Farebný kód Outlook pre jednoduchšiu správu

Organizovanie a sledovanie mnohých e-mailov v kancelárii každý deň môže byť prácou pre seba. Dnes sa pozrieme na používanie farebných kódov, ktoré uľahčujú identifikáciu predmetov správy a kto ich posiela.

Táto funkcia bola od začiatku k dispozícii v balíku Office 2007, ale zatiaľ sme ju nepokryli a bolo to niečo, čo som prehliadal. Po tom, čo som si s ním chvíľku zahral, ​​zistil som, že je to dobrý spôsob, ako spravovať množstvo e-mailov, ktoré dostávam každý deň. Tu budeme prechádzať farebnými kontaktmi, ktorí posielajú správy, takže sú ľahšie na mieste. Zdá sa, že aj kategorizácia predmetu do rôznych skupín farieb pomáha udržať vec rovný.

Odosielače farebných kódov

Otvorte program Outlook a kliknutím na zvýraznite správu, na ktorú chcete farebný kód.

Prejdite na položku Nástroje a potom na položku Usporiadať.

Spôsoby organizovania priečinka Inbox sa otvoria a chcete kliknúť na položku Použiť farby. Teraz môžete vybrať farbu, ktorú chcete priradiť tomuto kontaktu. Môžete tiež vybrať určitú farbu pre správy odoslané iba vám, čo je užitočné ako spôsob rozlíšenia medzi skupinovými a osobnými správami.

Tu je príklad toho, čo sa dá urobiť s farbami. Možno by ste však chceli vytvoriť len pár farieb pre najdôležitejšieho odosielateľa, aj keď som s týmto príkladom prešiel trochu cez palubu.

Farebné kategórie

Ďalším užitočným spôsobom, ako vizuálne usporiadať správy, je pridať do nich kategórie farieb. Môžete prispôsobiť, ktoré e-mailové predmety súvisia s každou farebnou kategóriou.

Správa bude obsahovať farebný riadok kategórie v hornej časti a môžete kliknúť pravým tlačidlom na lište pre zmenu farby.

Môžete tiež kliknúť pravým tlačidlom myši na správu v sekcii Kategórie a zmeniť kategóriu.

Môžete premenovať každú kategóriu na to, čo vám dáva zmysel.

Možno budete chcieť vytvoriť novú kategóriu pre rôzne e-maily. Prejdite na Akcie \ Kategorizovať a Všetky kategórie.

Na obrazovke Color Categories (Kategórie farieb) kliknite na New (Nové) a zadajte kategóriu názov a farbu a môžete takisto priradiť klávesovú skratku.

Teraz môžete triediť e-mailové správy podľa typu kategórie, v ktorej sa nachádzajú.

Ak chcete mať rýchly pohľad na váš e-mail, aby ste získali predstavu o tom, čo je, použite kategórie farieb. Dúfajme, že vám to môže začať s organizovaním vašich e-mailov, takže viete, čo chcú šeredí šéfov robiť efektívnejšie.