Ako automaticky vyplniť sekvenčné dáta do programu Excel s plniacou rukoväťou

Funkcia Fill Handle v programe Excel umožňuje automaticky vyplniť zoznam údajov (čísel alebo text) v riadku alebo stĺpci jednoduchým pretiahnutím rukoväte. To vám môže ušetriť veľa času pri zadávaní sekvenčných údajov do veľkých pracovných hárkov a zvýšenie produktivity.

Namiesto manuálneho zadávania čísel, časov alebo dní v týždni môžete znova a znova použiť funkcie automatického dopĺňania (plniaca rukoväť alebo príkaz Vyplniť na páse) na vyplnenie buniek, ak sa vaše údaje riadia vzorom alebo sú založené na údaje v iných bunkách. Ukážeme vám, ako vyplniť rôzne typy sérií údajov pomocou funkcií Automatické dopĺňanie.

Naplňte lineárnu sériu do susedných buniek

Jedným zo spôsobov použitia rukoväte na naplnenie je zadanie série lineárnych údajov do riadku alebo stĺpca susedných buniek. Lineárna séria sa skladá z čísel, v ktorých sa získalo ďalšie číslo pridaním "hodnoty kroku" k číslu pred ním. Najjednoduchší príklad lineárnej série je 1, 2, 3, 4, 5. Avšak lineárna séria môže byť aj sériou desatinných čísel (1,5, 2,5, 3,5 ...), klesajúcich čísel o dve (100, 98, 96 ...), alebo dokonca záporné čísla (-1, -2, -3). V každej lineárnej sérii pridáte (alebo odpočítavajte) rovnakú hodnotu kroku.

Povedzme, že chceme vytvoriť stĺpec sekvenčných čísel, ktorý sa zvýši o jednu v každej bunke. Môžete zadať prvé číslo, stlačením klávesu Enter prejdete na nasledujúci riadok v tomto stĺpci a zadáte ďalšie číslo a tak ďalej. Veľmi únavné a časovo náročné, najmä pre veľké množstvo dát. Dlhú dobu (a nudu) ušetríme použitím rukoväti na naplnenie stĺpca s lineárnou sériou čísel. Ak to chcete urobiť, napíšte 1 v prvej bunke v stĺpci a potom vyberte túto bunku. Všimnite si zelený štvorec v pravom dolnom rohu vybranej bunky? To je plniaca rukoväť.

Keď presuniete myš nad rukoväť výplne, zmení sa na znamienko s čiernou značkou, ako je uvedené nižšie.

S označením čierneho plus nad popisovačom plnenia kliknite a potiahnite držadlo nad stĺpcom (alebo vpravo v riadku), až kým nedosiahnete počet buniek, ktoré chcete vyplniť.

Keď uvoľníte tlačidlo myši, zistíte, že hodnota bola skopírovaná do buniek, cez ktoré ste pretiahli rukoväť na výplň.

Prečo ste naplnili lineárnu sériu (1, 2, 3, 4, 5 v našom príklade)? Predvolene, keď zadáte jedno číslo a potom použijete popisovač plnenia, toto číslo sa skopíruje do susedných buniek, nie je zvýšené.

POZNÁMKA: Ak chcete rýchlo skopírovať obsah bunky nad aktuálne vybranú bunku, stlačte klávesy Ctrl + D alebo skopírujte obsah bunky vľavo od vybranej bunky a stlačte klávesy Ctrl + R. Upozorňujeme, že kopírovanie údajov zo susednej bunky nahrádza akékoľvek údaje, ktoré sú momentálne vo zvolenej bunke.

Ak chcete kópie nahradiť s lineárnou sériou, kliknite na tlačidlo "Možnosti automatického doplňovania", ktoré sa zobrazí po dokončení pretiahnutia držadla na výplň.

Prvá možnosť, Copy Cells, je predvolená. Preto sme skončili s piatimi 1s a nie s lineárnou sériou 1-5. Ak chcete vyplniť lineárnu sériu, v rozbaľovacej ponuke vyberte položku "Vyplniť sériu".

Ostatné štyri 1s sú nahradené 2-5 a naša lineárna séria je vyplnená.

Môžete to však urobiť bez toho, aby ste museli vybrať možnosť Vyplniť sériu z ponuky možností automatického doplňovania. Namiesto zadania len jedného čísla zadajte prvé dve čísla v prvých dvoch bunkách. Potom vyberte tieto dve bunky a potiahnite popisovač plnenia, kým nevyberiete všetky bunky, ktoré chcete vyplniť.

Pretože ste mu dali dve údaje, pozná hodnotu kroku, ktorú chcete použiť, a podľa toho vyplňte zvyšné bunky.

Môžete tiež kliknúť a pretiahnuť rukoväť plnenia s správny tlačidlo myši namiesto ľavého tlačidla. Stále musíte z rozbaľovacej ponuky vybrať možnosť "Vyplniť sériu", ale toto menu sa automaticky zobrazí, keď prestanete pretiahnuť a uvoľniť pravé tlačidlo myši, takže to môže byť praktická skratka.

Naplňte lineárnu sériu do susedných buniek pomocou príkazu Fill

Ak máte problémy s použitím popisky na výplň, alebo len uprednostňujete použitie príkazov na páse, môžete použiť príkaz Vyplniť na karte Domov, aby ste vyplnili sériu do susediacich buniek. Príkaz Vyplniť je tiež užitočný, ak naplníte veľké množstvo buniek, ako uvidíte trochu.

Ak chcete použiť príkaz Vyplniť pásik, zadajte prvú hodnotu do bunky a vyberte túto bunku a všetky priľahlé bunky, ktoré chcete vyplniť (stĺpec nadol alebo nahor, alebo vľavo alebo vpravo v riadku). Potom kliknite na tlačidlo "Vyplniť" v sekcii Úpravy na karte Domovská stránka.

V rozbaľovacej ponuke vyberte možnosť Séria.

V dialógovom okne Séria vyberte, či chcete Series v riadkoch alebo stĺpcoch. Do poľa Typ začiarknite políčko "Lineárne". O možnosti rastu a dátumu budeme diskutovať neskôr a možnosť Automatické dopĺňanie jednoducho skopíruje hodnotu do ďalších vybratých buniek. Zadajte hodnotu "Krok" alebo prírastok pre lineárnu sériu. Pre náš príklad zvyšujeme čísla v našej sérii o 1. Kliknite na tlačidlo "OK".

Lineárna séria sa vyplní vo vybraných bunkách.

Ak máte naozaj dlhý stĺpec alebo riadok, ktorý chcete vyplniť lineárnou sériou, môžete použiť hodnotu Stop v dialógovom okne Series. Za týmto účelom zadajte prvú hodnotu v prvej bunke, ktorú chcete použiť pre sériu v riadku alebo stĺpci, a kliknite znovu na kartu "Vyplniť" na karte Doma. Okrem možností, ktoré sme popísali vyššie, zadajte hodnotu do políčka "Hodnota zastavenia", ktorú chcete ako poslednú hodnotu v sérii. Potom kliknite na tlačidlo "OK".

V nasledujúcom príklade sme vložili 1 do prvej bunky prvého stĺpca a čísla 2 až 20 sa zadajú automaticky do ďalších 19 buniek.

Naplňte lineárnu sériu pri prekročení riadkov

Ak chcete, aby bol úplný pracovný hárok čitateľnejší, niekedy preskočíme riadky, pričom prázdne riadky medzi riadkami údajov. Napriek tomu, že sú prázdne riadky, stále môžete použiť popisovač na vyplnenie lineárnej série s prázdnymi riadkami.

Ak chcete pri vyplňovaní lineárneho radu preskočiť riadok, zadajte prvé číslo v prvej bunke a potom vyberte túto bunku a jednu priľahlú bunku (napríklad nasledujúcu bunku nadol v stĺpci).

Potom presuňte rukoväť výplne nadol (alebo naprieč), až kým nevyplníte požadovaný počet buniek.

Keď skončíte potiahnutím rukoväte výplne, uvidíte, že vaša lineárna séria vyplní každý druhý riadok.

Ak chcete preskočiť viac ako jeden riadok, jednoducho vyberte bunku obsahujúcu prvú hodnotu a potom vyberte počet riadkov, ktoré chcete preskočiť hneď za touto bunkou. Potom presuňte popisovač plnenia nad bunky, ktoré chcete vyplniť.

Stĺpce môžete preskočiť aj pri vyplňovaní riadkov.

Vyplňte vzorce do susedných buniek

Môžete tiež použiť popisovač na vypĺňanie vzorcov do susediacich buniek. Jednoducho vyberte bunku obsahujúcu vzorec, ktorý chcete vyplniť do priľahlých buniek, a presuňte popisovač plnenia do buniek v stĺpci alebo v bunkách v riadku, ktorý chcete vyplniť. Vzorec sa skopíruje do ostatných buniek. Ak ste použili relatívne odkazy na bunky, zodpovedajúcim spôsobom sa budú meniť v bunkách v príslušných riadkoch (alebo stĺpcoch).

Môžete tiež vyplniť vzorce pomocou príkazu Vyplniť na páse. Jednoducho vyberte bunku obsahujúcu vzorec a bunky, ktoré chcete vyplniť daným vzorcom. Potom kliknite na položku "Vyplniť" v sekcii Úpravy na karte Domov a vyberte položku Dole, Pravá, Hore alebo Ľavá, v závislosti od toho, akým smerom chcete vyplniť bunky.

POZNÁMKA: Skopírované vzorce nebudú prepočítavať, ak nemáte povolený výpočet automatického zošita.

Môžete tiež použiť klávesové skratky Ctrl + D a Ctrl + R, ako už bolo uvedené, skopírovať vzorce do susedných buniek.

Naplňte lineárnu sériu dvojitým kliknutím na rukoväť výplne

Môžete rýchlo vyplniť lineárnu sériu údajov do stĺpca dvojitým kliknutím na popisovač plnenia. Pri použití tejto metódy Excel vyplní bunky iba v stĺpci na základe najdlhšieho priľahlého stĺpca údajov na pracovnom hárku. Susedným stĺpcom v tomto kontexte je ľubovoľný stĺpec, ktorý sa program Excel stretne vpravo alebo vľavo od vyplneného stĺpca, kým sa nedosiahne prázdny stĺpec. Ak sú stĺpce priamo na každej strane vybraného stĺpca prázdne, nemôžete použiť metódu dvojitého kliknutia na vyplnenie buniek v stĺpci. Tiež v predvolenom nastavení, ak niektoré bunky v rozsahu buniek, ktoré dopĺňate, už majú údaje, vyplnia sa iba prázdne bunky nad prvou bunkou obsahujúcou údaje. Napríklad na obrázku nižšie je v bunke G7 hodnota, takže keď dvakrát kliknete na rukoväť naplnenia na bunke G2, vzorec sa skopíruje iba cez bunku G6.

Vyplňte sériu rastu (geometrický vzor)

Doteraz sme diskutovali o plnení lineárnych sérií, kde sa každé číslo v sérii vypočítava pridaním hodnoty kroku k predchádzajúcemu číslu. V rastovej sérii alebo geometrickom vzore sa ďalšie číslo vypočíta podľa násobenie predchádzajúce číslo krokovou hodnotou.

Existujú dva spôsoby vyplnenia série rastu zadaním prvých dvoch čísel a zadaním prvého čísla a hodnoty kroku.

Metóda 1: Zadajte prvé dve čísla v rade rastu

Ak chcete vyplniť rastovú sériu pomocou prvých dvoch čísel, zadajte dve čísla do prvých dvoch buniek riadka alebo stĺpca, ktoré chcete vyplniť. Kliknite pravým tlačidlom myši a pretiahnite popisovač plnenia na toľko buniek, koľko chcete vyplniť. Keď skončíte potiahnutím rukoväte naplnenia nad bunky, ktoré chcete vyplniť, v rozbaľovacej ponuke, ktorá sa automaticky zobrazí, zvoľte možnosť "Rastový trend".

POZNÁMKA: Pri tejto metóde musíte zadať dve čísla. Ak tak neurobíte, možnosť Trend rastu bude sivá.

Program Excel vie, že hodnota kroku je 2 z dvoch čísel, ktoré sme zadali v prvých dvoch bunkách. Takže každé nasledujúce číslo sa vypočíta vynásobením predchádzajúceho čísla 2.

Čo ak chcete začať s iným číslom ako 1 pomocou tejto metódy? Napríklad, ak ste chceli spustiť vyššie uvedenú sériu v 2, zadáte 2 a 4 (pretože 2 × 2 = 4) v prvých dvoch bunkách. Excel by zistil, že hodnota kroku je 2 a pokračuje v rade rastu od 4 násobok každého nasledujúceho čísla o 2, aby sa dal ďalší v poradí.

Druhá metóda: Zadajte prvé číslo v rade rastu a zadajte hodnotu kroku

Ak chcete vyplniť rastovú sériu založenú na jednom čísle a hodnotu kroku, zadajte prvé číslo (nemusí to byť 1) v prvej bunke a presuňte popisovač plnenia nad bunky, ktoré chcete vyplniť. V rozbaľovacej ponuke, ktorá sa automaticky zobrazí, zvoľte "Series".

V dialógovom okne Séria vyberte, či chcete vyplniť sériu v riadkoch alebo stĺpcoch. V časti Typ vyberte: "Rast". V poli "Hodnota kroku" zadajte hodnotu, ktorú chcete vynásobiť každým číslom, aby ste získali ďalšiu hodnotu. V našom príklade chceme vynásobiť každé číslo 3. Kliknite na tlačidlo "OK".

Rastová séria sa vyplní vo vybraných bunkách, pričom každé nasledujúce číslo je trojnásobkom predchádzajúceho čísla.

Vyplňte sériu pomocou vstavaných položiek

Doteraz sme sa zaoberali vyplnením série čísel, lineárnych aj rastových. Môžete tiež vyplniť sériu s položkami, ako sú dátumy, dni v týždni, pracovné dni, mesiace alebo roky pomocou rukoväte na výplň. Program Excel má niekoľko zabudovaných sérií, ktoré môžu automaticky vyplniť.

Nasledujúci obrázok zobrazuje niektoré zo sérií, ktoré sú zabudované do programu Excel, rozložené v riadkoch. Položky tučné a červené sú počiatočné hodnoty, ktoré sme zadali, a zvyšné položky v každom riadku sú hodnoty rozšírených sérií. Tieto zabudované série je možné naplniť pomocou plniacej rukoväte, ako sme už opísali pre lineárnu a rastovú sériu. Jednoducho zadajte počiatočné hodnoty a vyberte ich. Potom presuňte rukoväť výplne nad požadované bunky, ktoré chcete vyplniť.

Vyplňte sériu dát pomocou príkazu Fill

Pri vyplňovaní série dátumov môžete pomocou príkazu Vyplniť na karte určiť prírastok, ktorý chcete použiť. Zadajte prvý dátum v sérii v bunke a vyberte túto bunku a bunky, ktoré chcete vyplniť. V časti Úprava na karte Domovská stránka kliknite na položku "Vyplniť" a potom vyberte položku "Séria".

V dialógovom okne Séria sa voľba Séria v automaticky vyberie tak, aby zodpovedala zvolenej sade buniek. Typ je tiež automaticky nastavený na hodnotu Dátum. Ak chcete určiť prírastok, ktorý sa má použiť pri vypĺňaní série, vyberte jednotku Dátum (deň, deň v týždni, mesiac alebo rok). Zadajte hodnotu kroku. Chceme vyplniť sériu s každým dátumom v týždni, preto zadáme 1 ako hodnotu Step. Kliknite na tlačidlo "OK".

Séria je obsadená dátumami, ktoré sú len v pracovných dňoch.

Vyplňte sériu pomocou vlastných položiek

Môžete tiež vyplniť sériu s vlastnými vlastnými položkami. Povedzme, že vaša spoločnosť má kancelárie v šiestich rôznych mestách a často používate mená miest v pracovných hárkoch programu Excel. Tento zoznam mestí môžete pridať ako vlastný zoznam, ktorý vám umožní použiť popisovač na vyplnenie, aby ste zaplnili sériu po zadaní prvej položky. Ak chcete vytvoriť vlastný zoznam, kliknite na kartu Súbor.

Na obrazovke zákulisia kliknite na položku Možnosti v zozname položiek na ľavej strane.

V zozname položiek na ľavej strane dialógového okna Možnosti programu Excel kliknite na položku Rozšírené.

V pravom paneli prejdite do sekcie Všeobecné a kliknite na tlačidlo Upraviť vlastné zoznamy.

Keď ste v dialógovom okne Vlastné zoznamy, môžete vyplniť sériu vlastných položiek dvomi spôsobmi. Radu môžete založiť na novom zozname položiek, ktoré vytvoríte priamo v dialógovom okne Vlastné zoznamy alebo na existujúcom zozname, ktorý je už v pracovnom hárku aktuálneho zošita. Ukážeme vám obe metódy.

Metóda jedna: Vyplňte vlastnú sériu na základe nového zoznamu položiek

V dialógovom okne Vlastné zoznamy skontrolujte, či je v zozname Vlastné zoznamy vybraté NEW LIST. Kliknite na pole "Zoznamy záznamov" a zadajte položky vo vlastných zoznamoch, jednu položku na riadok. Uistite sa, že položky zadávate v poradí, ktoré chcete vyplniť do buniek. Potom kliknite na tlačidlo "Pridať".

Vlastný zoznam sa pridá do poľa Vlastné zoznamy, kde ho môžete vybrať, takže ho môžete upraviť pridaním alebo odstránením položiek z poľa Zoznam a kliknutím na tlačidlo Pridať znova alebo môžete odstrániť zoznam kliknutím na položku Odstrániť. Kliknite na tlačidlo "OK".

Kliknite na tlačidlo "OK" v dialógovom okne Možnosti programu Excel.

Teraz môžete zadať prvú položku vo svojom vlastnom zozname, vybrať bunku obsahujúcu položku a pretiahnuť popisovač plnenia nad bunky, ktoré chcete vyplniť zoznamom. Váš vlastný zoznam sa automaticky vyplní do buniek.

Metóda druhá: Vyplňte vlastnú sériu na základe existujúceho zoznamu položiek

Možno uložíte vlastný zoznam na samostatný pracovný hárok vo vašom zošite. Zoznam môžete importovať z pracovného hárka do dialógového okna Vlastné zoznamy. Ak chcete vytvoriť vlastný zoznam založený na existujúcom zozname na pracovnom hárku, otvorte dialógové okno Vlastné zoznamy a skontrolujte, či je v políčke Vlastné zoznamy vybratý nový zoznam, rovnako ako v prvej metóde. Avšak pre túto metódu kliknite na tlačidlo bunkového rozsahu napravo od poľa Importovať z buniek.

Vyberte kartu pre pracovný hárok, ktorý obsahuje vlastný zoznam v spodnej časti okna programu Excel. Potom vyberte bunky obsahujúce položky v zozname. Názov pracovného hárka a rozsah buniek sa automaticky zadajú do poľa Úpravy vlastných zoznamov. Ak sa chcete vrátiť do plného dialógového okna, kliknite opäť na tlačidlo rozsahu buniek.

Teraz kliknite na tlačidlo "Importovať".

Vlastný zoznam sa pridá do poľa Vlastné zoznamy a môžete ho vybrať a upraviť v zozname položiek zoznamu, ak chcete. Kliknite na tlačidlo "OK". Môžete vyplniť bunky svojim vlastným zoznamom pomocou popisovača výplne, rovnako ako to urobili s prvou vyššie uvedenou metódou.

Ovládací prvok výplne v programe Excel je veľmi užitočná funkcia, ak vytvárate veľké pracovné hárky, ktoré obsahujú množstvo sekvenčných údajov. Môžete ušetriť veľa času a tedium. Happy Filling!