Príručka pre začiatočníkov o používaní funkcie poznámok v programe Outlook
S množstvom e-mailov, ktoré dostanete v daný deň, je ťažké ich udržiavať v poriadku bez ohľadu na to, ako usporiadate doručenku. Dnes vám ukážeme, ako používať funkciu Poznámky, aby ste sa lepšie usporiadali.
Jednou z funkcií v programe Outlook, o ktorej sa hovorí veľa a možno aj nedostatočne, je poznámka. Používanie poznámok v aplikácii Outlook vám môže pomôcť zapamätať si dôležité nápady a organizovať svoju prácu. Tu sa pozrieme na použitie poznámok v programe Outlook 2010, ale funkcia je k dispozícii v balíku Office 2002 a hore.
Používanie poznámok v programe Outlook 2010
Ak chcete získať prístup k funkcii Notes v programe Outlook 2010, kliknite na tlačidlo Poznámky v navigačnom paneli.
Kliknutím na tlačidlo so šípkou môžete zobraziť viac alebo menej položiek. Týmto spôsobom môžete mať poznámky zobrazené ako väčšie tlačidlo pre ľahší prístup, ak ich používate veľa.
Otvorí sa funkcia Poznámky a vytvorí sa nové kliknutie na poznámku Nová poznámka z pásky.
Po vytvorení poznámky sa z nej automaticky uzavrie a automaticky sa uloží do vášho zoznamu.
V záložke Domov v aktuálnom zobrazení môžete zmeniť možnosti zobrazenia poznámok. Tu máme nastavené Zoznam poznámok takže môžeme ľahko vidieť obsah poznámky a ďalšie podrobné informácie.
Ak ich chcete zobraziť ako ikony, môžete umiestniť myš nad poznámku a zobraziť ukážku jej obsahu.
Tvoje poznámky môžete tiež zoradiť abecedne v Ikonovom pohľade. Kliknite pravým tlačidlom na prázdnu oblasť v okne a zvoľte položku Sort (Triediť) v kontextovej ponuke.
Na obrazovke Sort zvoľte Zoradiť položky podľa témy a ak chcete, aby bol vzostupný alebo klesajúci a kliknite na tlačidlo OK.
Nech sa páči! Vaše poznámky sú potom zoradené abecedne. Môžete ich tiež zoradiť podľa farieb, kontaktov, ikon ... atď.
Ak máte niekoľko poznámok otvorených v systéme Windows 7, môžete ich ľahko pristupovať z hlavného panela spolu so všetkými ostatnými, ktoré ste mohli otvoriť v programe Outlook.
Pridať nové tlačidlo poznámky do panela s nástrojmi pre rýchly prístup
Ak zistíte, že používate funkciu poznámok veľa, môžete ju pridať na panel s nástrojmi Rýchly prístup. Ak chcete ho pridať, kliknite na rozbaľovaciu ponuku a vyberte Ďalšie príkazy.
Voľby programu Outlook otvorí ... rozbaľovacie menu príkazov a vyberte Všetky príkazy.
Potom prejdite nadol a zvýraznite položku Nová poznámka a kliknite na tlačidlo Pridať.
Mali by ste ju vidieť v sekcii Upraviť panel s nástrojmi na rýchle pristupovanie a kliknutím na tlačidlo OK ukončíte voľby programu Outlook.
Teraz sa na paneli s nástrojmi Rýchly prístup zobrazí ikona novej poznámky.
Kliknite na ňu a budete si môcť vytvoriť novú poznámku pri pohľade cez priečinok Doručená pošta bez toho, aby ste sa dostali do sekcie Poznámky.
E-mailové poznámky
Ďalšou úžasnou funkciou s programom Notes v programe Outlook je, že môžete ich poslať e-mailom. Kliknite pravým tlačidlom na poznámku, ktorú chcete odoslať, a vyberte možnosť Preposlať.
Teraz ju pošlite tak, ako by ste použili iný e-mail.
Poznámky môžete prepojiť aj s vašimi kontaktmi. Otvorte poznámku a kliknite na ikonu v ľavom hornom rohu a vyberte Kontakty.
Teraz napíšte meno kontaktu, ktorému chcete prepojiť poznámku, alebo kliknite na tlačidlo Kontakty a prehliadajte si zoznam kontaktov.
Presuňte alebo kopírujte poznámky do kalendára alebo iných priečinkov
Niekedy možno budete chcieť presunúť alebo skopírovať svoje poznámky na iné miesto v programe Outlook. Tu sa pozrieme na kopírovanie poznámky do kalendára. Z roletky vyberte rozbaľovaciu ponuku Presunúť a potom ju presuňte alebo ju skopírujte na iné miesto.
Vyberte miesto, kam chcete presunúť alebo skopírovať do ... v tomto prípade Kalendár a potom kliknite na tlačidlo OK.
Kalendár sa otvorí a potom môžete prechádzať a naplánovať, ako chcete. Poznámky
Prispôsobte svoje poznámky
Ak nie ste spokojní s vzhľadom na typický žltý vzhľad svojich poznámok, môžu byť prispôsobené. Kliknutím na kartu Súbor získate prístup k zákulisnému zobrazeniu a kliknite na položku Možnosti.
Kliknite na položky Poznámky a denník a pod možnosťami Poznámky môžete prispôsobiť farbu, písmo a veľkosť.
Tu je príklad poznámky po prispôsobení farby, veľkosti a písma.
záver
Ak žijete v programe Outlook počas pracovného dňa a chcete rýchly a jednoduchý spôsob, ako si znova spomenúť svoje myšlienky, funkcia poznámok vám môže pomôcť. Táto príručka by vás určite mala začať chápať a používať aplikácie Notes v programe Outlook. A čo ty? Používate funkciu Notes? Považujete ich za užitočný nástroj na lepšiu organizáciu vašej práce? Zanechajte komentár a dajte nám vedieť.
