Ako pridať dátum vypršania platnosti do e-mailov v programe Outlook (a čo sú pre)

Aplikácia Outlook vám umožňuje pridať dátum odoslania do odosielaných alebo prijatých e-mailov. Po uplynutí dátumu vypršania platnosti bude e-mail zobrazený s iným formátovaním a môžete použiť vstavané nástroje programu Outlook na automatické spracovanie e-mailov s uplynutou dobou platnosti.

Dátumy vypršania platnosti sa vzťahujú iba na e-maily, nie na udalosti alebo úlohy kalendára, pretože tieto položky majú svoje vlastné dátumy, ktoré môžete použiť na ich správu

Ako nastaviť dátum vypršania platnosti na e-mail

Ak chcete do odosielaného e-mailu pridať dátum vypršania platnosti, musíte otvoriť okno Vlastnosti pre e-mail. Otvorte e-mail a potom kliknite na položku Správa> Štítky.

Tým sa otvorí okno Vlastnosti pre e-mail, ku ktorému môžete pristupovať aj kliknutím na položku Možnosti> Ďalšie možnosti alebo Súbor> Vlastnosti. Zapnite začiarkovacie políčko "Expires after" a potom zvoľte dátum a čas.

Kliknutím na tlačidlo Zavrieť sa vrátite na svoj e-mail. Nebudú sa vyskytovať žiadne viditeľné známky toho, že dátum pridanej lehoty bol pridaný a e-mail môžete odoslať ako obvykle.

Ak chcete do prijatého e-mailu pridať dátum vypršania platnosti, otvorte e-mail a kliknite na položku Správa> Štítky (alebo Súbor> Vlastnosti).

Otvorí sa okno Vlastnosti pre e-mail. Neexistuje toľko možností pre prijatý e-mail, ako sú správy, ktoré odosielate, ale stále môžete nastaviť dátum a čas vypršania platnosti.

Čo robí dátum vypršania platnosti?

Preto ste do e-mailu pridali dátum vypršania platnosti. To je skvelé a všetko, ale aký je prínos z toho?

Dátumy vypršania platnosti sa Outlook používajú rôznymi spôsobmi, ktoré vám pomôžu zamerať sa na to, čo je dôležité. Platnosť e-mailov, ktoré už vypršali, nie je tak dôležité ako e-maily, ktoré nevypršali, takže program Outlook automaticky formátuje emaily s uplynutými lehotami inak.

Ak ste sa pozreli na nastavenie podmieneného formátovania v programe Outlook, pravdepodobne ste si všimli pravidlo formátovania "Vypršané položky".

Toto pravidlo formátuje ľubovoľný e-mail s dátumom uplynutia platnosti so šedým písmom a textom.

To vám umožní vedieť, že e-mail vypršal, aby ste sa mohli najskôr sústrediť na dôležitejšie e-maily. Ak ste poslali e-mail s dátumom vypršania platnosti, toto formátovanie sa bude aplikovať aj v programe Outlook príjemcu, ale aj v iných poštových klientoch, ako je napríklad Thunderbird, alebo webové aplikácie ako Gmail alebo Yahoo! Pošta ignoruje dátum a nič s ním nerobí.

Môžete tiež pridať stĺpec do priečinka, ktorý zobrazuje dátum vypršania ktoréhokoľvek e-mailu. Kliknite pravým tlačidlom myši na hlavičku stĺpca v priečinku, do ktorého chcete pridať stĺpec, a potom kliknite na položku Vyberač polí.

V rozbaľovacej ponuke zvoľte polia "Date Time" a potom zvoľte možnosť "Expires".

Presuňte položku "Vyprší" do priečinka a pridajte ju do stĺpcov.

Keď otvoríte e-mail s uplynutou lehotou, aplikácia Outlook vám oznámi správu v hlavičke.

E-mail s uplynutou lehotou stále môžete odpovedať alebo posielať ďalej, ale ak sa pokúsite preposlať správu, aplikácia Outlook zobrazí najskôr varovanie.

Ak chcete odoslať e-mail, kliknite na tlačidlo "Áno" alebo zrušte "Nie".

Použitie dátumu expirácie na správu e-mailu

Niektoré vstavané nástroje aplikácie Outlook tiež využívajú dátumy vypršania platnosti. Ak ste nastavili AutoArchiving v programe Outlook, možno ste si všimli možnosť "Odstrániť položky s uplynutou platnosťou (iba priečinok s e-mailmi)."

Ak je táto funkcia zapnutá, AutoArchive odstráni alebo presunie (v závislosti od ostatných nastavení) akékoľvek e-maily, na ktorých uplynul dátum. Je to skvelý spôsob, ako automaticky odstrániť uplynuté e-maily a zabrániť ich preplneniu do poštovej schránky.

Ak nechcete, aby boli vaše uplynuté e-maily odstránené alebo presunuté, ale nechcete ich zobrazovať aj v programe Outlook, môžete nastaviť pravidlá synchronizácie programu Outlook, aby ste zabránili ich sťahovaniu z e-mailového servera systému Exchange.

Pri vytváraní synchronizačného filtra kliknite na kartu "Rozšírené" a potom na tlačidlo "Pole".

Zvoľte polia Dátum / Čas> Vyprší z ponuky. Pole je k dispozícii aj v poliach "Všetky poľné" a "Všetky príspevkové polia".

Nastavte stav "Stav" na "v alebo pred" a "Hodnota" na "včera" a potom kliknite na položku "Pridať do zoznamu".

Tým sa filtrovať všetky uplynuté úlohy tak, aby v prípade, že uplynuli včera alebo skôr, nebudú synchronizované s programom Outlook a nezobrazia sa vo vašej poštovej schránke. V prípade, že ich chcete vidieť, budú stále k dispozícii v webovej aplikácii Outlook.

Nemôžete nastaviť pravidlá na automatické pridávanie dátumov vypršania platnosti do prichádzajúcich e-mailov alebo na vytvorenie rýchleho kroku, ktorý sa uplatňuje pri dátume vypršania platnosti stlačením tlačidla, ale môžete automaticky pridať dátum vypršania platnosti pre všetky odchádzajúce e-maily. Kliknite na položku Súbor> Voľby> Pošta, posuňte sa nadol na položku Odoslať správy a po niekoľkých dňoch zapnite možnosť Označiť e-maily ako vypršané.

Zadajte počet dní, po ktorých uplynie platnosť správ, a potom kliknite na tlačidlo "OK". Tým sa automaticky pridá dátum vypršania platnosti pre všetky odoslané e-maily.

Dátumy vypršania platnosti sú užitočným spôsobom správy vašich priorít a poštovej schránky pomocou slabo osvetľujúcich správ, ktoré už nie sú relevantné a umožňujú vám používať nástroje programu Outlook na odstránenie alebo skrytie správ, ktoré už nepotrebujete. Je to ďalší nástroj v boji, aby sa vaša poštová schránka dostala mimo kontroly a veľmi užitočným nástrojom.