Prečo potrebujete vzorce a funkcie?

Táto trieda How-To Geek School je určená pre ľudí, ktorí používajú program Excel, alebo sa pokúšajú použiť program Excel, ale zastrašujú koncept vzorcov a funkcií. Jeho cieľom je urobiť z vás Excel Excel alebo aspoň kompetentný amatér v niekoľkých lekciách.

ŠKOLSKÁ NAVIGÁCIA

1. Prečo potrebujete vzorce a funkcie?
2. Definovanie a vytváranie vzorca
3. Relatívna a absolútna bunková referencia a formátovanie
4. Užitočné funkcie, ktoré by ste mali vedieť
5. Vyhľadávanie, grafy, štatistiky a kontingenčné tabuľky

Poznámka: pre nezasvätených je to prvá lekcia v prvej sérii pre How-To Geek School. Každé pracovné dni, od pondelka do piatku, budeme mať novú hodinu, kým nebudeme pokryť všetky témy. Takže zostaňte naladení na ďalšie a budeme robiť oficiálne oznámenie o tom, ako to funguje budúci týždeň.

Čo je Excel a prečo to potrebujeme??

Ak ste správcom kancelárie, budete pravdepodobne používať program Excel. Ak ste predajca. Ak ste finančný analytik, samozrejme, vy potrebovať Excel. Pre tieto a mnohé iné profesie je práca s tabuľkami základným nástrojom v každodennej rutine.

Ľudia, ktorí sú matematickými sprievodcami, pravdepodobne okamžite vezmú do programu Excel a použijú ich ako prirodzené rozšírenie svojich výpočtových procesov. Väčšina z nás ... pravdepodobne potrebuje nejakú pomoc v tomto oddelení.

Ak ste nevenovali pozornosť v triede strednej školy algebry, nestrieľajte sa! Všetko, čo musíte urobiť, je naučiť sa niektoré základné znalosti o vzorcoch a funkciách z tejto série How-To Geek School a použiť ich na vašu prácu.

Ak neviete, či potrebujete alebo nemáte program Microsoft Excel, pravdepodobne ste sa neukázali, čo môže robiť. Akonáhle to viete, potom môžete nájsť spôsob, ako ju použiť vo svojej práci, aby ste zjednodušili komplikované a zdĺhavé úlohy.

Program Microsoft Excel je viac ako len program na zadávanie mien a čísiel. Napríklad, ak chcete len uviesť mená študentov vo vašej triede, môžete si len vytvoriť dokument programu Word. Slovo je dobré pre písanie esejí a vytváranie zoznamov, ale na výpočty, potrebujete Excel formuláre a funkcie.

Stručná prehliadka rozhrania programu Excel

Skôr než sa ponoríme, krátko skontrolujte rozhranie programu Excel. Možno už viete všetky tieto veci, ale nikdy to neubližuje.

Keď otvoríte prázdnu tabuľku programu Excel, je známy ako "zošit" alebo "kniha" a každá tabuľka v knihe je známa ako "pracovný hárok" alebo "hárok".

V hornej časti aplikácie dominuje "stuha" (šedá), ktorá sa ďalej rozdeľuje na "karty" (červené), ktoré sa ďalej ďalej delia na "časti" (modré).

Pod pásikom je "pole s menom", ktoré vám umožňuje premenovať "bunky" a potom napravo od toho je oblasť, ktorá vám umožňuje vytvoriť si všetky dôležité "vzorce". Ak umiestnite kurzor nad každú ikonu, môžete vidieť účel každého tlačidla, ale to, o čo sa najviac zaoberáme, je široká oblasť, kde sa budú zobrazovať naše vzorce a funkcie.

Nakoniec je pracovný hárok usporiadaný v "stĺpcoch" (označených písmenami) a "riadkoch" (označených číslami). Každé umiestnenie je "bunka" a skupina buniek je známa ako "rozsah". Ak máte v knihe viacero hárkov, môžete ich rýchlo prepnúť pomocou záložiek zobrazených pod hárkom. Pod touto šedou stavovou lištou môžete upraviť zobrazenia stránok a úroveň zväčšenia.

To je úplne jednoduché a len krátky prehľad niektorých terminológií, s ktorými sa stretnete v tejto sérii HTG School.

Čo je to funkcia?

Funkcia je výpočet alebo operácia, ktorá vráti výsledok. Vstupy vo funkcii sa nazývajú "argumenty".

Všetky funkcie začínajú znakom rovnosti [=]. Týmto spôsobom program Excel nepozná argumenty ako text. Napríklad, = AVERAGE (2,4) je funkcia, ale priemerná (2,4) je len reťazec textu. Bez znamienka rovná sa Excel nevypočíta výsledok. Argumenty v tejto funkcii sú 2 a 4.

Všimnite si, že Excel používa veľké písmená na zoznam funkcií, ale pri písaní ich môžete použiť malé alebo veľké písmená.

V programe Excel je funkcia "Library Function" k dispozícii na karte "Formulas".

Existuje 13 kategórií funkcií, z ktorých niektoré sú:

• Matematická hodnota: AVERAGE () - vypočíta priemer série čísel.
• Dátum a čas: DATEVALUE () - konvertuje reťazec textu ako "30. november 2013" na číslo, aby ste mohli použiť toto číslo v iných funkciách dátumu a času. Nemôžete robiť matematické údaje s dátummi, ak ich neskonvertujete na čísla. Vysvetlíme to podrobne v lekcii 4.
• Text: LEN () - vráti dĺžku reťazca. Napríklad = LEN ("Excel") je 5.
• Logický: IF () - funkcia IF () je napísaná ako = IF (potom A, inak B). Takže, ak je "test" pravdivý, výsledok je A; ak "test" nie je pravdivý, potom B.
• Vyhľadávanie a referencia: Tieto sú potrebné na hľadanie hodnôt inde v tabuľke. VLOOKUP napríklad v tabuľke hodnôt nájde jednu bunku.

Ako ste mohli použiť túto poslednú? No, aby sa deň v týždni dostal do textu z funkcie dátumu. Môžete použiť VLOOKUP na skenovanie tabuľky, aby ste toto číslo zmenili na niečo ľahšie pochopiteľné, napríklad "Streda".

K dispozícii sú aj špeciálne funkcie pre finančné, inžinierske a štatistiky, ktoré sú uvedené samostatne v ponuke "Ďalšie funkcie".

Čo je vzorec?

Vzorec je kombináciou "operátorov", "operandov" a "funkcií".

Napríklad funkcia = SUM pridáva zoznam čísel (to je tak bežne používaný, to je uvedené v prvom menu v Exceli, skrátené gréckym písmom Sigma (Σ), čo je notácia, ktorú matematici používajú na sumarizáciu série ).

Použijete vzorec ako robiť výpočet ručne. Napríklad, môžete vložiť svoj rodinný rozpočet do tohto vzorca:

Zostávajúca hotovosť = (4 * týždenný plat) - hypotéka - potraviny - služby

Operátori sa násobia [*] a odpočítajú [-]. Operandy sú hodnoty "týždenný plat", "hypotéka", "potraviny" a "nástroje". Výsledkom je "zostávajúca hotovosť".

Mená a adresy

Hodnoty pre "jedlo" a ostatné operandy sú názvy, ktoré definujete v programe Excel. Bez "mena" by ste museli používať "adresu".

Adresa bunky je napísaná pomocou notácie riadkov a stĺpcov. V riadkoch sú uvedené čísla a stĺpce, písmená. Prvá bunka v tabuľke je A1. Keď ste dosiahli koniec abecedy, riadky sú očíslované AA, AB, BA, BB a tak ďalej.

Vzorce môžu byť zložitejšie ako príklad rodinného rozpočtu. Na strednej škole ste sa dozvedeli, že oblasť kruhu je polomer pi pi štvorca alebo πr².

V programe Excel môžete písať pomocou vzorca = PI () * radius ^ 2.

Tu je PI () funkcie ktorý vráti číslo 3.14 a "polomer" je "názov", ktorý sme dali bunke, ktorá obsahuje polomer; "operátori" sú exponent (^) a multiplikátor (*).

Objednávka a prednosť

Zalomenie sa používa na označenie poradia a priority vo výpočtoch.

Oblasť kruhu môžeme napísať aj, ale nie (πr)², takže musíte pochopiť poradie a prioritu, aby ste získali správnu odpoveď. Exponenty sa vyhodnocujú pred násobením, takže zátvorky nie sú v tomto prípade potrebné. Funkcia najskôr zaokrúhli polomer a násobí tak Pi.

Ak by ste chceli vylúčiť akékoľvek pochybnosti, mohli by ste byť explicitní a písať Pi = (radius ^ 2).

V lekcii 2 budeme skúmať poradie a prioritu.

Nasleduje…

Na zvyšok tejto série sa budeme sústreďovať na štyri kľúčové oblasti:

Lekcia 2: Definovanie a vytváranie vzorcov

Ak chcete začať, prvá položka, ktorú chcete preskúmať, je vytvoriť vzorce a pochopiť základné pravidlá:

• Ako vytvoriť vzorec
• Operátori výpočtu
• Objednávka a priorita
• Ukážte, ako sa funkcia používa v rámci vzorca

Lekcia 3: Odkaz na bunky a formátovanie

V tejto lekcii sa diskutujeme o troch typoch odkazov na bunku (relatívna, absolútna a zmiešaná), formátovanie, ako sa pohybovať alebo kopírovať a formulovať, a kruhové odkazy.

Predpokladajme, že máte vzorec v bunke B1, ktorý hovorí = A1 * 2. Ak skopírujete tento vzorec do bunky B2 (jedna bunka vpravo), potom sa tiež zmení referencia bunky.

Nový vzorec hovorí B1 * 2. Môžete použiť znak dolára ($) na ukotvenie odkazu na bunku, aby sa kopírovanie nezmenilo tam, kde to ukazuje (nebojte sa, pokryjeme to trochu).

Lekcia 4: Užitočné funkcie, ktoré by ste mali vedieť

Táto lekcia vysvetľuje niektoré z najčastejšie používaných funkcií a ako ich môžeme aplikovať v užitočných výpočtoch a ako "hniezdiť" funkcie.

Ak chcete hniezdiť funkciu, vložte jednu funkciu do druhej. Ak napríklad chcete vedieť, čo je dnes, napíšte = WEEKDAY (NOW ()).

NOW () dáva dnešný dátum a WEEKDAY () ju zmení na číslo od 1 do 7. NOW () je "vnorené" do WEEKDAY ().

Lekcia 5: Pokročilé funkcie: V prípade, Vnorené-Ak a Vyhľadávanie

Ak chcete vytvoriť zložité modely alebo algoritmy, budete musieť vedieť, ako kombinovať logické a vyhľadávacie funkcie vrátane IF a vnorených IF vyhlásení a vyhľadávaní vrátane VLOOKUP a HLOOKUP.

Príklad vyhľadávacie funkcie by bol = COLUMN (). Toto udáva číslo stĺpca odkazu na bunku, napríklad A = COLUMN (A1).

Taktiež budeme stručne zakrývať kontingenčné tabuľky. Na získanie významu z údajov sa používa kontingenčná tabuľka. Môžete napríklad vyzdvihnúť zoznam predajov a zoskupiť ich podľa regiónov alebo predajcov, aby vám získali súčty pre každého.