Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam v tabuľkách Google

Ak pracujete s ostatnými v zdieľanom súbore Tabuľky Google, ľudia môžu niekedy zadávať neočakávané údaje alebo niečo, čo porušuje vzorec. Jeden spôsob, ako zabezpečiť, aby všetci zadali požadované údaje, je poskytnúť im v rozbaľovacom overovacom zozname.

Ako vytvoriť rozbaľovací zoznam

Rozbaľovací zoznam je skvelý spôsob, ako zabezpečiť, aby údaje, ktoré ľudia vstupujú do vašej formy, aplikácie alebo tabuľky, presne to, čo očakávate. Poskytuje tiež oveľa rýchlejší spôsob, ako môžu ľudia zadávať tieto údaje, pretože vyberajú z predkonfigurovaného zoznamu, ktorý ste poskytli.

Prvá vec, ktorú musíte urobiť, je otvoriť súbor Tabuľky Google a vybrať bunky, pre ktoré chcete použiť rozbaľovací zoznam.

Potom otvorte ponuku "Data" a vyberte príkaz "Validácia údajov".

V rozbaľovacej ponuke Kritériá vyberte možnosť "Zoznam z rozsahu" alebo "Zoznam položiek".

• Zoznam z rozsahu: Zoznam hodnôt, ktoré boli vybraté z iných buniek v rovnakom alebo inom hárku. Ak napríklad chcete použiť hodnoty v bunkách B1-B9 na hárku 2, zadajte ich Sheet2 B1! B9 aby sa v rozbaľovacom zozname nachádzali údaje obsiahnuté v nich, alebo priamo vyberiete niektorú z buniek z vášho listu.
• Zoznam položiek: Zoznam vopred určených dátových položiek. Môže to byť buď text alebo čísla, zadáte každú hodnotu sami, oddeľte ju čiarkami (a bez medzery). Táto možnosť neumožňuje vložiť údaje priamo z iných buniek.

Tu používame možnosť "Zoznam položiek" a poskytujeme niekoľko číselných možností.

Po zadaní údajov, ktoré sa majú zobraziť v rozbaľovacom zozname, uistite sa, že máte možnosť "Ukázať rozbaľovací zoznam v bunke" alebo inak sa hodnoty nezobrazia vo vybratých bunkách.

Môžete tiež vybrať, čo sa stane, keď sa niekto pokúsi zadať hodnotu, ktorá nie je v zozname. Voľba "Zobraziť upozornenie" im umožňuje zadávať neplatné údaje, ale označuje ich v hárku (pozrieme sa len na to). Voľba "Odmietnuť vstup" zabráni v zadaní niečoho, čo nie je na vašom zozname.

A nakoniec môžete povoliť možnosť "Zobraziť text pomocníka pre validáciu", aby ste ľuďom poskytli informácie o tom, čo si môžu vybrať v bunkách. Po výbere možnosti zadajte požadované pokyny.

Pokračujte a po dokončení kliknite na tlačidlo Uložiť.

Ako používať nový rozbaľovací zoznam

Keď skončíte, ktokoľvek, kto používa hárok, môže kliknúť na šípku v týchto bunkách a vybrať hodnotu zo zoznamu.

Ak ste vybrali možnosť "Zobraziť text pomocníka pre validáciu", tento text sa objaví vždy, keď niekto vyberie jednu z validovaných buniek.

Ak niekto zadá hodnotu, ktorá nezodpovedá niečomu v zozname a máte zapnutú možnosť Zobraziť upozornenie, v bunke sú označené neplatné údaje.

Umiestnenie kurzorom myši nad ním ukazuje, prečo je označené.

Ak máte namiesto toho možnosť "Odmietnuť vstup", ľudia dostanú takéto upozornenie, keď sa pokúsia zadať všetko, čo nie je na vašom zozname.

Ak potrebujete odstrániť alebo zmeniť niektorú z položiek z rozbalovacieho zoznamu, vráťte sa na položku Data> Validácia údajov a upravte všetky položky zo zoznamov, ktoré ste vytvorili. Úplné odstránenie zoznamu je rovnako jednoduché ako kliknutie na tlačidlo Odstrániť overenie v dolnej časti.