Ako vytvoriť pravidlá servera v programe Outlook
Pravidlá na strane servera sa spúšťajú na serveri a nie v klientovi programu Outlook, takže vám umožňujú uplatňovať pravidlá predtým, než sa správy dostanú do vášho systému. Tu je, ako fungujú a čo s nimi môžete robiť.
Čo sú pravidlá na strane servera?
Pri nastavovaní bežných pravidiel v programe Outlook fungujú iba vtedy, keď je vo vašom systéme otvorená aplikácia Outlook. Tieto sa nazývajú pravidlá na strane klienta pretože pracujú v aplikácii klienta Outlook. Sú skvelé pre filtrovanie e-mailov do rôznych priečinkov, pretože pravidlá sa vypínajú pri otvorení aplikácie Outlook alebo ak sa niektoré správy dostanú do vašej doručenej pošty.
Ale čo ak chcete, aby sa pri uzavretí programu vypálili pravidlá, ako napríklad posielanie správ kolegovi počas dovolenky? Pre to potrebujete pravidiel na strane servera, ktoré pracujú na serveri, ktorý spracováva vašu poštu, bez ohľadu na to, či máte program Outlook otvorený v počítači. Aplikácia Outlook vám umožňuje vytvoriť aj tie, a tak prejdime cez tento proces.
Upozornenie: Pravidlá na strane servera fungujú, ak používate server Microsoft Exchange pre váš e-mailový server (buď O365 v cloude alebo server Exchange serverov), nie však v prípade, ak používate program Outlook na spracovanie pošty od poskytovateľa, ako je Gmail alebo Yahoo !. Stále môžete nastaviť odpoveď mimo kancelárie a pravidlá pre účet, ktorý nie je spoločnosť Microsoft, ale budete musieť nechať program Outlook zapnutý a spustený. Ak to potrebujete, máme pre vás pokyny.
Ako nastaviť pravidlá na strane servera
Vytvoríte normálne pravidlá (na strane klienta) v Správcovi pravidiel tým, že prejdete na Domov> Pravidlá, ale nepoužívame ich. Namiesto toho prejdite na položku Súbor> Možnosti a kliknite na tlačidlo "Automatické odpovede".
Ak chcete začať vytvárať pravidlo na strane servera, kliknite na tlačidlo "Pravidlá".
Tým sa zobrazí panel automatických odpovedí a ako vidíte, nie je možné robiť veľa, okrem toho, že kliknete na tlačidlo Pridať pravidlo.
Otvorí sa okno Upraviť pravidlo, kde môžete vytvoriť nové pravidlo na strane servera.
Uvidíte, že možnosti týchto pravidiel sú oveľa jednoduchšie ako v Správcovi pravidiel. Je to preto, lebo ste obmedzený na akcie, ktoré môže server vykonať. Ak chcete, aby program Outlook prehrával určitý zvuk, keď príde pošta od vášho šéfa, môžete to urobiť len s pravidlom na strane klienta.
Povedzme, že jeden z tímu je preč a chce, aby sa ľubovoľná pošta o službe How-To-Geek presunula do konkrétnej zložky a odovzdala ju konkrétnej osobe. Najprv si zvolia možnosť "Odoslané priamo pre mňa". Ďalej sa dostanú do riadku "How-To-Geek". Potom si vybrali možnosť "Kopírovať do" a zvolili priečinok. A konečne skontrolujú možnosť "Vpred", vyberte príjemcu z adresára a potom kliknite na tlačidlo "OK".
Pravidlo sa pridá do zoznamu pravidiel na strane servera a potom sa spustí bez ohľadu na to, či je program Outlook otvorený.
Môžete pridať toľko týchto pravidiel, koľko chcete. A samozrejme, môžete s nimi urobiť viac, než jednoduchý príklad, ktorý sme tu ukázali. Môžete ich použiť na zmenu dôležitosti správ od konkrétnych kontaktov alebo obsahujúcich určité slová v danom subjekte. Alebo by ste mohli mať pravidlo na strane servera, aby ste pred tým, než sa dostali do doručenej pošty, vyhli určité typy správ.
