Začiatočník Ako vytvoriť, spravovať a priradiť kategórie v programe Outlook 2013

Aplikácia Outlook 2013 umožňuje priradiť kategórie k veciam a prispôsobiť uvedené kategórie. Otázka o kategóriách spočíva v tom, že sú univerzálne v programe Outlook a môžete priradiť každú kategóriu kombinácii klávesnice. Takže môžete kategorizovať e-maily, udalosti kalendára a poznámky pomocou niekoľkých rýchlych klávesov.

Počas posledných niekoľkých mesiacov sme o programe Outlook 2013 a jeho rôznych častiach veľmi hovorili. Hovorili sme o tom, ako zvládnuť najdôležitejšie funkcie, ako je napríklad vytváranie a odosielanie e-mailov, ako aj vytváranie a správa kontaktov a dokonca importovanie kontaktov služby Gmail. Zaoberali sme sa aj inými položkami aplikácie Outlook, napríklad ako môžete vytvoriť zoznamy úloh, ktoré vám pomôžu pri práci. A samozrejme, existuje celý dôležitý kalendár, ktorý je nevyhnutný pre každého, kto chce efektívne dodržiavať harmonogram.

To všetko znamená, že s ňou môžete urobiť veľa, aby ste lepšie zvládli svoju prácu a dokonca aj osobný život. Predtým, ako skončím náš pohľad na program Outlook 2013, cítili sme, že by sme mali len krátko pokryť dve zostávajúce aspekty, ktoré považujeme za dôležité: kategórie a vyhľadávanie.

O týchto kategóriách

Ak chcete prispôsobiť svoje kategórie, kliknite na tlačidlo "Kategorizovať" a z rozbaľovacej ponuky vyberte možnosť "Všetky kategórie ...". Pomocou tohto dialógového okna môžete vytvoriť nové kategórie, odstrániť staré, premenovať, meniť farby a priradiť klávesové skratky.

V nasledujúcom snímaní si všimnite, ako sme priradili "CTRL + F2" do modrej kategórie.

Teraz môžete napríklad použiť kategórie na čokoľvek, čo chcete. Vezmite si náš hlúpe príklad nižšie, máme našu úlohu "live la vida loca" a označili sme ju osobnými (purpurovými) a naliehavými (červenými) kategóriami.

Pamätajte si na tento veľmi užitočný tip: akonáhle priraďujete klávesové skratky do svojich kategórií a spáchali ste svoje kategórie na pamäti, môžu rýchlo zorganizovať poštu, schôdzky a iné položky programu Outlook.

Napríklad tu je e-mailová hlavička zo správy v doručenej pošte, označili sme ju kategóriou Pracovná. Odteraz, ak budeme musieť hľadať túto konkrétnu správu, môžeme použiť kategórie na filtrovanie nesúvisiacich správ.

Uvedomte si tiež, že môžete rýchlo označiť úlohy, e-maily a iné položky programu Outlook rýchlo pomocou predvolenej kategórie, napríklad na nasledujúcej snímke obrazovky. Tu sme označili niekoľko úloh ako URGENT jednoducho kliknutím na malé pole v stĺpci CATEGORIES.

Je zrejmé, že kategórie môžu byť veľmi užitočné a sú do značnej miery nerozvinuté funkcie v programe Outlook. Naučte sa efektívne ich používanie a budete mať možnosť organizovať všetky svoje veci v oblasti súvisiacich kategórií.

Jednoduché vyhľadávanie v programe Outlook

Zhrňme to tak, že krátko hovoríme o vyhľadávaní položiek v programe Outlook. Máme na mysli to, že sa vzťahuje hlavne na poštu, ale vyhľadávanie sa rozširuje v celej aplikácii. Keď kliknete na panel vyhľadávania, napríklad v priečinku doručenej pošty (alebo inej poštovej priečinky), páska sa zmení tak, aby vám poskytla množstvo vyhľadávacích nástrojov.

Prečo sú tu všetky tieto veci? Jednoducho, tým viac spôsobov, ako môžete vyhľadávať správu, tým lepšie máte šancu nájsť ju. Pozrite sa na nasledujúcu snímku obrazovky, klikneme na tlačidlo "Predmet" a môžeme vyplniť príslušný priestor tým, čo chceme obsahovať. V tomto prípade chceme nájsť akékoľvek témy týkajúce sa práce.

Všimnite si, že výsledky, ktoré vyskakujú, sú vlastne úlohy, ktoré ukazujú, ako Outlook vráti výsledky vyhľadávania zo všetkého, čo ukladá.

Ak maximalizujete svoje zručnosti v oblasti vyhľadávania v aplikácii Outlook, môžete rýchlo preradiť neporiadok tým, že si trochu času vyskúšate a vyskúšate možnosti vyhľadávacej pásky. Majte na pamäti, že ak sú vaše výsledky príliš široké a rozmanité, môžete vždy vylepšiť svoj rozsah pomocou vhodne nazvaných nástrojov Scope.

Nakoniec, ak cítite potrebu napájania a konečnú kontrolu nad vyhľadávaním, skúste použiť formulár Rozšírené hľadanie nájdený kliknutím na tlačidlo "Vyhľadávacie nástroje" v časti Možnosti.

Použitie formulára Rozšírené vyhľadávanie je ďaleko a ďaleko tým najlepším, bezmocným spôsobom vyhľadávania v programe Outlook, ale bez ohľadu na to, akú metódu používate, sme si istí, že zistíte, ako nájsť svoje veci vôbec.

Možnosti vyhľadávania

Aplikácia Outlook funguje v systéme Windows Search, ktorý sme už krátko napísali celú sériu. Tieto možnosti ovplyvňujú vyhľadávanie položiek v systéme Windows aj v programe Outlook.

Upozorňujeme, že ak kliknete na položku "Možnosti indexovania ...", otvoríte ovládací panel Možnosti indexovania, v ktorom môžete upraviť, ako alebo či je index indexovaný indexom vyhľadávania systému Windows. Zvyšok týchto možností sa zaoberá predovšetkým výsledkami vyhľadávania, ako sú spôsob zobrazovania a výsledky zobrazovania.

Kategórie a vyhľadávanie sú dve neohlásené funkcie, ktoré môžete pridať do repertoáru programu Outlook, ktorý skrýva zážitok z vašej kancelárie skôr pekne. Ak používate aplikáciu Outlook vo veľkom množstve a dostanete veľa e-mailov, vytvoríte mnoho schôdzok v kalendári alebo generujete zoznamy dlhých úloh, potom je možné nielen ich usporiadať, je dôležité, ale potom máte schopnosť hľadať čokoľvek, najmä ak viete to, čo hľadáte, je neoceniteľné.