Ako vytvoriť a spravovať kontakty v programe Outlook 2013

Aplikácia Outlook nemá veľký význam, ak nemáte kontakty. Samozrejme, môžete zadať e-mailové adresy tak, ako idete, ale to je časovo náročné a náchylné na chyby. Je lepšie, aby ste už v aplikácii Outlook mali svoje kontakty, takže môžete jednoducho vypnúť rýchlu správu iba niekoľkými kliknutiami.

V nedávnom článku sme diskutovali, ako začať používať program Outlook, a dnes chceme rozšíriť, aby zahŕňal aj spoluprácu s kontaktmi. Vaše kontakty budú centrom vášho zážitku v programe Outlook, tým, s ktorými zodpovedáte a ako používate aplikáciu.

Ako môžete očakávať, môžete s Outlookom spravovať veľa kontaktov a mať nastavený adresár predtým, ako začnete používať, má veľa zmyslu.

Vytvorenie adresára

Ak chcete začať spravovať svoje kontakty, prvá vec, ktorú chcete urobiť, je otvoriť režim Ľudia, aby ste sa mohli dostať do práce. Existuje pomerne málo spôsobov, ako pridať kontakty do adresára. Na začiatku budete pravdepodobne importovať váš adresár z iného zdroja, ako je webmail alebo iný e-mailový program.

Všimnite si, že pre každý e-mailový účet, ktorý máte, budete mať adresár. V tejto konkrétnej situácii máme lokálny adresár pre náš lokálny dátový súbor programu Outlook a máme ďalší, ktorý je spojený s naším e-mailovým účtom.

V každom prípade, pokryte základné informácie, takže ak nemáte adresár na import, môžete začať pridávať kontakty manuálne. Na nasledujúcej snímke nájdete časť nášho nového adresára, ktorý je teraz úplne prázdny.

Ak chcete začať, stačí kliknúť na tlačidlo "Nový kontakt" a otvorí sa nové okno s kontaktmi. Prvá vec, ktorá môže na vás vyskočiť, je to, ako je to zaneprázdnené, ale nezáleží na tom, ak sa pozriete okolo mnohých funkcií na Strihu, uvidíte, že je to docela štandardný, bežný kontaktný formulár.

Poďme na prenasledovanie a vytvoríme kontakt pre How-To Geek vyplnením príslušných hodnôt. Môžete tiež pridať obrázok, ktorý je zbytočný, ale stále pekný dotyk na nudný, nudný adresár.

Po dokončení zadania kontaktu alebo kontaktov, budete chcieť buď kliknúť na tlačidlo "Uložiť a zatvoriť" alebo kliknúť na "Uložiť a nahrať" a vytvoriť ďalší kontakt. Poďme to urobiť. Môžeme si vybrať medzi vytvorením úplne nového kontaktu alebo nového kontaktu pre tú istú spoločnosť.

V tomto prípade si vyberieme druhú možnosť, aby sme šetrili čas pri písaní. Po kliknutí na tlačidlo "Uložiť a zatvoriť" odhalíme nové záznamy adresára.

Nie je to zlé, máme už dva kontakty, ktoré môžeme poslať e-mailom, ale človek je časovo náročný. Bolo by oveľa jednoduchšie, ak by sme mohli presunúť kontaktné informácie z iného zdroja do programu Outlook.

Ak používate službu webmail alebo iné, vaše kontakty sú s najväčšou pravdepodobnosťou a budú potrebné importovať do programu Outlook. Ak chcete zadať každý kontakt jeden po druhom, určite vás to určite odporúčame, ale odporúčame importovať hlavný zoznam kontaktov, či už z Thunderbirdu, Gmailu alebo inej emailovej služby.

Importovanie a export kontaktov

Bez ohľadu na to, či používate Gmail alebo Yahoo Mail !, alebo máte e-mailové konto od roku 1997, ktoré ste starostlivo udržiavali a udržiavali, kontakty a všetci, budete musieť nevyhnutne umiestniť kontakty do kontaktov aplikácie Outlook en masse.

K tomu môžete exportovať kontakty z iného zdroja a potom ich importovať do programu Outlook. Obvykle sa to dá ľahko dosiahnuť jednoduchým prístupom k nastaveniam alebo možnostiam z vášho e-mailového konta alebo klienta a následne výberom možností exportu kontaktov.

Normálne potom všetko, čo musíte urobiť, je potom importovať do programu Outlook. Je to dosť jednoduchý proces a bude to podobné vo väčšine e-mailových aplikácií. Odporúčame vám prečítať si článok, ktorý vysvetľuje, ako exportovať a importovať kontakty do programu Outlook a naopak.

vCard? Čo je to vCard?

Možno ste počuli vCards (Virtual Card File alebo .VCF), možno ste dokonca dostali jeden alebo použili jeden. vCards, sú štandardným elektronickým formátom vizitiek, ktorý si môžete vymieňať s ostatnými, napríklad prostredníctvom e-mailového podpisu alebo prílohy.

Bez ohľadu na to existuje niekoľko spôsobov, ako môžete zvládnuť vCards v programe Outlook. Najpravdepodobnejším scenárom je miesto, kde budete musieť importovať kontakt z alebo exportovať do vCard. How-To Geek má kompletný opis tohto procesu, ktorý vás rýchlo prinesie rýchlosťou.

Niekedy môžete mať veľa súborov vCard uložených v jednom súbore vCard. Ak sa pokúsite premeniť tento súbor, importuje sa len prvý vCard v súbore. Aby ste prekonali toto obmedzenie, musíte najprv previesť na súbor .CSV a potom ho importovať do programu Outlook. Odporúčame, aby ste si prečítali tento článok pre úplný popis tohto procesu.

Nakoniec môžete exportovať všetky svoje kontakty do jednotlivých vCardov alebo jedného hlavného vCardu, ako je popísané v predchádzajúcom odseku. Opäť máme skvelý tutoriál o tom, ako to urobiť, takže s tým, že by ste mali byť rýchli na to, ako dostať vCardy do a von Outlook s relatívnou ľahkosťou.

Vytvorte a spravujte kontaktné skupiny

Poďme diskutovať skupiny teraz, pretože je schopný rýchlo pomlčať správu pre vybranú skupinu duší ubezpečuje, že nezabudnite zahrnúť niekoho a ušetrí vám písať každý názov do poľa Komu:.

Ak chcete vytvoriť skupinu kontaktov, kliknite na pásku na "Nová skupina kontaktov".

Po otvorení budete musieť najprv rozhodnúť, čo chcete zavolať svojej skupine (tu pomenujeme ours "CES 2015") a potom kliknúť na "Pridať členov" a vybrať "Z kontaktov programu Outlook". Môžete tiež vytvoriť nový kontakt na lietať alebo vybrať iný adresár, napríklad ak by ste chceli zaradiť ľudí z adresára vašej spoločnosti.

Zo zoznamu vyberáme členov našej skupiny. Nezabudnite, že môžete vybrať členov podržaním klávesy CTRL a ľavým kliknutím na každého člena. Bez ohľadu na to, kedykoľvek chcete pridať nových členov, vyberiete meno alebo mená a kliknite na tlačidlo "Členovia ->", ktoré ich pridá do skupiny.

Keď skončíte, kliknite na tlačidlo "OK".

Budete vrátení na obrazovku správy skupiny, kde môžete posúdiť členov vašej novej skupiny a urobiť ďalšie zmeny. Môžete napríklad poslať skupinu ako kontakt Vcard alebo Outlook, pridať poznámky o skupine, poslať e-mailom celú skupinu alebo vytvoriť stretnutie len s tými členmi skupiny.

V našom prípade jednoducho klikneme na tlačidlo "Uložiť a zatvoriť", aby ste oficiálne vytvorili skupinu a vrátili sa do hlavného okna programu Outlook. Teraz vidíme našu novú skupinu v našom zozname kontaktov označenom ikonou skupiny. Vpravo môžete vidieť člena skupiny a ikony, na ktoré môžete vykonávať akcie. V tomto príklade je k dispozícii iba ikona e-mailu a tlačidlo "Upraviť".

Mali by ste si všimnúť, že najrýchlejší spôsob odoslania e-mailu do skupiny je jednoducho napísať jeho meno do poľa Komu: v tomto prípade by sme mohli napísať "CES 2015" a program Outlook by vedel, že posiela správu každému z tejto skupiny.

Možnosti ľudí

Ak kliknete na položku "Súbor -> Možnosti", môžete nakonfigurovať program Outlook viacerými spôsobmi v niekoľkých rôznych kategóriách.

Tu sú vaše možnosti ľudí. Na rozdiel od ostatných kategórií v možnostiach programu Outlook sú možnosti Ľudia len málo a pomerne ľahké ich vyriešiť.

Možnosti, ktoré nájdete tu, vám umožnia rozhodnúť, ako sa majú podávať mená, či sa má zobrazovať ďalší index a či sa zobrazujú stavy a fotografie online.

Spravovanie kontaktov programu Outlook je pomerne jednoduché, ale ako ste videli, môžete ich urobiť oveľa viac, aby ste ich udržiavali správne. Poskytuje vám oveľa viac, ak chcete ukončiť zážitok zo služby Outlook, ak máte vo svojich kontaktoch viac informácií ako len meno a e-mailovú adresu.

To znamená, že ak stále používate niečo ako Gmail ako primárny e-mailový poskytovateľ, môžete stále používať program Outlook, ktorý vám pomôže spravovať svoje kontakty a súčasne ich nechať synchronizované s vaším účtom Gmail.