dokumente
3. Používanie poznámok na označenie zmien v dokumente
4. Obmedzenie a ochrana dokumentov a šablón
5. Verzia, Porovnanie a Kombinácia dokumentov

Funkcia Verzie v aplikácii Word bola odstránená v najnovších verziách programu Word. V programe Word 2013 jediný spôsob, ako môžete pristupovať k predchádzajúcim verziám dokumentu v programe Word, je otvoriť predchádzajúce automaticky uložené (automatické ukladanie) verzie dokumentu. Môžete tiež otvoriť nedávne neuložené dokumenty. V programe Word však neexistuje žiadna formálna funkcia verzie. Ukážeme vám alternatívu, ktorú môžete ľahko pridať do programu Word zadarmo, ktorý vám poskytne túto schopnosť.

Ak viac ľudí pracovalo na rôznych kópiách toho istého súboru, namiesto použitia funkcie sledovania zmien na jednej kópii súboru môžete porovnať dve verzie súboru a rozdiely sa zobrazia. Program Word obsahuje porovnávací nástroj, ktorý umožňuje porovnať dva súbory, ak majú iné názvy súborov. Ukážeme vám, ako túto funkciu používať a ako si prečítať výsledky porovnania.

Okrem porovnávania dokumentov môžete skombinovať dokumenty po ich porovnaní. Ukážeme vám, ako zlúčiť dve verzie toho istého dokumentu a ako ľahko zlúčiť dva rôzne dokumenty v prípade, že viacerí autori pracovali na samostatných častiach dokumentu.

Po vykonaní všetkých zmien, potrebných porovnaní a kombinácii vykonaných dokumentov môžete jednoducho zdieľať dokument pomocou programu Microsoft OneDrive. OneDrive môžete použiť aj v ktoromkoľvek bode procesu spolupráce, aby ste získali prístup k dokumentu pre ostatných recenzentov.

Sledujte verzie dokumentu

Program Word používal formálnu funkciu verzie, ktorá vám umožnila uložiť rôzne verzie dokumentu v samotnom dokumente. Táto funkcia odišla a jediný spôsob, ako môžete získať predchádzajúce verzie dokumentu, je funkcia automatického ukladania alebo prístup k neuloženým dokumentom, ak sú k dispozícii.

V predvolenom nastavení program Word automaticky ukladá dokument v určitých intervaloch. Toto je funkcia automatického ukladania. Ak sa chcete vrátiť k predchádzajúcej automaticky uloženej kópii dokumentu, kliknite na kartu Súbor a vyberte položku "(automatické ukladanie)" zo zoznamu v časti "Verzie".

Môžete tiež zvýšiť alebo znížiť interval pre funkciu automatického ukladania v programe Word.

Ak ste dokument neúspešne uzavreli bez uloženia, alebo ste stratili napájanie a počítač sa neočakávane vypol, môžete obnoviť neuložené dokumenty. Ak to chcete urobiť, kliknite na kartu "Súbor" a na obrazovke "Info" kliknite na tlačidlo "Správa verzií". V rozbaľovacej ponuke vyberte položku "Obnoviť neuložené dokumenty".

Ak boli k dispozícii neuložené súbory, boli by uvedené v dialógovom okne "Open", ktoré sa zobrazí.

Alternatívy pre ukladanie verzií dokumentu programu Word

Existujú alternatívy na pridanie verzie systému do programu Word. Jedným z nich je doplnok pre program Word nazvaný Uložiť verzie a druhý je doplnok, ktorý pracuje s externým programom kontroly verzií s názvom Perforce.

Doplnok Uložiť verzie vám umožňuje ľahko ukladať očíslované verzie dokumentu programu Word zo súboru.

Perforce je program na kontrolu verzií, ktorý je k dispozícii zdarma až pre 20 používateľov. Poskytujú plugin pre Microsoft Office, ktorý umožňuje súbory Microsoft Word, Excel, PowerPoint a Project ľahko uložiť a spravovať v Perforce z programov.

Porovnajte dve verzie rovnakého dokumentu

Ak recenzent zabudol používať funkciu "Zmeniť sledovanie" a nezablokoval ho v dokumente, stále môžete porovnať dve verzie dokumentu a prijať a odmietnuť zmeny na základe porovnania. Všetko, čo potrebujete, je váš originálny dokument a revidovaný dokument. Každý súbor musí mať iný názov.

Funkcie Porovnať a Kombinovať sú podobné, ale každý má svoj účel. Ak máte len dva dokumenty, ktoré chcete porovnať a ani jeden z nich neobsahuje sledované zmeny, použite funkciu Porovnať. Ak máte dva alebo viac dokumentov, ktoré obsahujú sledované zmeny, a musíte sledovať, kto zmenil, čo a kedy, použite funkciu "Kombinácia" popísanú neskôr v tejto lekcii.

Ak chcete porovnať originálnu a revidovanú verziu dokumentu, kliknite na "Porovnať" v sekcii Porovnať na karte "Recenzie" av rozbaľovacej ponuke vyberte položku Porovnať.

POZNÁMKA: Nie je možné porovnať dva dokumenty, ak je jeden z nich chránený pre sledované zmeny alebo ak je použitá akákoľvek ochrana dokumentu. Odstráňte ochranu dokumentov a pokračujte v porovnávaní dokumentov. Pozrite si lekciu 2, kde nájdete informácie o tom, ako odomknúť funkciu sledovaných zmien a lekciu 4, kde nájdete informácie o odstránení obmedzení formátovania a úprav z dokumentu a hesla priradeného dokumentu na otvorenie.

V dialógovom okne "Porovnať dokumenty" z rolovacieho zoznamu vyberte položku "Originálny dokument".

V rozbaľovacom zozname vyberte položku Revidovaný dokument. V časti "Revidovaný dokument" zadajte štítok, ktorý sa bude vzťahovať na zmeny, aby ste vedeli, kto ich urobil v poli Upraviť označenie. Môže to byť meno používateľa alebo čokoľvek, čo sa vám páči.

Kliknutím na položku "Viac" získate prístup k ďalším možnostiam.

V časti "Porovnanie nastavení" vyberte položky, ktoré chcete porovnať v dvoch dokumentoch. Štandardne sú vybraté všetky položky.

POZNÁMKA: Položka "Vloženia a odstránenia" je vždy šedá a vždy sa skontroluje. Ak použijete možnosť Porovnať alebo Kombinovať, vkladanie a odstránenie sa vždy porovná.

V sekcii "Zobraziť zmeny na stránke" zvoľte možnosť porovnať znak podľa znaku ("úroveň znakov") alebo slovo podľa slova ("úroveň slova"). "Úroveň znakov" umožňuje zobraziť presné zmeny, ktoré boli vykonané. Napríklad, ak má pôvodný dokument slovo "to" a revidovaný dokument má slovo "príliš", do ktorého bolo pridané "o", nastavenie "Word level" by vám ukázalo, že "to" bol nahradený " "" Nastavenie úrovne znakov by však ukázalo, že bol pridaný znak "o".

Funkcia Porovnanie v predvolenom nastavení zaraďuje zmeny na nový dokument, ako je uvedené v časti "Zobraziť zmeny v". Môžete sa však rozhodnúť vložiť zmeny do "Originálneho dokumentu" alebo do "Upraveného dokumentu".

Po vykonaní výberu kliknite na tlačidlo "OK".

Porovnanie medzi týmito dvomi dokumentmi sa uskutoční a zmeny sa zobrazia v špecifikovanom dokumente. V našom príklade sme sa rozhodli prijať predvolené zobrazovanie zmien v novom dokumente. "Originálny dokument" a "Upravený dokument" sa v tabuľke vpravo od "porovnávaného dokumentu" zobrazujú ako referenčné. Nemožno ich upravovať.

Ak sa nezobrazuje tabuľka obsahujúca pôvodné a revidované dokumenty, kliknite v sekcii Porovnať na karte "Recenzie" na "Porovnať". Potom vyberte možnosť "Zobraziť zdrojový dokument" a potom "Zobraziť obidva". Môžete tiež zvoliť možnosť "Zobraziť originál" alebo "Zobraziť revidovaný", ak nechcete zobraziť obidva.

Na stránke "Porovnávacie dokumenty", ktorá je stručne popísaná v lekcii 2 a podrobnejšie v lekcii 3, sa nachádza aj "tabuľka prehľadu".

V "Porovnanom dokumente" môžete prechádzať sledovanými zmenami, tak ako je to popísané v lekcii 2, akceptovaním alebo odmietnutím každej zmeny.

Potom uložte porovnávaný dokument s iným názvom a budete mať dokument obsahujúci zmeny z pôvodných aj revidovaných dokumentov.