Ako vytvoriť a spravovať kontaktné skupiny v programe Outlook 2010

Ak zistíte, že posielate emaily rovnakým ľuďom počas dňa, je to zdĺhavé zadávanie ich adries individuálne. Dnes sa pozrieme na vytvorenie kontaktných skupín, aby sme tento proces uľahčili.

Vytvorte skupiny kontaktov

Otvorte program Outlook a kliknite na položku Nová položka \ Viac položiek \ Kontaktná skupina.

Tým sa otvorí okno Zmluvná skupina. Dajte svojej skupine meno, kliknite na Pridať členov, a vyberte ľudí, ktoré chcete pridať z kontaktov programu Outlook, adresára alebo vytvoriť nové.

Ak vyberiete z adresára, môžete sa posúvať a pridať požadované kontakty. Ak máte veľa kontaktov, môžete ich vyhľadávať alebo použiť rozšírené vyhľadávanie.

Ak chcete do svojej skupiny pridať nový e-mailový kontakt, stačí zadať svoje zobrazované meno a e-mailovú adresu a potom kliknúť na tlačidlo OK. Ak chcete, aby sa nový člen pridal do vášho zoznamu kontaktov, potom sa uistite Pridať do kontaktov je začiarknuté.

Po získaní kontaktov v skupine kliknite na položku Uložiť a zatvoriť.

Teraz, keď vytvárate správu, mali by ste mať možnosť napísať meno kontaktnej skupiny, ktorú ste vytvorili ...

Ak sa chcete uistiť, že máte všetkých členov skupiny, kliknite na ikonu plus a rozbaľte kontakty. Dostanete dialógové okno, ktoré vám povie, že členovia skupiny budú zobrazovaní a nemôžete ich znova zbaliť. Začiarknutím políčka sa správa nezobrazuje a potom kliknite na tlačidlo OK.

Potom sa členovia skupiny objavia v poli Komu. Samozrejme môžete zadať aj kontaktnú skupinu do poľa CC alebo Bcc.

Pridať alebo odstrániť členov do kontaktnej skupiny

Po rozšírení skupiny môžete zistiť, že niektoré kontakty nie sú zahrnuté, alebo existuje starý kontakt, ktorý už nechcete byť v skupine. Kliknite na tlačidlo Komu ...

Kliknite pravým tlačidlom myši na skupinu kontaktov a vyberte položku Vlastnosti.

Teraz môžete pokračovať a pridať členov ...

Alebo zvýraznite člena a odstráňte ho ... po dokončení kliknite na tlačidlo Uložiť a zatvoriť.

Ak potrebujete posielať e-maily viacerým rovnakým ľuďom, vytváranie kontaktných skupín je skvelý spôsob, ako šetriť čas tým, že ich nezadáte jednotlivo. Ak pracujete pre veľkú spoločnosť, vytváranie Kontaktných skupín podľa oddelenia je nevyhnutné!