Vytvorte prehľad v programe MS Access 2003 Pomocou Sprievodcu vytváraním prehľadov

Aplikácia Microsoft Access sa používa v mnohých firmách na ukladanie a prístup k informáciám. Jednoducho môžete vytvoriť jednoduchú správu pomocou Sprievodcu vytváraním prehľadov.

Otvorte databázu prístupov a kliknite na tlačidlo Správy umiestnené pod poľom Objekty na ľavej strane. Na hornom paneli nástrojov kliknite na tlačidlo Nové a spustite nový prehľad.

V okne Nová správa vyberte Sprievodca vytváraním prehľadov a nižšie, ktoré si vyberte v rozbaľovacom zozname, ktorý dotaz alebo tabuľku chcete zhromaždiť na vytvorenie prehľadu. V tomto prípade chcem vytvoriť správu o zákazníkoch spoločnosti Tech_Company. Po vybratí správnych údajov kliknite na tlačidlo OK.

Táto ďalšia časť sprievodcu vám umožňuje vybrať rôzne polia z vybranej tabuľky alebo dopytu. Je to skvelé, ak chcete vytvoriť iba správu založenú na konkrétnych údajoch v tabuľke. Zvýraznite informácie v dostupných poliach a stlačte tlačidlo so šípkami, aby ste ich presunuli do vybratých polí. Tu som vybral zákazníkov Meno, priezvisko, mesto a telefónne číslo. V tomto okamihu môžete vybrať možnosť Dokončiť, ale použite trochu viac funkcií sprievodcu a kliknite na tlačidlo Ďalej.

V tomto okne môžete zvoliť pridanie zoskupenia do rôznych častí údajov. Pretože preukazujem jednoduchú správu (čoskoro prídu ďalšie príručky na písanie vlastných správ), stačí kliknúť na tlačidlo Ďalej.

Tu si vyberiete, aké poradie sa údaje budú zobrazovať v prehľade. Toto je prispôsobenie, o ktorom budete musieť rozhodnúť na základe toho, ako chcete údaje prezentovať. Tu sa rozhodujem zoradiť priezvisko každého zákazníka vo vzostupnom poradí.

Tu si môžete vybrať rozloženie prehľadu. Opäť v závislosti od toho, ako chcete zobraziť údaje, určite rozloženie. Pre túto správu si vyberiem Rozloženie = Tabuľka, Orientácia = Portrét a zvyčajne sa mi zdá skontrolovať políčko "Upravte šírku poľa, aby sa všetky polia nachádzali na stránke. Tým sa zabezpečuje, že všetky relevantné údaje sú na každej stránke a nie sú rozptýlené na viacerých stránkach. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

Ďalej si vyberiete štýl alebo vzhľad výkazu. Opäť použite svoj najlepší kreatívny úsudok. Pre túto správu si vyberám tučné písmo. Kliknite na tlačidlo Ďalej.

Ste takmer hotovo! Vyberte názov svojho prehľadu. Ak sa jedná o správu, ktorú plánujete z času na čas uložiť a spustiť, uistite sa a používajte dobrú konvenciu pomenovania, aby ste mohli vy a ostatní používatelia databázy ľahko nájsť správu a spustiť ju. Po označení pomenovania kliknite na tlačidlo Dokončiť.

Teraz uvidíte výsledky správy, ktorú ste vytvorili. Odtiaľ môžete vytlačiť prehľad, vrátiť sa a vykonať zmeny v návrhu alebo možno pridať ďalšie tabuľky alebo polia. Ak ste spokojní s tým, ako správa vyzerá, uložte ju a potom ju budete môcť vytiahnuť, keď ju potrebujete.

Ak vôbec nie ste s aplikáciou Access oboznámení, odporúčam vám prejsť na plán školení Access 2003.